PRINCE2 Projeto

Gerenciamento de programas – uma introducao (parte 3)

Projetos em programas

Conforme indicado anteriormente, um programa tem apenas um ou vários projetos, incluindo várias atividades. Pense, por exemplo, em configurar e criar um armazém como um programa, onde todos os tipos de projetos são necessários para desenvolvê-lo.

O objetivo do programa é então formulado em termos de números de lucro, ações, número de clientes (por unidade de tempo), etc.

Os projetos podem, portanto, ser:

  • Iniciar uma loja;
  • Colocar pontos de estacionamento
  • Contratação de pessoal, etc.

No entanto, São necessárias atividades, como a compra e venda de produtos, para desenvolver isso e alcançar os benefícios

Dependendo da estrutura organizacional, os Conselhos de Projeto dos vários projetos são adquiridos com a organização do programa. Normalmente, o papel do Executivo será preenchido pelo gerente do programa ou por uma pessoa diretamente delegada para fazê-lo. Na maioria dos casos, será configurado um suporte de projeto de coordenação e garantia de projeto.

Isso proporciona um grande apoio à comunicação no programa e em todos os projetos. Desta forma, os projetos subjacentes obterão grande parte das informações necessárias do programa. E vice-versa, para questões além dos projetos, a informação flui mais facilmente para outras pessoas envolvidas no programa.

Ao iniciar um projeto dentro de um programa geralmente há uma boa visão geral dos principais pontos do que deve ocorrer. O Mandato do Projeto conterá uma grande parte das informações necessárias para fazer um Relatório do Projeto. Mesmo que se trate de planejamento, um projeto terá que visar as expectativas do programa. No entanto, isso não deve ser tomado literalmente assim.

Ainda é importante avaliar continuamente o quão realista é essa informação. Essa é a responsabilidade do gerenciamento de projetos. Durante o programa, as tolerâncias do projeto serão definidas que são registradas no Resumo do Projeto e no PID.

O relatório do projeto é fornecido pelo programa. O Business Case e os resultados do projeto estão ligados aos benefícios que devem ser alcançados pelo programa. O projeto é controlado com base nas entregas relacionadas aos benefícios sobre os quais o programa é calculado.

Cada mudança que influencia áreas fora do projeto deve ser adaptada à estratégia de gerenciamento de programas e, quando necessário, o gerenciamento de programas deve tomar as decisões. Um exemplo aqui pode ser a mudança de objetivos ou de resultados predefinidos do projeto, bem como mudanças no Business Case.

Tipos de programas

Cada programa é único no que pretende fornecer e as circunstâncias em que isso é realizado. A Figura 3 mostra exemplos de tipos de programas e áreas onde as mudanças são realizadas.

Construção, engenharia e Tecnologia da Informação e Comunicação
É característico deste ambiente ser inequívoco e os resultados a serem entregues são muitas vezes claramente descritos e especificados. É claro que isso ocorre muitas vezes, quanto tempo e energia serão necessários. Haverá poucas mudanças importantes enquanto o projeto estiver sendo realizado. Isto envolverá a preparação e a conclusão dos produtos, com foco mais no trabalho orientado para resultados e não apenas nos objetivos do projeto.

Este tipo de programa difere dos projetos na distribuição de tarefas, autoridade e responsabilidades. Com um projeto, o Gerente de Projeto é responsável pela produção de resultados do projeto que estão dentro do orçamento, produzidos a tempo e podem ser usados ​​pelo cliente para realizar o Business Case.

Com um programa, o gerente (Gerente do Programa) é responsável pelo acima, bem como para entregar os resultados e a realização (parcial) do Business Case.

Isso pode, por exemplo, lidar com a implementação e desenvolvimento de um novo centro de computação, ou a introdução de um novo produto, em que o desenvolvimento será revisado após alguns meses para ver se ele pode ser incluído na faixa padrão.

Gestão da mudança

Isso diz respeito a programas para realizar mudanças em uma organização de um ponto de vista estratégico, com eficácia e eficiência como pontos de partida para a mudança. Considera-se, portanto, a realização de benefícios. Este tipo de mudança é muitas vezes menos claro do que o tipo anterior de programa, mas ainda há uma visão razoavelmente boa do que deve ser feito.

As chances de mudança são maiores, mas as mudanças geralmente serão abordadas e tratadas de forma reativa. Mais componentes se tornarão claros ao longo do período de implementação e estes podem ser gerenciados como projetos.

Exemplos desse tipo de programa podem incluir mudar um departamento para acomodar as demandas de um novo mercado ou a fase de reorganização após uma fusão ou aquisição.

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Figura 3 Tipos de mudança
(Fonte: Gerenciamento de programas com base em MSP – adaptado)

Política e estratégia


Um programa estratégico consiste em um conjunto de projetos e atividades individuais para a realização dos objetivos estratégicos de uma organização. Isso também se baseia em uma visão, mas trata muito mais de atingir os objetivos estratégicos mais altos do que apenas os benefícios.

O ambiente é ambivalente, então não há uma imagem clara do que deve ser feito. As negociações são muitas vezes realizadas neste caso para encontrar clareza para o procedimento que se segue. Os quadros são mais flexíveis e todo o escopo das mudanças é tratado com cuidado. Enquanto isso está sendo feito, partes das tarefas se tornarão mais claras e também podem ser gerenciadas como uma fase de mudança.

O que é notável é que os objetivos dos vários projetos podem entrar em conflito um com o outro, mas eles ainda apoiarão os objetivos de coordenação no contexto mais amplo. O desafio aqui é ter os vários objetivos equilibrados de tal forma que os objetivos estratégicos possam ser alcançados.

Um exemplo de um programa estratégico é a criação de um e-business. A implementação é muitas vezes apenas conduzida por uma visão do resultado final. Existem muitas incertezas no início e o Gerente do Programa reagirá de forma proativa a possíveis desenvolvimentos futuros. O programa poderia envolver a criação de sistemas, motivando os clientes a trabalhar com negócios eletrônicos, preparando a organização para o comércio eletrônico e configurando um serviço de atendimento.

Programas multi-organização

Este tipo de programa é caracterizado pela cooperação de diversas organizações na gestão ou patrocínio do programa. Essas organizações podem ter o mesmo ou diferente backgrounds (indústria ou mercado). O motivo da cooperação é o objetivo comum e os benefícios, que a organização não consegue alcançar por conta própria.

Tais programas são comuns no setor de logística, onde o conceito de “fornecer o pacote completo” está se tornando cada vez mais importante. A cooperação de longo alcance é necessária aqui no gerenciamento da cadeia de suprimentos, para atender o consumidor final de forma eficiente. Nesses programas, cada parceiro fornece a entrada para a realização da visão conjunta.

Cada organização participante mantém seus próprios objetivos comerciais a serem alcançados, bem como a visão conjunta da parceria.

Outros exemplos bem conhecidos incluem os empreendimentos privados e públicos onde o governo local e as empresas privadas trabalham em conjunto para desenvolver áreas que seriam muito mais difíceis de lançar sem cooperação direta.

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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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