Agile Projeto

O que é um PMO? Alinhando o PMO com o Agile

Você já deve ter lido nossa série O que é um PMO, neste artigo você verá: Alinhando o PMO com o Agile. Um PMO escritório de gerenciamento de projetos pode ser um defensor crucial da transformação ágil, mas muitos PMOs agem mais como bloqueadores de estradas.

Aqui estão algumas ideias para criar um alinhamento entre o seu PMO e iniciativas ágeis, particularmente nas áreas de governança, planejamento, cronograma e controle de mudanças.

Você já deve ter lido nossa série famosa aqui no portal O que é um PMO, então vamos completar ela com alguns toques de agilidade que tal?

Se você está começando com o Agile, um dos melhores defensores é o escritório de gerenciamento de projetos.

Engula sua risada, pois sei que há uma visão infeliz de que todos os PMOs são apenas burocratas que atrapalham o trabalho real.

Nem todos os PMOs atuam como a “polícia de processo“, pois conheci muitos que ajudam a permitir que as equipes forneçam ferramentas, treinem, consultem e defendam as práticas recomendadas para o uso de outras equipes.

Se você está implementando um projeto Ágil e o PMO não está alinhado com as cerimônias Agile, o PMO pode ser um obstáculo.

Se o PMO entender todas as boas práticas postas em prática, ele poderá ser um forte defensor e defender ainda mais como os projetos de software de TI devem ser implementados.

Quando encontrei o Agile pela primeira vez, fui o PMO e depois de uma reorganização de TI, comecei a implementar projetos usando processos ágeis.

Trabalhar nos dois lados da cerca do gerenciamento de projetos ajudou a identificar os principais pontos problemáticos que os PMOs não-ágeis encontram.

Veja abaixo algumas das perguntas comuns e como o Agile aborda a preocupação de um PMO em relação à governança de projetos, planejamento, cronograma e controle de alterações.

Como são os gates de um projeto ágil?

Em um modelo genérico de gates em cascata, os gates acompanham cada fase com a expectativa de que a equipe não progride até que se passe por ela.

O principal objetivo é garantir que as decisões corretas estejam sendo tomadas.

A maioria das empresas com foco em TI possuem alguma variação do ciclo de vida do projeto, incorporando tanto um SDLC em cascata quanto os processos de gerenciamento de projetos Iniciar, Planejar, Executar, Controlar e Fechar.

Aqui proponho apenas um ciclo simples, para que você entenda melhor

Em um projeto ágil, os gates ainda podem agregar valor, mas o modelo de revisão de gate deve acomodar os processos ágeis.

O início e o planejamento do projeto ainda podem ser aplicados usando gates para reconhecer o projeto, validar o orçamento e o plano de lançamento necessários e incorporar as etapas iterativas de design, código, teste e implantação.

As etapas de análise, design, código, teste e release podem ocorrer em uma fase de implementação.

Se os PMOs estiverem preocupados com a falta de gates adicionais, as demonstrações de software podem ser fornecidas em intervalos programados para o PMO e a equipe executiva.

Onde está meu Termo de abertura de projeto?

Eu serei o primeiro a admitir que entreguei vários projetos com sucesso sem um contrato de projeto assinado.

Uma das minhas primeiras implementações foi concluída antes que o termo de abertura do projeto de 25 páginas fosse finalmente finalizado.

No exemplo em que o termo de abertura do projeto não foi produzido, foi porque a organização já havia se comprometido com o projeto e reconhecido formalmente como um projeto viável.

Ainda há valor na criação de um termo de projeto para projetos ágeis e em cascata. No entanto, em vez de criar páginas de documentação que ninguém nunca lerá, produza uma versão de 1-2 páginas que apenas apresente as principais informações.

Descobri que é útil documentar o documento em um formato do PowerPoint em vez de um modelo do Word.

O formato se presta a brevidade e reutilização no início do projeto e apresentações de resumo executivo.

Essa abordagem atende à filosofia de “mal suficiente” de Cockburn e permite que as equipes iniciem sem produzir resmas de documentação raramente lidas.

Cadê o cronograma do projeto?

Inicialmente, os PMOs tradicionais podem se deparar com a falta de um cronograma de projeto totalmente definido em um projeto ágil. – Ainda mais quando os PMOs que ainda não conhecem o ágil pensam que vão perder suas milhares de fórmulas no EPM – Os projetos ágeis funcionam em sprints de duas a quatro semanas que se transformam em lançamentos.

Como a linha do tempo é fixa, o projeto está sempre em dia com suas datas à medida que cada sprint termina no tempo.

A diferença é escopo se flexível.

Isso não significa que você não mantenha um cronograma de projeto, pois a maioria das equipes corporativas terá interações e dependências com equipes não ágeis.

A diferença é calcular a variação do cronograma em um projeto Ágil puro que não agrega muito valor. O PMO deve examinar outras métricas ágeis, incluindo velocidade, gráficos de burndown de sprint e gráficos de burndown à nível de release.

