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Dashboard de Projetos – Passo a passo

Neste artigo apresentarei um forma de criar dashboards para projetos. Utilizaremos o Microsoft Project Server 2010, Banco de Dados do Microsoft Project Server (Microsoft SQL Server 2012) e o Microsoft Excel.

Antes de mais nada, gostaria de dar uma breve explicação sobre o conceito de “Dashboard”.

“Os Dashboards fornecem informações imediatas sobre o desempenho dos negócios em toda a empresa. Tipicamente, são gerados para os gerentes e executivos que precisam de uma visão geral do negócio e consideram primordial dispor de uma visualização intuitiva e oportuna dos dados estratégicos, financeiros e operacionais.“

Fonte: Wikipédia

Um dashboard de projetos é a fotografia de como seu projeto está sendo executado em um dado instante do tempo durante o ciclo de vida do projeto, demonstrando sua performance naquele instante, como se fosse o painel de instrumentos de seu veículo enquanto você está dirigindo. Nele você consegue visualizar a situação atual do veículo com apenas um olhar, desde velocidade até o nível de combustível.

Porém, mesmo com o dashboard mostrando todas as informações, não é correto gerenciar seu projeto apenas por ele, você precisa olhar para todas as direções de modo a manter seu projeto no rumo certo.

Quando se está dirigindo um veículo e tem alguém sentado no banco de passageiro, você usualmente ouvirá alguém dizendo o que deve ser feito, correto? Claro que você ouve e medita sobre este contexto e, como resultado decide ou não ajustar sua viagem.

Seus projetos também possuem alguns colegas de viagem, eles são chamados de stakeholders. Pode ser qualquer membro da equipe do projeto, patrocinador ou mesmo alguém envolvido com baixa frequência de participação.

Para que seus parceiros de viagem fiquem mais confortáveis durante o percurso, é importante que seu dashboard de projetos possua informações objetivos, de forma que minimizem opiniões subjetivas e reduzindo o ruído de comunicação sobre a situação de seus projetos.

 

Skills necessárias:

– Conhecimento intermediário da plataforma Microsoft Project Server;

– Conhecimento básico da linguagem SQL;

– Conhecimento intermediário de Microsoft Excel (Tabela Dinâmica e Funções).

Atualmente trabalho no PMO de uma empresa de médio porte e precisávamos criar um dashboard para que a minha equipe e diretores acompanhassem o andamento dos projetos da empresa.

Antes de iniciar meu primeiro dashboard de projetos, realizei várias pesquisas no Google e não encontrei nenhuma “receita de bolo” para o tema, somente alguns exemplos criados no Microsoft Excel e sem nenhuma automatização. Portanto, resolvi criar uma.

 

Necessidade

Todo relatório parte da necessidade de demonstrar resultados, metas, comparativos, históricos, etc. De nada adianta ter um banco de dados com milhares de informações se você não sabe do que realmente necessita.

Diante da necessidade de apresentar informações, nasce o Dashboard. A partir daí é possível definir quais informações buscaremos.

Informações

Os dashboard de projetos normalmente podem ser ajustados as necessidades de cada gestor ou empresa, porém é fortemente recomendável que alguns elementos façam parte de seu painel.

Seguem alguns exemplos de informações que são úteis para uma apresentação e que estão no banco de dados do Project Server.

Propriedades do Projeto – Informações básicas do projeto:

Nome do Projeto (Propriedades do Projeto)

Descrição (Propriedades do Projeto)

Gerente do Projeto (Propriedades do Projeto)

Situação Atual – Uma breve descrição de onde seu projeto se encontra:

% Concluído (Campo Padrão)

% de Trabalho Concluído (Campo Padrão)

Duração Prevista (Campo Padrão)

Duração Realizada (Campo Padrão)

Risco – Deve haver alguns elementos de gestão de riscos em seu painel, talvez a quantidade de riscos em aberto (Alto, Médio e Baixo) ou ainda apenas os riscos de criticidade alta com respectivo plano de resposta:

Risco (Campo Padrão)

Questões (Campo Padrão)

Financeiro – Permitirá ao leitor do painel saber como anda a saúde financeira do projeto, isto é, do ponto de vista orçamentário (acima ou abaixo) e quanto:

Receita Prevista (campo personalizado)

Receita Realizada (campo personalizado)

Custo Realizado (Campo Padrão)

