O que é um PMO?

Em primeiro lugar, antes de entender o que é um PMO (Project Management Office) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) é bom que você considere as informações que trarei neste artigo.

A série de artigos “O que é um PMO” foi toda reestruturada neste artigo.

1. Introdução

Primeiramente muita gente fala, poucos realmente conhecem, quase ninguém tem um, existe pouco preparo dos interessados na implantação dos escritórios de projetos e no geral PMOs mal implantados e mal geridos tem causado frustrações nas empresas, simplesmente por terem sido implantados de uma maneira impositiva sem ao menos trazer para os colaboradores respostas simples como: O que é um PMO?, Por que implantar o PMO?, Para que serve um PMO?, Onde o PMO vai atuar?, Qual função do PMO dentro da organização?.

Em seguida é facilmente compreensível que exista confusão sobre o que é um PMO (Project Management Office), tradução literal Escritório de Gerenciamento de Projetos.

Embora seja difícil ver um PMO agir da mesma forma em diferentes empresas, ou em diferentes setores de uma mesma empresa ou ainda mais difícil a resposta para: ‘para que serve’, ‘o que o seu PMO faz’, ‘quem é o PMO do seu projeto’ se perguntado a funcionários de uma mesma empresa.

Inclusive, muitas vezes ele é criado apenas com o intuito de fiscalizar/controlar o GP ou então “puxar processos” na organização, mas temos que entender algumas questões antes de responder estas perguntas.

Entendendo o PMO

Pra começar: PMO não é uma pessoa, mas é preciso pessoas (1 ou mais) para que o mesmo exista. Ele também não é um escritório, não são 4 paredes com uma plaquinha na porta com dizeres ‘Somente pessoas autorizadas’. Mais que isso ele não é um título ou certificação, assim como é um PMP ou ITIL.

Igualmente o PMO é um conjunto de entregas para um determinado projeto, programa ou portfólio, que estão fora do cronograma do projeto. São análises, painéis de controle de evolução física, financeira, de riscos, de mudanças, etc.

Sob o mesmo ponto de vista, é quase certo dizer que é um grande painel de informações que orienta o Gerente de Projetos, Stakeholders e Sponsor na tomada de decisões sob o mesmo. Isso tudo não chega a ser Rocket Science, mas ajuda a criar uma analogia muito boa, onde:

  • O projeto é ‘Lançamento de um foguete’;
  • O Gerente do Projeto obviamente será o piloto, e
  • Os integrantes do projeto é o restante da tripulação;
  • O Sponsor é a NASA; e o
  • PMO são todos os painéis que ajudam a orientar o lançamento, seja o PMO do projeto (painéis dentro do foguete), seja o PMO do programa (painéis do QG da NASA).

Definição sobre PMO do Guia PMBOK®

Um escritório de gerenciamento de projetos (EGP) é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas, e técnicas.

As responsabilidades de um EGP podem variar, desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um ou mais projetos

Nas organizações, existem vários tipos de EGP. Cada tipo varia em função do seu grau de controle e influência nos projetos da organização, como:

  • Dar suporte. Os EGPs de suporte fornecem um papel consultivo nos projetos, fornecendo modelos, práticas recomendadas, treinamento, acesso às informações e lições aprendidas em outros projetos. Este tipo de EGP atua como repositório de projetos. O nível de controle fornecido pelo EGP é baixo.
  • De controle. Os EGPs de controle fornecem suporte e exigem a conformidade por vários meios. O nível de controle exercido pelo EGP é médio. A conformidade pode envolver:
    • Adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos;
    • Uso de ferramentas, formulários e modelos específicos; e
    • Conformidade com as estruturas de governança.
  • Diretivo. Os EGPs diretivos assumem o controle dos projetos pelo seu gerenciamento direto. Gerentes de projetos são designados pelo EGP, e são subordinados a ele. O nível de controle fornecido pelo EGP é alto.

Enquanto o escritório de gerenciamento de projetos pode ter responsabilidade por toda a organização, ele pode desempenhar um papel no apoio ao alinhamento estratégico e gerar valor organizacional.

Por isso o Escritório de Gerenciamento de Projetos integra dados e informações de projetos estratégicos organizacionais e avalia como os objetivos estratégicos de nível mais alto estão sendo alcançados.

Uma vez que o EGP é a ligação natural entre os portfólios, programas e projetos e os sistemas de medição da organização (por exemplo, cartão de pontuação equilibrada).

Eventualmente os projetos apoiados ou administrados pelo EGP podem não estar relacionados, exceto por serem gerenciados conjuntamente.

A forma, função e estrutura específicas de um EGP dependem das necessidades da organização que ele apoia1.

2. Objetivos de um PMO

Enquanto os gerentes de projetos tem um objetivo, o PMO tem outros e, por isso, são orientados por requisitos diferentes.

No entanto, todos esses esforços estão alinhados com as necessidades estratégicas da organização. As diferenças entre o papel dos gerentes de projeto e de um PMO podem incluir:

Gerente de Projetos

Project Management Office (PMO / Escritório de Projetos)

Concentra-se nos objetivos especificados do projeto Gerencia as principais mudanças do escopo do programa que podem ser vistas como possíveis oportunidades para melhor alcançar os objetivos de negócios
Controla os recursos atribuídos ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos do projeto Otimiza o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos
Gerencia as restrições (escopo, cronograma, custo e qualidade, etc.) dos projetos individuais Gerencia as metodologias, padrões, o risco/oportunidade global e as interdependências entre os projetos no nível da empresa

Embora o PMO pode ser uma parte interessada se ele tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto. O PMO pode oferecer, mas não se limita a:

  • Serviços de suporte administrativo, como políticas, metodologias e modelos;
  • Treinamento, aconselhamento e orientação de gerentes de projetos;
  • Suporte, orientação e treinamento em relação a como gerenciar projetos e usar as ferramentas;
  • Alinhamento dos recursos humanos dos projetos e/ou
  • Comunicação centralizada entre gerentes de projetos, patrocinadores , gerentes e outras partes interessadas.

