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Lições Aprendidas: um processo simples e eficaz

Estamos na era da Internet e em um momento onde ser fala muito de Processos e Planejamento dentro das organizações.

Todos os profissionais que aproveitaram ou estão aproveitando esse momento estão saindo na frente e adquirindo excelentes conhecimentos e bagagem para a vida profissional. Nunca se falou tanto de normas, procedimentos, Gerenciamento, Planejamento, Processos e Projetos como se tem falado hoje.

Quem acompanha muito esses cenários todo ano se depara com alguma forma nova de se “fazer” alguma coisa.

As milhares de startup que são criadas estão sempre divulgando suas fórmulas de sucesso de como eles chegaram e alcançaram seu sucesso e estão faturando tão rápido seu primeiro milhão. Isso tudo causa uma certa visão de empresas que estão há muito tempo no mercado e não estão faturando bem.

Diante desse cenário, um assunto muito abordado, em todos esses novos processos que são lançados a cada ano no mercado e que poucas empresas utilizam, e quando utilizam não fazem da melhor maneira, são as Lições Aprendidas. Existe uma frase bem famosa que resume muito bem o processo de Lições Aprendidas, que diz: “Não repita os mesmos erros. Cometa erros novos.”

A importância de se fazer o Processo de Lições Aprendidas

  • Um dos motivos principais das Lições Aprendidas é o de não cometermos novamente um erro que cometemos no passado, e isso se dá pelo fato de trazer o ocorrido novamente para discussão e encontrarmos as causas e efeitos desses erros, com uma visão mais clara e com mais calma do que foi discutido no momento em que o problema ocorreu e o tempo estava rodando.
  • Aumento da Competência dos Gerentes de Projetos em solucionar problemas e gerenciar conflitos: tudo que é praticado com frequência pelo gerente de projetos e é documentado, podem ser utilizados como base de conhecimento pela equipe e por qualquer pessoa na Organização. Essa documentação de Lições Aprendidas é um artefato muito rico e que pode auxiliar qualquer Gerente de Projetos da empresa no dia a dia do seu projeto.
  • Colaboradores sendo ouvidos: a coleta de Lições Aprendidas é uma forma de ouvir os colaboradores e fazer com que eles sintam importantes e que suas opiniões são levadas em consideração. Isso cria um ambiente mais saudável entre a equipe e uma comprometimento/envolvimento maior dos colaboradores.

Realizando a Reunião de Lições Aprendidas

Atualmente tenho utilizado uma reunião de forma bem objetiva e rápida pois o Projeto em que estou atuando está com muitas demandas e necessita de algo bem ágil.

Não vou falar que há uma melhor maneira de se coletar as lições aprendidas pois depende muito do Projeto em que está atuando e do tempo que você tem para organizar essa reunião. Mas penso muito que a maneira em que você faz a sua coleta não importa, o que importa mesmo são os dados coletados e o que você irá fazer com ele depois.

De uma maneira simples, utilizo a lousa da sala e desenho um círculo e divido esse círculo em 4 partes iguais, na qual deixo os tópicos: Pontos Positivos, Pontos à Melhorar, Regras a serem seguidas e Processos.

Após desenhar esse círculo eu entrego na mão de cada colaborador 4 post-its, um de cada cor e eles tem um dia para colocar um ou mais itens no post-it e colar no círculo. Após todos colaboradores terem contribuído realizo a reunião (geralmente essa reunião tem data e hora marcada com antecedência).

Na reunião, eu como Gerente de Projetos, leio cada item e agrupo em assuntos comuns, dentro de cada área do círculo e assim discuto item a item com a equipe. Esse é o momento da equipe pontuar sobre cada item e discutirmos para chegarmos a soluções para os problemas e opiniões sobre melhoria de processos e regras.

Cada item debatido são feitas anotações sobre o que foi discutido e é gerado um documento que é disponibilizado a toda equipe para que essa informação não fique esquecida.

Vale lembrar, a importância de rever esses documentos no início de cada projeto para que possamos não repetir o que fizemos de errado no passado e aproveitar o que fizemos que deu certo em cada Projeto.

Conclusão

Em um mundo cada vez mais dinâmico e em organizações onde a cada dia existe mais competitividade e pressão pela qualidade da entrega, todo conhecimento adquirido pode nos ajudar durante a execução de nossas atividades, além de minimizar os riscos no Projeto e nos auxiliar nessas entregas. E todo esse conhecimento pode ser adquirido através das lições aprendidas e sua utilização de maneira correta.

Espero ter contribuído com esse material e estou a disposição para discussão sobre como vocês utilizam e aplicam as Lições Aprendidas nas Organizações onde trabalham.

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Ferrucio Martins, PMP
Gerente de Projetos Ágil na Jet e-business.
Gerente de Projetos Ágil Certificado PMP, Certificado SFC.
Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, independente da metodologia ou framework.

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