Comunicações Projeto

Gerenciamento das comunicações do projeto

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriadas. Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização. Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto. Os processos1 são divididos em:

10.1 Identificar as partes interessadas —O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

10.2 Planejar as comunicações—O processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.

10.3 Distribuir informações—O processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.

10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas—O processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

10.5 Reportar o desempenho—O processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.

Esses processos interagem entre si e com os processos das outras áreas de conhecimento. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e, caso o projeto seja dividido em fases, pode ocorrer em uma ou mais das fases do projeto. Embora os processos sejam apresentados como elementos distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de formas não detalhadas aqui.

A atividade de comunicação tem muitas dimensões em potencial, incluindo

  • Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, outros projetos, os meios de comunicação, o público);
  • Formal (relatórios, memorandos, instruções) e informal (e-mails, discussões ad hoc);
  • Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);
  • Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais);
  • Escrita e oral e
  • Verbal e não-verbal (inflexões da voz, linguagem corporal).

A maioria das habilidades de comunicação é comum para o gerenciamento geral e o gerenciamento do projeto. Alguns exemplos

  • Ouvir ativamente e de modo eficaz;
  • Perguntar, investigando ideias e situações para garantir um melhor entendimento;
  • Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;
  • Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações;
  • Definir e administrar as expectativas;
  • Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;
  • Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;
  • Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e
  • Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008  
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Coimbra, PMP

CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.


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