Custo Previsto (Campo Padrão)

Variação de Custo (Custo Realizado – Custo Previsto)

Variação de Prazo (Duração Realizada – Duração Prevista)

Métricas Principais – Os famosos KPIs (Key Metrics or Key Performance) devem ser incluídos no dashboard. Este indicador pode variar por tipo de projeto, empresa ou indústria e irá proporcionar uma foto do momento de seu projeto.  Pode ser percentual de completude, percentual remanescente, horas extra, índice de qualidade, taxa de defeito ou qualquer indicador que necessite ser medido:

CPI (Campo Padrão)

SPI (Campo Padrão)

Mark-up (Receita Prevista /Custo Previsto)

Próximos Passos – Todos os envolvidos no projeto deveriam ler o painel do projeto, não somente para entender a situação atual do projeto de maneira clara e concisa, mas também para planejar os próximos passos para o projeto. Isso permitirá a remoção de quaisquer problemas ou obstáculos que estão impedindo que o projeto avance.

 

Seguem as ferramentas utilizadas:

Utilizamos o Project Server 2010 para gerenciar os projetos e após algumas pesquisas sobre a estrutura do bando de dados do Project Server, foi possível começar a arquitetar como seria a base de dados do dashboard.

A estrutura do banco de dados do Project Server funciona da seguinte forma:

O banco ProjectServer_Reporting é mais voltado para geração de relatórios e análise de informações online, portanto foi este que utilizei para o nosso dashboard.

Com acesso à este banco de dados é possível obter todas as informações e que podem ser visualizadas de duas maneiras no Excel:

1ª – Realizar uma consulta com o SQL Server Management Studio (ou similar) que retorne todas as informações necessárias e criar uma conexão do SQL Server no Excel.

2ª – Criar uma conexão do Analysis Service no Excel com o banco ProjectServer_Reporting.

Em qualquer das opções é interessante utilizar a tabela dinâmica para trabalhar melhor com as informações.

Criatividade

Depois da consistência das informações, o layout da apresentação é o segundo item mais importante.

Com todas as informações consolidadas em uma tabela dinâmica, partiremos para a criação da apresentação. É aqui que entra a criatividade de cada um, que deverá definir qual será a melhor forma de apresentar seu dashboard.

Abaixo estão alguns exemplos de gráficos e tabelas que utilizo para o meu dashboard (dados fictícios).

“Um gráfico vale mais do que mil palavras”

Pois bem, este é um processo teoricamente simples para criar um dashboard de projetos. Seguindo para um patamar mais avançado e automatizado da administração e desenvolvimento de dashboards, cito o PerformancePoint Services.

O PerformancePoint Services é um serviço de gerenciamento de desempenho que você pode usar para monitorar e analisar seus projetos, oferecendo ferramentas flexíveis e fáceis de usar para construir painéis, scorecards e indicadores chave de desempenho (KPIs).

Estamos em processo de migração para a plataforma 2013 da Microsoft e, após toda a implantação, passaremos a utilizar PerformancePoint Services. Provavelmente, o nosso atual dashboard do Microsoft Excel cairá em desuso.

Isso é tudo, pessoal! Espero que este artigo seja uma “luz” para todos que busquem uma forma de criar dashboards de uma forma rápida e automatizada.

Me coloco a disposição para qualquer eventual dúvida relacionada ao tema, ferramentas e/ou gestão de projetos.

Até o próximo artigo!

Fabrício Magno Nascimento

Comentários

5 thoughts on “Dashboard de Projetos – Passo a passo”

    1. Olá Alex.

      Infelizmente não posso disponibilizar a planilha que trabalho atualmente com ela. Até porque são muitas informações restritas aqui da empresa e a base de dados também é diferente, então a planilha simplesmente não funcionará.

      Vou providenciar uma planilha de template e adicionarei na sessão Download do site.

        1. Olá, mbermudezz.

          Devido a algumas demandas, não consegui criar o template que havia prometido, porém comecei a trabalhar em outro template no final do ano. Ele está com um visual muito agradável e objetivo.

          Assim que finalizar entro em contato.

          1. Prezado Fabrício,

            Primeiramente parabéns pelo artigo, muito bem escrito e realmente interessante.

            Haveria disponibilidade do template comentado?

            Fico no aguardo ansioso e pela colaboração agradeço.

            Att. Fabiano

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