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Stakeholders, alinhando expectativas

Um Gerente de Projetos não pode negligenciar as expectativas dos stakeholders, pois elas são determinantes para o sucesso ou fracasso do Projeto. Em projetos de empresas terceiras ou de prestação de serviços, esse cenário é ainda mais crítico. Isso porque, o projeto depende de alguma forma, no todo ou em partes, da participação positiva de cada stakeholder, seja ele o Sponsor com poder de veto do projeto, seja ele um simples integrante, que tem atividades que dependam exclusivamente desde para acontecer. Mesmo que o GP tenha privilégios para escolher e ou substituir integrantes dos projetos, atrasos e custos estarão sempre assombrando um mal alinhamento entre as partes.

Então, um bom Gerente de Projetos é aquele que se preocupa com todos os stakeholders e não somente com os seus ‘superiores’, e ainda promove a participação destes em todas as fases do projeto. Para criar esse envolvimento, é importante que o Gerente do Projeto saiba identificar, priorizar e gerenciar as expectativas dos stakeholders (veja mais em: Stakeholders, quem são eles1), tornando assim seu trabalho mais simples. É compreensível que mesmo tendo todos os motivos lógicos para participar do Projeto, o stakeholder espere um pouco mais, um ganho pessoal ou algum tipo de reconhecimento. Desta forma, cabe ao Gerente de Projetos descobrir, negociar e lidar com estas expectativas. Assim, é importante planejar em qual momento um determinado assunto será abordado, na tentativa de garantir que o stakeholder se sinta parte importante no Projeto.

Por se tratar de pessoas, mesmo onde o stakeholder é representado como sendo uma empresa, governo ou ONG, necessariamente as expectativas do stakeholder se altera ao longo do tempo, principalmente por sofrer influências de outros stakeholders, projetos ou ambientes externos. Para o Gerente de Projetos, essas mudanças tornam o dia a dia mais complexo e dinâmico, mas não complicado quando um bom mapa de stakeholders e um plano de comunicação forem montados (veremos mais em breve em: Plano de comunicação com foco nos Stakeholders). Basta apenas estar atento a estas expectativas e identificar as moedas de troca que tem em mãos. Este trabalho de releitura das expectativas deve ser periódico, formando uma espécie de ciclo de gerenciamento de expectativas de stakeholders, para que a comunicação do projeto e o alinhamento de todos os objetivos fiquem a cada dia mais claro para todos.

Ciclo de Gerenciamento de Stakeholders

Para atingir os objetivos do projeto, além da comunicação sobre o projeto, o Gerente do Projeto deve constantemente alinhar junto aos stakeholders as expectativas de ambos. O que não quer dizer que a cada alinhamento o escopo do projeto deva ser alterado, não é isso que estamos falando aqui. O alinhamento do qual estamos falando é sobre a evolução do projeto, o realizado versus o planejado, as mudanças acontecidas ou as que devem ser decididas, entre outros.  As vezes, desse alinhamento, dependendo da importância e criticidade da questão, ou até mesmo da influência do stakeholder, ai sim surge a necessidade e o escopo deve ser revisto.

Este alinhamento pode se dar de diferentes formas entre o Gerente de Projeto e os stakeholders, e ainda ter comportamentos e resultados adversos aos esperados, como:

(i) o alinhamento se da por persuasão. Este tipo de alinhamento é aconselhado nos momentos em que o Projeto acontece para atender a uma determinação da alta gestão. Geralmente deve ser feito ‘de cima para baixo’ ou como desdobramento de diretrizes, onde os níveis abaixo devem ser informados do que está acontecendo e deve ser feito. A expectativa aqui é de que o stakeholder ‘caminhe’ em direção ao que está sendo proposto, e de certa forma concorde com o esperado de seu papel no projeto. Atenção ao escolher essa abordagem, pois a mesma pode causar efeitos colaterais negativos na participação ou contribuição do stakeholder.

(ii) o alinhamento se dá por negociação. Aconselhado na fase de concepção do Projeto, onde temos o momento de expor todas as questões positivas e negativas que podem ocorrer durante a execução do Projeto. Geralmente deve ser utilizado com stakeholders chave do projeto, seja eles de hierarquia superior, ou inferir ao do Gerente do Projeto. Dessa forma, o escopo deve ser construído, pois o que se espera é que as expectativas vão de encontro a um entendimento comum, ou seja, ambas as partes abram mão de coisas em prol do comum acordo. Importante dizer que nem todos os stakeholders estão favoráveis a uma negociação, ou dependendo da sua importância e influência no projeto, pode ser entendido como perda de tempo.Stakeholders, alinhando expectativas

(iii) o alinhamento se dá por fixação. Quando não há nenhum movimento dos stakeholders para um entendimento, e outras medidas devem ser tomadas a fim de reverter este cenário. Alguns princípios de influência podem ser utilizados nestes casos. Uma boa dica aqui é rever o papel, influência e importância do stakeholder, para daí sim balizar sua nova tentativa de alinhamento.

(iv) o alinhamento se dá por polarização. O pior dos cenários. Quando há um movimento em oposição dos stakeholders é sinal certo de insucesso. Este é o momento de colocar em prática sua comunicação em prol dos objetivos do Projeto.

Referencias

Damazio Teixeira

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