Assim sendo, mesmo que o PMO seja uma unidade organizacional com o objetivo de conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades do projeto. Ele abriga pessoas com conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, capazes de prestarem todo o suporte necessário aos gerentes de projeto e sua equipe.

Muitos o denominam de QG (Quartel General), pois é o centro de informações de controle.

A necessidade e razão para se ter um PMO

Já que um PMO torne-se necessário para integrar e apoiar as atividades de Gerenciamento de Projetos, analisar dados, auxiliar na tomada de decisão e, por consequência, retirar a sobrecarga dos gerentes de projetos, ele contribui com inúmeras melhorias no Gerenciamento de Projetos.

Dese modo ele se torna um centro de apoio onde as informações encontram-se centralizadas e auxiliam no suporte a decisões estratégicas. Monitora todos os prazos, orçamentos e progresso dos projetos.

Pois ele Coordena os padrões de qualidade, disponibiliza e matem uma metodologia de Gerenciamento de Projetos. Auxilia na priorização de recursos e capacita profissionais em gerenciamento de projetos.

De acordo com a identificação e suporte ao andamento de projetos com problemas. Enfim, torna-se uma plataforma de aconselhamento para os gerentes de projetos.

3. Timeline de Evolução do PMO

Primordialmente um PMO é um departamento que com a Metodologia capacita as Pessoas aumentando a capacidade produtiva com Ferramentas que aumentam a eficiência e aprimoram essa metodologia, portanto ele é um departamento estratégico nas empresas.

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De acordo com Dinsmore (1999)2 diz que definir um local ou departamento dentro da organização para ser o “lar” do gerenciamento de projetos não é uma tarefa tão fácil quanto aparenta, visto que o gerenciamento de projetos pode ser encontrado em diversos locais / estruturas dentro da organização.

Enquanto o autor cita alguns locais nos quais o gerenciamento de projetos pode tipicamente ser encontrado: grupo de engenharia, área de tecnologia da informação, grupo centralizado para gerenciamento de projetos prioritários, entre outros. O autor finaliza argumentando que a premissa para o gerenciamento de projetos é que ele permeie toda organização.

Em conformidade com Vargas (2003)3 afirma que várias organizações têm adotado estruturas genericamente chamadas de escritórios de projetos ou PMO – Project Management Office, para suas atividades de gerenciamento de projetos.

Da mesma forma segundo Kerzner (2002)4 o conceito de escritório de projetos surgiu no final da década de cinquenta, inicialmente em grandes empresas da construção civil.

Conforme Vargas (2003) e Kerzner (2002)o escritório de projetos é um centro de controle cujos principais objetivos e funções podem ser descritos como:

  • Padronizar informações: cronogramas, estimativas, relatórios, planos;
  • Centralizar as informações;
  • Ser um centro de apoio aos times de projeto;
  • Desenvolver modelos de gestão de projetos;
  • Estimular o espírito de equipe;
  • Manter histórico dos projetos;
  • Realizar comparações de desempenho continuamente;
  • Estimar riscos

A evolução do PMO (timeline) numa linha simplista se dá como a figura à baixo

o-que-e-pmo-2

Desde que o Escritório de projetos recebe as estratégias organizacionais da alta administração patrocinadora dos projetos como insumo e alinha a metodologia, os serviços, treinamentos, documentação e alinhamentos necessários para os projetos que estiverem acompanhando.

Então estes projetos  apresentam as necessidades do negócio e o PMO auxilia no resultado final, os produtos do negócio, com acompanhamento monitoram todo o progresso através de relatórios de status e realizam o controle de recursos.

o-que-e-pmo-3

Mas quais podem ser os tipos de escritórios de projeto que eu posso ‘implantar’ na empresa?

Portanto encontra-se tanto nas empresas, como na literatura, diferentes nomenclaturas para estruturas do tipo PMO.

De acordo com o consenso obtido na reunião do Fortune 500 Project Management Benchmarking Fórum, realizado em setembro de 1997, apud Dinsmore (1999), definem-se quatro tipos fundamentais de escritórios de projetos que serão apresentados a seguir.

  1. Equipe de Projeto Autônoma (APT – Autonomus Project Team)
  2. Escritório de Suporte de Projetos (PSO – Project Support Office)
  3. Centro de Excelência em Gestão de Projetos (PMCOE – Project Management Center Of Excellence)
  4. Escritório de Gerência de Programas (PMO – Program Management Office)
  5. Formas Híbridas
  6. PMO ÁGIL

Com isso veremos todos eles no próximo artigo!

Referências

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Pennsylvania: PMI, 2017, p48-p49
  2. DINSMORE, Paul C. Winning in business with enterprise project management. New York: Amazom, 1999
  3. VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. 5.ed. Rio de Janeiro : Brasport, 2003.
  4. KERZNER, Harold. Gestão de projetos as melhores práticas. Porto Alegre Bookman, 2002.

3 comentários em “O que é um PMO?

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