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Lições Aprendidas – Afinal de contas, isso serve pra alguma coisa?

O artigo desta semana discorre sobre um tema importante e muitas vezes negligenciado pelos gestores, que é a aplicabilidade do processo de registrar as lições aprendidas em projetos, pois só com elas que se pode melhorar o processo ou método, seja com erros e acertos.

Inevitavelmente todos os gerentes de projetos experientes ou não, em suas carreiras, já fizeram parte de pelo menos um projeto de fracasso. Errar é inevitável, mas é possível aprender com os erros e evitar que erros já cometidos anteriormente voltem a ocorrer.

Não repita os mesmos erros. Cometa erros novos

Como a cultura de registrar lições aprendidas pode ajudar nos projetos? Evitando os erros do passado

As reuniões de encerramento de projeto raramente acontecem, assim como o aprendizado sobre os projetos encerrados. Existem inúmeros exemplos de projetos fracassados por todo o mundo, as pesquisas nos mostram isso a todo o momento, no entanto, quanto dessas experiências é compartilhado?

Muito pouco. O motivo mais claro e conhecido por qualquer profissional da área é que a correta documentação das lições aprendidas serve para que a empresa não cometa os mesmos erros do passado ou então possa repetir seus acertos.

Com a documentação adequada, os gestores podem identificar as causas fundamentais dos sucessos e fracassos em todos os projetos, aumentando as chances de que a empresa entregue os próximos no prazo acordado, dentro do orçamento, tolerâncias e alinhado com os requisitos.

As lições aprendidas devem ser registradas, a fim de fornecer um repositório centralizado para facilitar seu uso, e comunicadas de maneira consistente. Além de descrevê-las e categorizá-las, é importante afirmar os impactos da lição aprendida e fornecer recomendações para os gerentes de projeto que irão utilizá-las no futuro.

Os projetos têm sucessos e fracassos em diferentes pontos do ciclo de vida, por isso é fundamental que as lições sejam registradas durante todo o projeto. Para articular a aprendizagem com as lições aprendidas é necessário:

  • Estudar decisões tomadas no passado e verificar se elas podem ser reutilizadas;
  • Analisar os erros cometidos no passado com a intenção de evitar que ocorram novamente;
  • Compartilhar o conhecimento, permitindo que outros possam aprender;
  • Converter o conhecimento em planos de ação.

É importante também indicar quais lições aprendidas foram usadas no projeto. Esta informação não só mostra o valor da documentação de tais lições, mas também mostra que as lições são aplicadas de forma consistente por outros projetos similares.

É importante fazer referência da lição utilizada e qual projeto a originou. Muitas organizações não possuem as ferramentas necessárias para coletar e organizar informações importantes durante todo o projeto, dificultando a geração do conhecimento.

Para que as lições aprendidas sejam bem utilizadas é necessário um processo bem definido e disciplinado, no qual as pessoas sejam responsáveis pela coleta e organização das informações. Isso frequentemente está ligado a uma mudança cultural ou organizacional, e não ocorre facilmente na maioria das organizações. Isso significa liderar pelo exemplo.

Se a administração não está disposta a aprender com seus erros, é improvável que o resto da organização esteja disposta a admitir erros. Na verdade, a administração deve recompensar as pessoas por serem abertas e admitir erros, más decisões, erros de julgamento, etc.

Prevenindo riscos diagnosticados em outras situações

Os projetos tem características de exclusividade, portanto são realizados de forma única para criar produtos, serviços e outros resultados que, também são únicos. Em função disso, muitos gestores acreditam que as lições aprendidas no passado não podem ser aplicadas no futuro.

Apesar dessa constatação, é preciso lembrar que todo o procedimento e método para gerir um projeto é o mesmo, iniciação, planejamento, construção e etc. Agindo assim, ainda que a empresa não consiga eliminar todos os riscos em um novo projeto, ela poderá ao menos mitigá-los ou contorná-los com a devida antecedência.

Gestão do conhecimento

Muitos projetos passam por momentos difíceis em que a decisão de como proceder envolve discussões e discordância entre clientes, patrocinadores, gestores e equipe. Após a conclusão do projeto ou de uma etapa específica, verifica-se então o resultado da decisão tomada e, quando a lição aprendida é documentada, cria-se um consenso sobre qual caminho era o mais correto a ser seguido, evitando que a organização se esforce no futuro para encontrar as soluções para os mesmos problemas.

Abordagens para gestão de projetos e Lições Aprendidas

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 5a edição, guia elaborado pelo PMI (Project Management Institute), tem como ferramenta e técnica, lições aprendidas em muitos de seus processos e requer a coleta e registro de lições aprendidas durante todo o ciclo de vida do projeto.

O método de gerenciamento de projetos PRINCE2 (PRoject In Controlled Environment) da Axelos, tem 1 (Aprender com experiência) de seus 7 princípios para tratar da usabilidade e registro das lições aprendidas, de forma a aprender com o próprio projeto ou buscar informações também fora do projeto ou organização.

Abordagens ágeis como SCRUM, utiliza a cerimônia de Retrospectiva para aprender com o sprint/iteração finalizada de forma a melhorar o processo da sprint/iteração posterior. Também utiliza-se de informações externas ao projeto a fim de melhorar a gestão.

Conclusão

As lições aprendidas trazem vantagens que superam a execução de cada um dos projetos de forma individual. Algumas podem servir para que a empresa reavalie a forma como mantém seu portfólio de projetos e até mesmo a sua estrutura organizacional atual para que eles sejam gerenciados e executados com sucesso.

O uso das lições aprendidas permite a organização aprender com suas experiências, o uso correto do processo nos ajuda a não repetir erros que já foram cometidos no passado e reaproveitar o que fizemos de melhor. É uma ferramenta crucial para melhoria contínua de todo o processo.

E você, como vem documentando as lições aprendidas nos projetos conduzidos na sua empresa? Quais os benefícios adquiridos com essa prática?

Compartilhe suas experiências através dos comentários e ajude a outros profissionais com o seu conhecimento. Se você gostou do texto, compartilhe para que para que atinja outras pessoas.

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Flávio Costa
Gerente de Projetos na Hexagon
Gerente de projetos de T.I com mais de 15 anos de experiência desde desenvolvimento de software, gestão de portfólios, programas e projetos, formação de equipes de auto desempenho. Possuo as principais certificações internacionais como especialista em gestão de projetos: PMP e PMI-ACP pelo PMI (Project Management Institute), Prince2 Practitioner, Prince2 Agile Practitioner e MoP - Management of Portfólio pela Axelos (Abordagem britânica) entre outras certificações em Scrum Master e Product Owner (PSM e PSPO) além de ser oficialmente um PRINCE2® Accredited Trainer (Professor autorizado a ministrar curso de Prince2 Practitioner)

Gerenciou grandes projetos e programas de implantação de sistemas nos segmentos de comércio, varejo, engenharia, segurança pública e informações geográficas sempre com foco no relacionamento interpessoal, gestão de mudança com alto valor estratégico. Sempre engajado e comprometido em construir e liderar equipes para atingir as metas corporativas, entregar valores e benefícios a organização e clientes.

Atualmente é: Gerente de Projetos na Hexagon, Professor em gestão de projetos pelo SiteCampus e Colunista nos portais: Projetos e TI, e Profissionais TI

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