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Gerenciamento de programas – uma introdução (parte final)

Último artigo da série sobre Gerenciamento de programas, nos 3 artigos anteriores falamos sobre uma breve introdução à gestão de programas, agora vamos entender os fatores críticos para o sucesso.

Fatores críticos de sucesso

Deve haver uma boa razão para realizar as mudanças. Uma imagem aceita da solução precisa ser posta em prática pelas pessoas mais importantes da organização e isso deve ser visto como sendo feito. O Gerente do Programa deve estar envolvido e quer a mudança sem que isso seja forçado a ele. Ela deve funcionar rapidamente e esta deve ser uma característica fixa das operações diárias.

Só então as mudanças podem realmente ser implementadas e mostrar seu valor agregado para a organização a longo prazo. As seguintes etapas são condições para implementação bem-sucedida:

Tornar a necessidade clara

As mudanças custam energia. Essa energia só pode ser liberada se houver uma necessidade clara para a mudança. Esta pode ser uma possível ameaça ou uma oportunidade, por isso também é importante declarar e compartilhar essa necessidade de urgência.

Envolvendo a alta administração

A escolha das mudanças de implementação depende em grande parte da imagem e das experiências dos jogadores mais importantes dentro da organização.

Não é suficiente que a necessidade de mudança seja sentida na parte mais baixa na organização ou na gestão intermediária. A mudança não é viável se a alta administração não puder ser convencida da necessidade dela; Eles devem estar por trás da mudança e considerá-la como seu problema.

Procura um dono dentro da alta administração

Alguém tem que assumir a responsabilidade pela mudança no nível da alta administração. Se todo mundo é o dono, ninguém é o dono, e nada ou muito pouco será feito.

Deve ser possível dirigir-se ao proprietário no nível de gerenciamento apropriado; Ele é a figura de proa, o “campeão”, proprietário ou portador padrão da mudança.

Existem vários nomes, mas todos significam o mesmo, o importante é que este “Proprietário responsável sênior” assume responsabilidade gerencial pelo programa e é o verdadeiro dono da mudança.

A mudança terá a melhor chance de sucesso se o proprietário também for o primus inter pares (primeiro entre os iguais) da coalizão líder de gerentes seniores.

Visão clara e consistente do resultado final

É importante que todos os envolvidos na mudança tenham a mesma imagem do futuro e de por que a mudança deve ocorrer. Ao compartilhar a visão e o plano da mudança, as partes envolvidas podem se identificar mais com o programa e o que está acontecendo.

Este é também o caso de procurar e manter o uso de pessoal e recursos.

Tarefas, responsabilidades e autoridades claras

Um dos fatores mais adormecidos com o gerenciamento de projetos e programas é que os envolvidos não sabem quem é responsável pelo que, ou quem pode ser abordado sobre o que.

Normalmente, nada vai acontecer se várias pessoas só parecem responsáveis, então estabelecer papéis claros é uma obrigação.

Concentre-se no valor agregado

Perceber os benefícios é um objetivo primário dos programas. Gerenciando os benefícios, desde a identificação até o recebimento e a medição do valor agregado, pode custar muito tempo, dinheiro e esforço de gerenciamento, mas é essencial para implementar a mudança.

Sem esse foco nos benefícios, a mudança não terá nenhum impulso e em breve ficará atolada em discutir sobre o que deveria acontecer.

Concentre-se na justificativa e nos riscos

Deve haver uma justificativa prática para implementar um programa e não há mudanças sem incerteza. A justificativa e os riscos devem ser estabelecidos no início do programa e ser testados e gerenciados regularmente durante o programa.

Fortalecimento

O empoderamento é uma condição importante para o sucesso. O empoderamento significa que os envolvidos no programa podem tomar decisões e ter poderes e autoridade suficientes no âmbito do programa.

