Projeto

Ferramentas e Técnicas PMBOK: Ativos de Processos Organizacionais

As organizações funcionam baseadas em processos. Esses processos visam a obtenção de determinados resultados. Os Ativos de Processos Organizacionais são os resultados dos processos implementados na organização em que o projeto decorre.

À semelhança do que acontece com os Fatores Ambientais da Organização também os Ativos de Processos Organizacionais servem de entrada à maioria dos processos de planeamento do PMBOK 4. No entanto, enquanto os primeiros são vistos como fatores que condicionam as opções de gestão do projeto e influenciam, positiva ou negativamente, os Ativos de Processos Organizacionais são sobretudo entendidos como fatores que ajudam à gestão e ao sucesso do projeto na medida em que representam o conhecimento que a organização obteve em projetos anteriores.

O conjunto de Ativos de Processos Organizacionais é muito diverso. O Guia PMBOK®1 descreve o subconjunto dos ativos mais relevantes, devendo o gestor de projeto ter em atenção que, dependendo da especificidade do projeto e da organização, outros podem existir.

Dependendo do tipo de setor, organização e área de aplicação, os Ativos de Processos Organizacionais podem ser organizados de formas muito diversas sendo habitualmente agrupados em duas categorias:

  • Processos e Procedimentos para a Realização do Trabalho:
    • Processos organizacionais incluindo normas, política de segurança e saúde e política de gestão de projetos, ciclos de vida padrão do produto e do projeto, e políticas e procedimentos de qualidade (por exemplo, auditorias de processo, objetivos de melhoria, listas de verificação e definições padronizadas de processos para uso na organização);
    • Diretrizes padronizadas, instruções de trabalho, critérios de avaliação de propostas de aquisição de produtos ou serviços e critérios de medição de desempenho;
    • Modelos (por exemplo, modelos de risco, modelos da estrutura analítica do projeto e modelos do diagrama de rede do cronograma do projeto);
    • Diretrizes e critérios para adequação do conjunto de processos padrão da organização para satisfazer às necessidades específicas do projeto;
    • Requisitos de comunicação da organização (por exemplo, a tecnologia de comunicação específica disponível, meios de comunicação permitidos, retenção de registos e requisitos de segurança);
    • Requisitos ou diretrizes para encerramento do projeto (por exemplo, auditorias finais do projeto, avaliações do projeto, validações de produtos e critérios de aceitação);
    • Procedimentos de controles financeiros (por exemplo, relatórios de horas, revisões de despesas e desembolsos necessários, códigos de contabilidade e cláusulas contratuais padrão);
    • Procedimentos de gestão de problemas e defeitos que definem controles de problemas e defeitos, identificação e resolução de problemas e defeitos e acompanhamento de itens de ação;
    • Procedimentos de controle de mudanças, inclusive os passos para modificação das normas, políticas, planos e procedimentos oficiais da empresa — ou quaisquer documentos do projeto — e como essas mudanças serão aprovadas e validadas;
    • Procedimentos para controle de riscos, incluindo categorias de risco, definição de probabilidade e grau de impacto;
    • Procedimentos para aprovar e emitir autorizações do trabalho.
  • Base de Dados de Conhecimento Corporativo:
    • Base de dados de medição de processos usada para recolher e disponibilizar os dados da medição de processos e produtos;
    • Arquivos do projeto (por exemplo, escopo, custo, cronograma e linhas de base da qualidade, linhas de base da medição de desempenho, calendários do projeto, diagramas de rede do cronograma do projeto, registos de riscos, ações de resposta planeadas e impacto de risco definido);
    • Base de conhecimento de informações históricas e lições aprendidas (por exemplo, registos e documentos de projetos, todas as informações e a documentação relativas ao encerramento do projeto, informações sobre os resultados de decisões a respeito da seleção de projetos anteriores e informações sobre o desempenho de projetos anteriores e informações do esforço de gestão de riscos);
    • Sistema para a gestão de problemas e defeitos contendo o fluxo de trabalho para a análise e resolução de problemas e defeitos e informações de controle;
    • Base de conhecimento sobre a gestão de configuração contendo as versões e as linhas de base de todas as normas, políticas, procedimentos oficiais da empresa e quaisquer documentos dos projetos;
    • Base de dados financeira contendo informações como horas de mão-de-obra, custos incorridos, orçamentos e desvios aos custos do projeto.

Referências

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008
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Coimbra, PMP
Como fundador da Projetos e TI, ajudo as organizações a se tornarem ecossistemas adaptativos, responsivos e auto-organizáveis, implementando novas práticas, estruturas, ritmos e tecnologias que permitam transparência, abertura, inovação e uma forma progressiva de liderar. Caso queira saber mais entre em contato comigo, inscreva-se na minha newsletter, ou me convide para uma palestra.

Graduado em Gestão de Tecnologia pelo Centro Universitário Barão de Mauá.
Pós-Graduado em Gerenciamento de Projetos, com as práticas do PMI® pelo SENAC.

Certificado como PMP® pelo PMI®. Six Sigma White Belt pela Voitto.
Especializado em BPMN2 pela Anelox, PMCanvas pela PM2.0 e Análise de requisitos

Mentor e influenciador de gestão de projetos, agilidade e transformação digital.

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