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Gerenciamento de programas – uma introducao (parte 2)

Gerenciamento de programas

O gerenciamento de programas fornece uma estrutura para definir e implementar mudanças em uma organização. Este quadro abrange a criação de uma visão explícita, a definição do plano e o valor agregado da situação futura para a organização, bem como a organização e os processos, a fim de implementar mudanças e alcançar o valor agregado.

Dentro da gestão do programa, os projetos necessários são identificados e iniciados, a inter-relação dos projetos é coordenada e os resultados do projeto a serem entregues são adaptados um ao outro.

Além disso, o gerenciamento de programas abrange a identificação do valor agregado das mudanças para a organização corporativa. Os valores adicionados são explicitados e gerenciados ao longo da vida do programa.

A base do programa deve consistir no contributo dos objetivos a serem alcançados no programa para a estratégia corporativa em relação ao trabalho a realizar. A base para um programa é estabelecida no Business Case. O Business Case deve ser verificado ao longo da vida útil do programa.

Figura 1. Resultados dos projetos e resultados dos programas
(Fonte: gerenciamento de projetos com base em PRINCE2 – adaptado)

Ambiente de gerenciamento de programas

As estratégias corporativas podem ser implementadas por seções de empresas individuais. Geralmente, várias seções de empresas estão envolvidas na realização da estratégia corporativa. Recomenda-se, portanto, definir programas para alcançar estratégias corporativas. Os programas possibilitam implementar estratégias em várias seções da empresa.

Essencial para um programa bem sucedido é que as estratégias corporativas dominantes são estabelecidas na organização corporativa e que são apoiadas pela administração e por aqueles que realizam o trabalho. Além disso, é importante que os programas possam antecipar mudanças na estratégia corporativa e podem ser alterados para as novas iniciativas.

Os programas desencadear projetos onde novos produtos e / ou serviços são desenvolvidos para implementar estratégias corporativas, até que a visão futura se torne realidade e o valor agregado do programa seja alcançado.

Uma imagem clara da futura organização corporativa necessária para desenvolver a nova visão corporativa é essencial para o estabelecimento de programas. Esta imagem, o plano da nova organização, deve ser clara e inequívoca para todas as partes e permanecer assim durante a duração do programa. A Figura 2 mostra as dependências entre projetos e programas.

Figura 2 Dependências entre projetos e programas
(Fonte: gerenciamento de projetos com base em PRINCE2 – adaptado)

A estrutura de gerenciamento do programa

A implementação de mudanças nas organizações requer uma visão focada para essa mudança e uma abordagem estruturada, coordenação e gerenciamento das atividades de mudança.

O gerenciamento de programas oferece essa abordagem e ajuda a alcançar essa visão através de uma estrutura organizacional definida, processos, processos, atividades, produtos e o método de pensar.

A metodologia coloca a organização e o pessoal em condições de implementar mudanças e lidar de forma controlada com incertezas e transtornos que aparecerão durante o processo. A estrutura também é uma base para o desenvolvimento e a conclusão das habilidades necessárias para implementar as mudanças.

Os programas são diferentes dos projetos. Considerando que os projetos oferecem produtos ou serviços, o gerenciamento de programas é baseado na implementação de mudanças ou na obtenção de valor agregado para a organização.

O gerenciamento de programas não se baseia, portanto, apenas na coordenação dos projetos necessários para as mudanças, mas também na implementação e segurança das mudanças na organização e na realização dos benefícios previstos pela organização.

Quando o gerenciamento do programa deve ser usado?

Com muitos projetos e atividades em uma organização, as relações entre essas e suas dependências no ambiente (muitas vezes complexo) significam que o gerenciamento de mudanças exige um grande esforço da organização da linha e do gerenciamento operacional.

Realizar mudanças com uma capacidade limitada para realizá-los todos levou à necessidade de encontrar outro método de controle para gerenciar as mudanças.

As características desta abordagem são que estamos lidando com fases caracterizadas com muita incerteza e risco, e também com um link claro para a estratégia do negócio. A gestão do programa pode dar um contributo especial nas situações em que:

  • Existe uma falta de clareza quanto aos objetivos a serem alcançados;
  • Mudanças complexas precisam ser implementadas;
  • Existem fortes dependências entre muitos projetos e atividades;
  • A capacidade disponível é limitada;
  • Existe um ambiente turbulento dentro do qual as mudanças a serem implementadas;
  • Existem muitos riscos relacionados à implementação das mudanças;
  • Existem várias possibilidades para implementar as mudanças;
  • O resultado de vários projetos é necessário para tornar possíveis as mudanças;
  • A administração precisa gastar muito tempo na implementação das mudanças;
  • A implementação das mudanças tem um impacto muito grande nos processos primários, comprometendo a continuidade;
  • Isso requer coordenação de várias iniciativas, com um terreno comum com os processos de negócios existentes.

Em resumo, o gerenciamento de programas pode ser usado em situações onde as relações entre as especialidades de grupos de projetos são complexas e onde o uso eficiente deve ser feito da capacidade compartilhada.

O gerenciamento de programas também pode contribuir positivamente para que os custos totais da mudança sejam limitados e gerenciados, e onde o foco nos objetivos e benefícios deve ser realizado sem muita perturbação no processo primário.

Outra razão para mudar para o gerenciamento de programas pode ser que o gerenciamento sênior tem que gastar menos tempo nas mudanças.

Vantagens do gerenciamento de programas

Os benefícios do gerenciamento de programas provêm de gerenciamento de mudanças coordenado, que rege as dependências mútuas entre projetos e atividades e um foco central na realização dos benefícios. As vantagens mais importantes são:

  • Realização efetiva de mudanças por uma abordagem integral (planejada e gerenciada) a vários elementos de mudança, sem que os processos de negócios existentes sejam perturbados desnecessariamente
  • Resposta efetiva a iniciativas estratégicas ao superar a “lacuna” entre a estratégia e a realização de projetos e atividades
  • Concentre-se nos objetivos das mudanças, fornecendo um quadro para os gerentes seniores na organização, pelo qual eles podem governar e gerenciar o processo de mudança
  • Gerenciamento eficiente de recursos, pelo qual a gestão de programas fornece mecanismos para prioridades de projetos e integração de projetos.
  • Melhor gerenciamento de riscos, colocando a complexidade e o alcance do portfólio de projetos em um contexto mais amplo
  • Realização de objetivos e benefícios através da criação de um processo formal de Gestão de Benefícios.
  • Etapas importantes no processo são: identificar, definir, monitorar e medir os benefícios.
  • Gestão efetiva dos objetivos de negócios (Business Case). Configurar e manter o Business Case permite uma avaliação constante das melhores soluções do ponto de vista comercial e se a implementação contínua das mudanças ainda é desejada
  • Transição gradual dos processos de negócios atuais para novos. A transição da organização atual para a nova maneira de trabalhar é um aspecto separado do gerenciamento de programas.
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Coimbra, PMP

CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.


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