Ferramentas Lean Six Sigma Projeto

SIPOC, identificando elementos do processo (com download)

O SIPOC é uma ferramenta que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e com isso é possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e identificar oportunidades de melhoria.

Você deve ter visto aqui no artigo Introdução ao Lean que desperdício é algo terrível então nada melhor que utilizar uma ferrramenta que identifique a relevância de elementos num processo.

É impossível gerenciar sem saber o que fazemos e o SIPOC ajudará a tornar tangível o trabalho realizado, servindo como uma ótima ferramenta de padronização e treinamento das atividades. Geralmente essa ferramenta esta associada com às fases iniciais dos projetos Seis Sigma e muitas vezes ela é seguida pela construção de um fluxograma pelo time de melhoria.

Também é importante lembrar que o formulário SIPOC apresenta uma visão macro do processo, portanto não é recomendado que se inclua detalhes do processo.

Utilizando a ferramenta SIPOC é possível determinar as entradas e saídas, os cliente e fornecedores e as principais etapas de determinado processo. Além disso, é possível elencarmos os seus indicadores de eficácia (voz do cliente) e de eficiência (produtividade).

Como preparar um SIPOC e utilizar em projetos de melhoria

A definição do significado de SIPOC vem do inglês:

S vem de Supplier

Fornecedor ou os fornecedores do processo, que podem ser internos ou externos da organização.

I de Input

São as entradas, recebidas dos fornecedores. Elas são o ponto de partida do nosso processo e esse ponto merece uma atenção especial: se entrar porcaria o resultado será porcaria.

É importante que as entradas estejam de acordo com as necessidades para o trabalho ser executado adequadamente.

P vem de Process

Aqui descrevemos o nome do processo, procurando utilizar verbo no infinito para indicar ação (faturar, furar, cortar, ligar, etc.). São as etapas que irão transformar as entradas em saídas, a próxima letra do SIPOC

O vem de Output

São as saídas ou resultados gerados. São elas que importam para nosso cliente e são nelas que coletamos indicadores de eficiácia, que também chamamos de variáveis Y, CTC (critical to customer) ou CTQ (critical to quality).

C vem de customer

É o cliente (interno ou externo). Um conceito importante é que ele define o que é adequado (especificações) para as saídas de um processo, uma ideia contrastante a visão comum nas décadas passadas de que a engenharia deveria saber o que é qualidade.

Porque usar o SIPOC?

Depois de identificarmos e documentarmos esses elementos em um formulário SIPOC fica muita mais fácil para que todos enxerguem o trabalho e suas dificuldades, permitindo um olhar crítico e a identificação de oportunidades de melhoria. Por isso, o SIPOC é uma ferramenta fundamental para o Seis Sigma e deve ser dominado.

O passo inicial de qualquer projeto de melhoria é definir o projeto que será realizado.

O SIPOC proporciona um modo estruturado para a discussão do processo e gera um consenso entre os envolvidos antes que esses comecem a desenhar os múltiplos mapas de processos.

SIPOC

Como preparar um SIPOC?

É sempre mais fácil utilizar uma ferramenta quando temos um guia de instruções. Por isso preparamos uma sequência de 6 etapas para você construir o SIPOC de qualquer processo:

1. Definir com o nome do processo

Lembre-se de que para definir o nome de um processo é preciso usar o verbo no infinitivo mais o complemento (Ex: Realizar Planejamento Estratégico da Área de Marketing Digital);

2. Definir as saídas do processo

As saídas são os resultados de um processo (Ex: um relatório, uma campanha, um produto etc.);

3. Definir os clientes do processo

São as pessoas, empresas ou outros processos internos da organização que recebem as saídas do processo. Toda saída possui um cliente;

4. Definir as entradas do processo

Essas são os elementos necessários para iniciar o processo;

5. Definir os fornecedores do processo

Estes são as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou o mesmo processo;

6. Definir as macro atividades do processo

Esses são os passos que transformam as entradas em saídas. Como o SIPOC deve representar uma visão de alto nível, devemos restringir a no máximo 4 ou 5 passos nesse momento. Elas serão a base para o mapa do processo a ser criado a após a elaboração do SIPOC.

Baixe nosso modelo e veja como trabalhar com o SIPOC

Diagrama SIPOC

Faça seu download aqui >

Posso adicionar mais informações ao SIPOC?

Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixá-lo ainda mais útil. Um profissional Green Belt sabe dominar essa ferramenta com precisão e, por isso, sabe acrescentar campos no SIPOC, como os que vamos descrever a seguir. Inclua no formulário uma Declaração de Propósito para o processo. Defina por que o processo existe.

Por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado pelo cliente, ou para recrutar as pessoas certas para a organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. O propósito deverá definir o benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.

Identifique o responsável ou o dono do processo.

Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. Essa pessoa precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou definição daquele processo.

Defina também o início e o fim do processo.

Esses serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos possuem múltiplas saídas e entradas.

Defina ainda as fronteiras ou as limitações de escopo do processo.

Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As fronteiras definirão se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá ser colocado em um único mapa.

Faça um exercício, crie um SIPOC de uma atividade do seu trabalho e poste aqui os comentários!

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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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