Isso não significa que cada pessoa possa decidir sua própria direção, mas que todos os envolvidos podem dar o máximo de sua interpretação pessoal possível dentro das limitações comerciais necessárias para a realização dos objetivos.

Planejando, governando e monitorando o processo

Uma mudança estruturada não é possível sem gerenciamento de processos. As mudanças também devem ser planejadas e exigem a governança e o monitoramento.

Gerando e comemorando vitórias rápidas

É ótimo ver que no papel a nova maneira de trabalhar deve melhorar a situação, mas nada é mais convincente do que essas melhorias realmente acontecerem.

Comemore o sucesso e recompense o sucesso. Não deixe isso ao acaso, mas conscientemente busque sucessos a curto prazo; Estes são a energia para o motor da mudança.

Comunicando

Nada é mais frustrante do que aqueles envolvidos, sem saber o que vai acontecer. O que a mudança significa para a organização, quão à frente é a mudança, a mudança já teve efeito e o que a mudança significa para mim?

Não é suficiente para a propagação da mensagem, mas é importante que a administração age de acordo com sua própria mensagem, como um bom exemplo a seguir. Além disso, é essencial repetir a mensagem repetidas vezes.

Garantir o novo método de trabalho

Alterações que não estão protegidas na organização tendem, após um tempo, a retornar ao seu estado original. Pode levar anos antes que os novos métodos de trabalho se tornem “business as usual”.

Portanto, é essencial incorporar as mudanças nos procedimentos e sistemas de controle da organização.

Princípios básicos do MSP

O MSP endossa todos os fatores de sucesso mencionados para implementar as mudanças. As questões específicas do MSP em relação a outras metodologias são:

  • Uma descrição da visão e um plano da nova organização devem ser definidos antes de começar a implementar um programa e estes são os principais elementos no planejamento e realização do programa;
  • Identificar e estabelecer o valor agregado para a organização e garantir que sejam mensuráveis ​​e depois gerenciar o valor agregado para que isso possa ser realizado;
  • Um foco na justificativa e no risco: isto é essencial na filosofia MSP e é o principal princípio para os programas. O MSP também possui uma estrutura organizacional definida com funções claramente descritas, cada uma com seu próprio conjunto de tarefas, responsabilidades e autoridade. No modelo de organização, a equipe de gerenciamento oferece uma estrutura para ajudar a garantir, na medida do possível, o envolvimento da alta administração e das partes interessadas.

Finalmente

Com base em todas as informações, você pode concluir que o MSP (Managing Successful Programs) é uma abordagem de melhores práticas para mudanças e útil para se utilizar. O método MSP oferece uma abordagem pragmática para gerenciar programas.

Isso ajuda as organizações a realizar estratégias e objetivos corporativos em suas organizações, além de alcançar a inovação, implementar nova gestão e garantir o valor agregado planejado. Os princípios para a gestão de programas foram desenvolvidos ao longo de vários anos e aplicados em vários campos.

Esses princípios podem ser aplicados a todos os tipos de programas, desde o desenvolvimento de complexos problemas habitacionais até reorganizações corporativas e serviços de comércio eletrônico.

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Coimbra, PMP
Como fundador da Projetos e TI, ajudo as organizações a se tornarem ecossistemas adaptativos, responsivos e auto-organizáveis, implementando novas práticas, estruturas, ritmos e tecnologias que permitam transparência, abertura, inovação e uma forma progressiva de liderar. Caso queira saber mais entre em contato comigo, inscreva-se na minha newsletter, ou me convide para uma palestra.

Graduado em Gestão de Tecnologia pelo Centro Universitário Barão de Mauá.
Pós-Graduado em Gerenciamento de Projetos, com as práticas do PMI® pelo SENAC.

Certificado como PMP® pelo PMI®. Six Sigma White Belt pela Voitto.
Especializado em BPMN2 pela Anelox, PMCanvas pela PM2.0 e Análise de requisitos

Mentor e influenciador de gestão de projetos, agilidade e transformação digital.

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