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Gestão de Portfólio – O que é e como realizá-la efetivamente !

“Com uma gestão de portfólio efetiva, os projetos são 36% mais propensos a entregar dentro do tempo, e 19% mais chances de entregar no orçamento” (PMI – Project Management Institute)

O artigo desta semana aborda sobre a gestão de portfólios de projetos e principalmente o que vem a ser o gerenciamento de portfólio, quem é responsável e qual seu objetivo. Antes de aprofundar no detalhe do gerenciamento de portfólio quero explicar a diferença entre projetos, programas e portfólios de forma simples:

Projetos: Esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo de acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Programas: É o conjunto de projetos coordenados entre si de forma articulada e dinâmica e que visam objetivos comuns e ainda podemos considerar que o programa se relaciona ao benefício, uma vez que os projetos são mensurados com relação ao impacto no benefício. Programas sempre conterão projetos.

Portfólios: O portfólio consiste no agrupamento de programas e projetos com objetivo de ter sucesso no desenvolvimento de produtos ou serviços e maximização da eficiência na corporação. O gerenciamento de portfólio está intrinsecamente ligado à análise estratégica e gerenciamento financeiro das diversas iniciativas presentes na empresa e em muitas empresas, quem faz o papel do gestor de portfólios é o PMO (Escritório de Projetos).

O que é e para que serve o Gerenciamento de Portfólios?

Atualmente muitos profissionais não entendem o real significado da expressão. A gestão de portfólios de projetos, para muito além da execução simultânea de uma pluralidade de projetos, é a associação de estratégias, conhecimentos e técnicas de gestão de vários projetos que constituem um portfólio. O principal objetivo do gerenciamento de portfólios é a otimização do retorno sobre o investimento (ROI) aplicado no decorrer dos projetos e em completa sintonia com as metas e articulações estratégicas da organização e do empreendimento.

Qual o Papel do Gerente de Portfólios?

O papel do gerente de portfólios é o de supervisionar todos os projetos existentes sem perder de vista a visão institucional da empresa; é o especialista responsável pelo controle dos fatores críticos, capaz de adequar tempo, custos e recursos para que o conjunto de projetos sejam materializados exatamente como planejado na fase inicial de elaboração dos escopos.

Responsável também por avaliar a carteira de projetos em função de seu valor de negócio e interligação às estratégias da empresa. Ou seja, o alvo primordial no gerenciamento de portfólios vai muito além de executá-los nos prazos, custos e com os recursos ideais: é mensurar o quanto cada projeto contribui para o alcance dos objetivos estratégicos da organização.

Vale a pena salientar também que enquanto o gerente de projetos está preocupado apenas com o desenvolvimento de seu próprio trabalho, o gerente de portfólios irá coordenar todos os gestores de projetos para que estes trabalhem de forma homogênea e em sincronia a empresa.

Como gerenciar um portfólio de maneira eficiente?

No gerenciamento de portfólios, o controle e o monitoramento do profissional responsável repousarão sobre o alcance dos resultados. Essa gestão tem caráter comparativo entre os diversos projetos, ou seja, a cada fase concluída, o CPMO (Chief Portfolio Management Office) ou CP3O (Chief Portfolio, Program and Project Office) deverá cruzar dados financeiros, de marketing, de vendas, além de informações econômicas externas, a fim de avaliar se aquele projeto ainda se sustenta na empresa e deve ser mantido.

O trabalho com portfólios exige antecipação às tendências, assim como a tomada de decisões antes da ocorrência dos fatos concretos. Para criar esse perfil visionário, é necessário trazer questionamentos em reuniões de portfólio, tais como os que se seguem:

  • A expectativa de nossos clientes mudou durante o desenvolvimento do projeto?
  • Esse projeto ainda é relevante para o alcance dos objetivos estratégicos da organização?
  • Estamos executando com eficiência nossos projetos ou estamos executando com eficiência algo que não deveria ser feito?

A Importância de soluções automatizadas (ferramentas) em gerenciamento de portfólios

Com uma infinidade de variáveis que se alteram a todo momento, o controle de diversos prazos de projetos diferentes, a integração entre todos os trabalhos existentes e a avaliação de adequação de um dado portfólio são alguns elementos que tornam praticamente impossível gerir manualmente (com excelência) um portfólio, pois é preciso algumas características presentes nestas ferramentas, como:

  • Criação de áreas organizacionais
  • Associação de Projetos a Objetivos Estratégicos
  • Propostas de Projetos
  • Seleção e Priorização de projetos
  • Consolidação de carteira e filtros
  • Gestão de Contratos

Hoje, no mercado há várias opções, desde online, desktop ou até mesmo como serviço, mas uma que vem se destacando no mercado nacional é a EcoSys, pois além de controlar e monitorar custos, performance de seus portfólios é uma ferramenta também de alcance à projetos e programa

Principais certificações em Gestão de Portfólios

  • PfMP (Portfolio Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute)
  • MoP (Management of Portfolios) nível Foundation e Practitioner pela Axelos
  • PMO-CP nível Practitioner pela PMO Value Ring para profissionais de PMO (Project Management Office)

Conclusão

É importante salientar que o gerenciamento de portfólio exige um sistema de avaliação de projetos que os monitore durante todos os seus ciclos de vida. Essa exigência se faz necessária em decorrência da constante necessidade de (re)afirmação da validade e pertinência de cada projeto para o portfólio e, claro, para a estratégia da organização. Se você gostou do texto, compartilhe para que para que atinja outras pessoas.

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Flávio Costa
Gerente de Projetos na Hexagon
Gerente de projetos de T.I com mais de 15 anos de experiência desde desenvolvimento de software, gestão de portfólios, programas e projetos, formação de equipes de auto desempenho. Possuo as principais certificações internacionais como especialista em gestão de projetos: PMP e PMI-ACP pelo PMI (Project Management Institute), Prince2 Practitioner, Prince2 Agile Practitioner e MoP - Management of Portfólio pela Axelos (Abordagem britânica) entre outras certificações em Scrum Master e Product Owner (PSM e PSPO) além de ser oficialmente um PRINCE2® Accredited Trainer (Professor autorizado a ministrar curso de Prince2 Practitioner).

Gerenciou grandes projetos e programas de implantação de sistemas nos segmentos de comércio, varejo, engenharia, segurança pública e informações geográficas sempre com foco no relacionamento interpessoal, gestão de mudança com alto valor estratégico. Sempre engajado e comprometido em construir e liderar equipes para atingir as metas corporativas, entregar valores e benefícios a organização e clientes.

Atualmente é: Gerente de Projetos na Hexagon, Professor em gestão de projetos pelo Site Campus e colunista nos portais Projetos e TI e Profissionais TI.

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