Projeto

Por que planejar o projeto? As tarefas nunca saem como planejadas mesmo

MoltkeJá ouviu o ditado “Nenhum plano de batalha sobrevive ao contato inicial com o inimigo1“? E o slogan da Nike “Just do it“?

Você já se deparou com algum chefe que afirma que não há lucro nenhum quando se gasta dinheiro com planejamento, quando você poderia estar gastando-o fazendo as coisas? Ou como um gerente que diz: “É um desperdício de tempo parar para planejar quando todo planejamento muda de qualquer maneira” ou seu oposto, “É um desperdício de tempo perder tempo para planejar quando já sabemos como fazer essas coisas“. Às vezes, essas coisas são ditas de uma forma que apaga a mensagem subliminar que diz para o time “calar a boca e fazer“.

Então, quem é que diz que o planejamento não é necessário? Às vezes é o médio gerente que quer agradar os chefões de imediato mostrando o quanto ele ou ela pode fazer com grande velocidade e poucos recursos. Ou, poderia ser o chefe que sabe tudo e, portanto, não sente a necessidade de olhar além de um plano básico, utilizando os enlatados que já foram utilizados antes. Ou então, poderia ser o indivíduo arrogante que pressupõe todos ao seu redor que insistem em uma fase de planeamento eficaz, devem ser preguiçosos que adiam o “trabalho real”. O fato é que existem muitas desculpas para não planejar. Mas existem somente algumas boas razões.

Então, qual é o ponto de gastar tempo em um planejamento? Aqui está uma vinheta que parece captar o conceito de um bom planejamento porque alguns precisam ser feito no início de um projeto:

“Eu tenho um amigo chamado Larry que é um piloto da Força Aérea. Um dia ele contou-me um fato interessante sobre o voo. Ele disse que, para cada grau único que voa fora do curso, você vai perder o seu ponto de pouso alvo por 92 metros para cada quilômetro voado.

Isso equivale a cerca de um quilômetro fora do alvo para cada sessenta milhas voadas.

Se você decidiu começar no equador e voar ao redor da terra, um grau para fora faria você pousar você quase 500 milhas fora do alvo.

Então, quanto mais você viajar para fora do curso, mais você vai estar longe do alvo pretendido.

É que é aceitável? Não se estou no avião. Em um vôo do JFK para LAX, poderia me levar 40 milhas no Oceano Pacífico. Um grau fora pode ser a diferença entre perder uma reunião importante no tempo, ou usar minha cadeira como dispositivo de flutuação … Qual é a sua tolerância para estar fora de curso?2

O planejamento inicial define o rumo para o projeto. Isso não significa que algumas correções durante o voo não serão necessárias, mas se você não tem um plano é difícil saber o que será preciso ser corrigido. Na verdade, é mais difícil de pegar a necessidade de uma correção no início do planejamento. Se não sentar e criar um plano decente no início, elevamos as nossas chances de estar fora do curso desde o início da fase de execução do projeto. E, tal como descrito no exemplo acima, os erros de orientação pequenos no início com certeza vão mover seu avião para várias milhas de distância do seu alvo final.

Sun TzuAgora, vamos tomar as duas primeiras desculpas no parágrafo de abertura e resolve-los. Em primeiro lugar está a citação “Nenhum plano de batalha sobrevive ao contato inicial com o inimigo“. Esta declaração é geralmente atribuída ao Marechal de Campo Helmuth von Moltke3, um inovador militar prussiano do século 19. Na verdade, Von Moltke era um planejador meticuloso. Ele não estava dizendo que não se deve planejar. Em vez disso, ele acredita que se deve ter vários planejamentos, de preferência flexíveis. Então, sim, é preciso estar atento ao início e responder ao ambiente do projeto continuamente após a implementação do plano. Mas é preciso começar com um plano sólido.

Como o grande pensador militar chinês, Sun Tzu coloca:

O general que vence a batalha é aquele que, no tempo ancestral, efetuou muitos cálculos detalhados e avaliações prévias e considerou que a maioria dos fatores está a seu favor. O general que perde a batalha é aquele que, no tempo ancestral, antes da batalha, faz poucos cálculos de antemão

[…]. Se eu observar desta perspectiva, posso antever a vitória e a derrota, que me serão evidentes!.4”.