Ao comparar a velocidade da equipe com o restante do backlog do produto, os PMOs e as equipes de projeto podem prever se todo o trabalho será concluído até a data de lançamento pretendida.

E sobre controle de mudanças?

Em um projeto baseado em cascata, o escopo e os recursos são normalmente fixos, enquanto o cronograma se ajusta ao plano para atender às datas de compromisso planejadas meses atrás.

O controle de alterações em um projeto em cascata ou em um projeto terceirizado é um processo controlado envolvendo um comitê de controle de alterações, a aprovação para investigar uma alteração, a análise do impacto da mudança e, depois, a aprovação final.

Os PMOs tradicionais gostam dessa construção porque ela demonstra o controle do escopo e o triângulo do projeto.

O Agile inverte o modelo tradicional já que agora os prazos e recursos são fixos e o escopo pode ser flexível.

Isso geralmente cria desafios para as partes interessadas, já que todo “campeão” de projeto presume que você é um leitor de mentes capaz de predizer o futuro com algumas semanas de análise e sua incrível capacidade de conhecer todos os riscos.

A realidade é que nenhum gerente de projeto pode ter 100% de confiança em uma data prevista projetada com meses de antecedência devido à incerteza e à alta probabilidade de mudança ou evolução dos requisitos.

É por isso que o Agile ajuda a acomodar o controle de alterações em um projeto sem sobrecarga adicional de um comitê de controle de alterações. A mudança é incorporada ao processo enquanto o proprietário do produto trabalha com a equipe para priorizar o backlog do produto.

Se um novo recurso for necessário, não há problema! Basta adicioná-lo ao backlog e priorizá-lo de acordo com o sprint apropriado.

A contratação de uma equipe de projeto não é gratuita, portanto, os gerentes de projetos ainda precisarão verificar o orçamento, e um processo de controle de alterações ainda precisará ser seguido para financiar lançamentos adicionais.

Se o projeto Ágil atingir sua data de lançamento, mas o produto ainda exigir mais trabalho para estar pronto, poderá ser necessário financiamento adicional e o processo de controle de mudança adequado.

Transformação e Comunicação

Como as equipes de projeto começam com as transformações do Agile, o PMO precisa ser envolvido para que a organização de TI tenha uma boa compreensão de como o trabalho ágil é realizado.

A princípio, pode ser confuso para um gerente de PMO novo com Agile, mas quando a equipe acompanha o PMO através das práticas do Agile, a equipe pode mapear seus processos de volta aos processos tradicionais do PMO.

Lembre-se, eu costumava ser o gerente do PMO!

Conclusão

A comunicação – não surpreendentemente – foi a chave para entender como as equipes operariam, independentemente da metodologia Agile ou Cascata.

A transformação ágil é um exercício de gerenciamento de mudança organizacional e um dos primeiros passos em qualquer transformação é levar os líderes seniores e o PMO juntos!

Lembre-se que aqui quero apenas alinhar seu PMO com Agile, depois você pode escalar com um PMO Ágil que é um framework bem estruturado pelo amigo Fábio Cruz que inclusive fez uma Web Aula com a Projetos e TI1 .

Ainda não leu a nossa série sobre PMO?

Você pode ler nossa série completa aqui:

    1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução2
    2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução3
    3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma4
    4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office5
    5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PMCOE Project Management Center Of Excellence6
    6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)7
    7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)8
    8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido9
    9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar10
    10. PMO , Pessoa ou escritório? 11 (Artigo de Damázio Teixeira, PMP muito importante para esclarecimento geral).
    11. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa (Meu artigo para o e-News PMI)12
    12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Implantação e Operação13

Referências

  1. Web Aula – PMO Ágil
  2. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução
  3. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução
  4. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office
  6. O que e um PMO? (Escritório de Projetos)– PMCOE Project Management Center Of Excellence
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)
  9. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido
  10. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar
  11. PMO , Pessoa ou escritório?
  12. E-News PMI | O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa
  13. O Que É Um PMO? (Escritório De Projetos) – Fase De Implantação E Operação
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Como fundador da Projetos e TI, ajudo as organizações a se tornarem ecossistemas adaptativos, responsivos e auto-organizáveis, implementando novas práticas, estruturas, ritmos e tecnologias que permitam transparência, abertura, inovação e uma forma progressiva de liderar. Caso queira saber mais entre em contato comigo, inscreva-se na minha newsletter, ou me convide para uma palestra.

Graduado em Gestão de Tecnologia pelo Centro Universitário Barão de Mauá.
Pós-Graduado em Gerenciamento de Projetos, com as práticas do PMI® pelo SENAC.

Certificado como PMP® pelo PMI®. Six Sigma White Belt pela Voitto.
Especializado em BPMN2 pela Anelox, PMCanvas pela PM2.0 e Análise de requisitos

Mentor e influenciador de gestão de projetos, agilidade e transformação digital.

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