Status Report – como preparar uma apresentação assertiva

O documento de status report é o relatório que o gerente de projeto deve preparar para posicionar sua equipe, seu cliente e patrocinador dos principais assuntos relacionados ao projeto. Nele, costumo dividir em alguns tópicos.

Tópicos do Status Report:

  1. Período a que se refere o status report do projeto – de acordo com o planejado no plano de projeto, identifique o período a que se refere o status report do projeto (semanal, quinzenal), por exemplo.
  2. Atividades realizadas – Apresente as principais atividades que foram realizadas no período. Não costumo apresentar todas as atividades/tarefas. Uma dica, você pode citar os pacotes de trabalho para ser mais sucinto e objetivo.
  3. Próximos passos – As atividades do próximo período devem estar contidas para que todos estejam cientes das próximas entregas. Aqui também vale a dica do tópico anterior. Cuidado ao recortar e colar todas as atividades do cronograma.
  4. WBS (Work Breakdown Structure ) do projeto ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto) – Apresente a WBS do projeto de maneira que o público possa identificar de forma visual o avanço e atrasos. Veja exemplo abaixo.
status report dicas

5. Riscos do projeto – Apresente os principais riscos do projeto e seu grau de exposição. Veja exemplo abaixo.

6. Curva S do projeto – Apresente o avanço do projeto e principalmente a análise, talvez seu cliente não saberá interpretar o gráfico e é importante haver uma análise junto ao gráfico para explanação.

status report

7. Lista de Incidentes / Pontos de atenção – Apresente os principais pontos de atenção, que requerem apoio da alta direção, maior atenção da equipe, restrição de prazos e/ou entregas que possam impactar negativamente no projeto.

Resumo:

  • Utilize sempre no mesmo padrão a apresentação, assim seu público passará a saber exatamente como serão apresentados os próximos status.
  • Pense que seu público não tem muito tempo ou não precisa se atentar a tantos detalhes que não são tão importantes, isso somente polui e apresentação e torna desinteressante a leitura e interpretação.
  • Foque nas relevâncias.
  • Em 8/9 Slides, você conseguirá apresentar o status report de forma objetiva e clara, terá transparência do projeto perante os envolvidos e mostrará controle do projeto no monitoramento do mesmo.

Para maiores detalhes sobre o texto, assista aqui o vídeo

Comentários

Deixe uma resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.