Mas o que dizer da Nike “Just do it” (Simplesmente Faça)? Por que é problemático? Se podemos pensar em nossos pés, o que é o propósito de um plano? Aqui estão algumas coisas a considerar:

  • Planos são instrumentos de comunicação. Eles fornecem um ponto comum de referência em relatórios e conversas.
  • Planejamento é tanto uma parte de um produto e de estimativas de custos e cronograma.
  • Planos fornecem uma base contra a qual o progresso possa ser medido.
  • Os planos podem sobreviver ao contato inicial com o inimigo se antecipando adequadamente aos riscos e oferecendo planos de contingência.
  • Planos que, de fato, mudam. A forma como essas mudanças são tratadas (solicitadas, aprovadas ou reprovadas, implementado registros) deve ser um componente do planejamento geral.
  • Se você não faz as tarefas de sequência, você não sabe quando os recursos precisam estar disponíveis. E se você não sabe quando os recursos estarão disponíveis, você não sabe quando as tarefas podem ser realizadas.
  • Um plano lhe informa não só quanto dinheiro é necessário, mas quando é necessário. Desta forma, o financiamento pode ser arranjado para coincidir com a necessidade – quando é necessário.
  • É muito difícil estimar os custos se você não tem um plano. Um orçamento do projeto, que inclui atividades planejadas com seus custos estimados, é fundamental na utilização de técnicas para monitorar e controlar os esforços. Uma técnica muito importante como é Earned Value Management.
  • Uma falha de planejamento praticamente garante uma necessidade de retrabalho. Como diz o velho ditado, a falta de planejamento está planejando falhar.

Não há maneira de ter certeza que você já antecipou todas as necessidades e se você cercou seu plano para todas as contingências. Mas isso não significa que é lógico não olhar seu planejamento em nenhum momento. Muito pelo contrário: Não podemos planejar para todos os cenários possíveis, mas podemos, pelo menos, cobrir as coisas que podemos antecipar.

Planejamento inadequado é irresponsável.

Agora, sobre essa última desculpa no parágrafo de abertura: Por que planejar novamente quando “nós já sabemos como fazer essas coisas“? Tomemos o exemplo de um professor com um plano de aula. Durante os últimos cinco semestres, a última turma  tem como média um D. (Em uma situação hipotética da turma ter sido responsável.) O professor deve usar o mesmo plano de aula para o próximo semestre? Obviamente que o plano precisa ser retrabalhado. Mas e se um plano de aula novo for criado?

Os fatos são que o estado da arte no ensino e no assunto ensinado podem mudar constantemente. Além disso, o ambiente da escola pode mudar e, claro, os alunos em sala de aula mudarão também. Então, sim, apesar de ter sido bem sucedida anteriormente, todos os aspectos do plano de aula existentes devem ser analisados e adicionadas melhorias sempre que possível.

Esse é o planejamento – e ele é necessário.

Mas como é que sabemos quanto tempo, esforço e dinheiro precisaremos para investir em planejamento? Bem, isso varia de acordo com projeto. Eu não estou indo para uma comissão de dois anos, com três milhões de dólares na fase de planejamento para criar um plano para a construção de um bebedouro para pássaros. Por outro lado, eu poderia utilizar estes recursos para uma barragem gigante. A quantidade de planejamento necessário é diretamente proporcional ao risco do projeto, e um fator de risco é o nível de complexidade. O risco é um indicador melhor do que o custo ou a duração do projeto, e até um pouco melhor do que medir pelo tamanho esperado de vida útil do produto.

O planejamento oferece uma chance para a visão. É a nossa oportunidade de espreitar a bola de cristal e também usar um pouco de imaginação. Isso cria um ambiente no qual a inovação e melhoria pode ocorrer. Sim, o negócio, como a vida, é bastante imprevisível. Mas nem toda decisão tem que ser súbita e improvisada. Alguns podem realmente ter algum pensamento e raciocínio por trás deles.

Em suma, o fato de que não podemos antecipar tudo não significa que não devemos tentar antecipar nada. Significa que devemos planejar o que para o que podemos.

Referencias

  1. Hickman, Kennedy. About.com Military History, Franco-Prussian War: Field Marshal Helmuth von Moltke the Elder , Online, acesso em 21/05/12 em http://militaryhistory.about.com/od/1800sarmybiographies/p/vonmoltke.htm  
  2. Enochs, Tim. IRREFUTABLESUCCESS, One Degree Off Course , 2010. Online acesso em 21/05/12 em , encontrado em http://www.irrefutablesuccess.com/2010/04/one-degree-off-course/  
  3. Projetos e TI | Recursos Humanos – Técnica de Moltke  
  4. Sun Tzu. The Art of War . 1910. Originally circa 400 BCE Lionel Giles, Tradutor  
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Coimbra, PMP

CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.


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