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Inspeção – Técnica de validação do escopo

Gerenciar é uma tarefa bastante complexa. Sendo necessário dar suporte, alcançar objetivos e manter a sua equipe engajada, acompanhar, cobrar, interagir, desenvolver treinamento e aceitar criticas expostas pelas partes interessadas do projeto.

O gerente é responsável para interagir e solucionar problemas entre a equipe e o cliente, sendo cobrado pelos resultados, tendo a necessidade de ser ágil na solução dos problemas que ocorrem ao decorrer do desenvolvimento do projeto.

Em muitos casos não se tem tempo o suficiente para realizar um novo planejamento da solução tendo que ser tomada as decisões imediatas. Portanto é necessário que seja realizado sempre um bom planejamento das atividades do projeto, deixando seus objetivos e necessidades bastantes claras diante de sua equipe e alinhadas com o cliente1.

Para contribuição dessa complexa tarefa existem inúmeros instrumentos desenvolvidos para auxiliar na administração dos processos. Esses instrumentos são utilizados para apoiar a tomada de decisão e reduzir a incidência de erros nativos de processos mal planejados no inicio do projeto.

Os instrumentos de apoio são conhecidos como Ferramentas e Técnicas2, essas ferramentas terão um auxilio expressivo durante o trabalho diário da equipe gerencial. Umas das ferramentas que iremos falar a seguir é o processo de Inspeção, nessa fase é realizada uma analise para acompanhamento do processo, evidenciando se o projeto está sendo conduzido da forma correta diante dos requisitos solicitados pelo cliente.

Existe o conjunto de ferramentas básicas para a gestão e controle da qualidade de inspeções, revisão dos pedidos e informações recebida permitindo que o gerente de projeto e a equipe obtenha um conhecimento detalhado sobre o efeito que o processo irá apresentar. Segue um exemplo macro dos instrumentos que contemplam as Ferramentas/ Técnicas:

Ferramentas e Técnicas

A inspeção3 é utilizada para retirar os erros das mãos do cliente e manter os erros fora do processo, sendo solucionar ou eliminar os problemas. O foco é sempre prevenir, evitando que os custos relacionados aos problemas identificados na inspeção afetem o produto ou serviço. A qualidade do projeto deve ser sempre planejada, não inspecionada, pois com isso pode aumentar o custo e tempo do projeto.

Esse é o momento em que os requisitos do produtos/serviço são identificados e documentados, contribuindo para o aumento da qualidade do produto final revisando as especificações.

O propósito da inspeção é analisar as entregas identificando os problemas/defeitos evidenciados durante os processos e com isso é necessário à tomada decisões para solucionar ou eliminar os problemas. Desse modo, os produtos ou serviços devem ser examinados antes da entrega para o cliente.

A inspeção também é considerada uma revisão, auditoria de processo indicada como atividades de análise, medição e revisões, analisando se as entregas e desenvolvimentos do projeto atendem os critérios e requisitos de aceitação conforme solicitados, são frequentemente usadas antes da aceitação formal da totalidade ou parcial dos resultados4.

Torna-se necessário diante do projeto realizar inspeções frequentemente para garantia e avaliar se os processos estão caminhando conforme o planejado e em paralelo evidenciando problemas ou defeitos com mais agilidade. Pois problemas encontrados no final do projeto se tornam mais caros e complexos quando se assume o risco e é necessário realizar correções, gerando um grande retrabalho podendo estourar o orçamento e até mesmo o tempo estimado para conclusão do projeto5.

Atividades de inspeção

Portanto, tem como as principais atividades da Inspeção e são usadas com frequência ao decorrer do processo, são:

  • Medir características físicas do produto
  • Examinar montagem dos produtos
  • Testar desempenho dos produtos

Desse modo é possível evidenciar com mais facilidades os problemas ao decorrer do processo evitando retrabalhos futuros. As conclusões do processo de inspeção devem ser comprovadas com base em medições e critérios objetivos. Podendo ser conduzidas por qualquer nível e em qualquer momento do projeto6.

É importante que a gestão do projeto apresente o feedback juntamente a sua equipe, pois para uma gestão de qualidade depende da forma que será conduzido as alterações e correções dos problemas e defeitos evidenciados nesse processo. Podendo aumentar o escopo, custo, tempo e orçamento do projeto em questão.

As informações evidenciadas e trabalhadas por essa ferramenta permitem que o gerente do projeto e sua equipe possam ter conhecimento detalhado do produto ou serviço e de suas modificações necessárias para atender a demanda solicitada, tendo em vista quais pontos e alterações deverão atuar nessa fase do projeto para obter o sucesso do produto ou serviço final.

Neste artigo foram apresentados alguns tópicos sobre inspeção. Apresentamos o apoio ferramental para a aplicação e o modelo inicial para aplicação da técnica detalhando a ferramenta/ técnicas de Inspeção. Contendo a ilustração do modelo inicial do processo de entrada de Ferramentas e Técnicas7.

O principal propósito deste artigo é demonstrar a importância e as principais atividades de Verificação e Validação para a qualidade do produto ou serviço.  Se tornando crucial um bom planejamento de todas as atividades no inicio do projeto, evitando que na Inspeção se tenha muitas alterações, ou seja, evidenciados muitos problemas, normalmente por consequência de processos mal planejados no passado.

Referências

Fernanda Paulino Rabelo
Analista de Sistemas

Analista de Sistemas na Cooperativa Regional de Cafeicultores de Guaxupé – Cooxupé, cursando Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos – PMI pelo Senac – Ribeirão Preto.


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