Projeto Tempo

Cronograma: útil, não faz diferença ou inútil?

Neste artigo, que será publicado em duas partes, discutiremos sobre a utilização de uma ferramenta que ao meu entendimento, é extremamente importante na condução de projetos de sucesso, o cronograma.

Para falar em cronogramas, gostaria primeiro de exercitar seu pensamento quanto a alguns fatos corriqueiros em nossa sociedade e após discernirmos sobre tais fatos, voltamos ao assunto objetivo deste artigo.

Para você, chegar a um evento com algum atraso, em relação ao horário pré-estabelecido, é bom?

Pois, às vezes, se pode pensar que este atraso, lhe proporciona alguns benefícios como, por exemplo:

1) todos os que já estão no evento irão notar com mais atenção sua chegada;

2) que você visualiza melhor todos os que já estão no evento e não necessite se indispor com alguém que não aprecie tanto, ou ainda;

3) que como é de cultura em nosso país, tudo atrasa mesmo e não se inicia no horário marcado.

Bom, as variantes podem ser inúmeras, porém vamos refletir agora sobre a ótica dos organizadores do evento.

  • Você já parou para pensar que durante a contratação do evento, onde para se saber parte do custo final, deve-se determinar um prazo para duração?
  • Que a postergação deste prazo gerará custo extra?
  • Que, se você for o organizador, por motivos próprios, determinou o horário pensando no antes, no durante e no depois do evento?
  • Que, ainda como organizador, o atraso de seus convidados pode ser entediante, frustrante?
  • Pensando neste breve exemplo de uma situação em que podemos ser organizador ou convidado, define, o atraso em relação ao horário é bom ou ruim?

Mas lembre-se, reflita se colocando dos dois lados da moeda para não termos dois pesos e duas medidas.

Voltando ao objetivo deste artigo, existem várias formas de definição apresentadas sobre a palavra cronograma, porém em significado geral, cronograma nada mais é que a representação de pretensões ao longo do tempo para um projeto, ou seja, o desenvolver de tarefas com durações e sequenciamento, onde podem ser destacadas as operações, os objetivos, os prazos e limites de cada tarefa a ser executada.

Dito isto, tenho certeza que você, assim como qualquer pessoa ou profissional ao pensar ou planejar alguma tarefa, implicitamente, estará executando um cronograma, mesmo que não se detalhe muito data, local, horário ou recurso, correto?

Elaborando um cronograma

Ao pé da letra, a elaboração de um cronograma é muito simples1, basta determinar as etapas para se atingir o objetivo a ser conquistado, conhecer as tarefas para se atingir tais etapas, sequenciá-las de maneira lógica, determinar as durações, programar os recursos, disponibilizar tais recursos e por fim iniciar e terminar as atividades.

Você pode estar se perguntando, ele diz que é simples e escreve todas estas etapas?

Pois é, sabia que muitos dos passos descritos fazemos de maneira automática ou não fazemos?

E é esta displicência no momento de planejamento que acaba por atribuir ao nosso cronograma o insucesso.

Determinar as etapas para se atingir o objetivo a ser conquistado

Claro que para grandes projetos, para este passo, você pode ter acesso ao escopo e com este documento descrever as etapas, por isso te aconselho a pensar de maneira estrutural (construir uma EAP – Estrutura Analítica do Projeto), evitar o tal “fazer fazendo”, descreva as macro atividades.

Para exemplo simples e rápido, como a maioria dos brasileiros adoram churrasco, vamos descrever as atividades macro, para se fazer um churrasco é preciso no mínimo ter disponíveis: comidas, bebidas, utensílios e infraestrutura para o evento. Então:

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Conhecer as tarefas para se atingir tais etapas

Para este passo, você pode fazer o levantamento de tarefas utilizando várias ferramentas, como por exemplo, opinião especializada, busca por histórico de projetos executados ou semelhantes, entre outras, porém é boa pratica neste momento decidir-se até que nível de controle as tarefas irão ter.

Voltando ao nosso exemplo, na etapa comidas você entraria até que nível de detalhamento para controle? Pensaria em Sobremesas? Cuidaria de tipos de sobremesas (bolos, pudins, picolés, sorvetes de massa, sabores dos sorvetes)? Lembre-se que cada projeto é único e tem resultado exclusivo.

Talvez, para nosso exemplo, seja mais fácil tratarmos a etapa com pacotes de entrega menos detalhados, e isso cada gestor de projeto defini.

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Sequenciar tarefas de maneira lógica

Neste passo, conforme falado anteriormente, cada gestor defini o nível de detalhamento, pois este pensa ponderando as situações de acordo com o projeto, as partes interessadas e o controle de detalhes desejado.

Para a entrega do pacote de entrega SORVETE, levando-se em conta que você terá a atividade orçamento, abriria o detalhamento em seu cronograma com tipos de sorvetes? Variedade de sabores?

Entrando na atividade orçamento no pacote SORVETE, abriria o detalhamento em seu cronograma como por exemplo, orçamento 1, orçamento 2 e orçamento 3? É aqui que demonstro a decisão que cada gestor deve elaborar seu cronograma de acordo com a necessidade de cada projeto a ser entregue, quanto mais detalhado, maior o controle das atividades e dos pacotes de entrega, facilitando também o monitoramento e controle do projeto como um todo, porém o gestor deve atentar-se com a ordem de importância e de execução de cada atividade, identificando as interdependências entre elas, isso é extremamente necessário ficar claro no cronograma.

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Determinar as durações

Após você sequenciar e organizar todas as atividades de forma a atender devidamente os objetivos propostos, consequentemente no final obtendo o produto do projeto, com certeza você terá condições de estimar o tempo necessário para se realizar cada atividade, obtendo assim, a estimativa de entrega de cada pacote de tarefa e conhecendo o tempo total necessário para realização do projeto em questão.

Mencionado no item levantamento de tarefas, neste momento também é possível se fazer uso de ferramentas para a estimativa de tempo, como por exemplo, opinião especializada, histórico de projetos semelhantes, cálculos estatísticos, entre outras, porém nunca se esqueça de considerar folgas, mesmo curtas, a fim de superar imprevistos (riscos) na condução de cada atividade.

Baseado neste levantamento todo e descrito o tempo de cada atividade, finalmente você estará frente ao tão famoso cronograma de projeto, no mercado existem vários softwares disponíveis para construção deste, tais como:

  • Excel;
  • Microsoft Project;
  • Primavera;
  • Gantter
  • OpenProject

A lista de programas é grande, mas alguns como o Microsoft Project são capazes de gerar gráficos de acompanhamento (gráfico de Gantt) que facilitam muito o monitoramento e controle do projeto.

Nunca se esqueça de estabelecer um calendário com horário de trabalho para o projeto, pois conforme o dito popular “datas vencem, palavras como: amanhã, semana que vem, entre outras, não vencem”.

Programar e disponibilizar recursos

Recursos são itens inerentes a qualquer projeto, sejam eles produtos, ferramentas, máquinas e até pessoas.

Muito cuidado ao estimar ou prever um recurso, pois você pode desde não ter o mesmo disponível, seja por não prever ou estar com o mesmo item superalocado.

A superalocação acontece quando um mesmo item está disponível para duas atividades no mesmo tempo.

Você pode estar se perguntando, como assim?

Vamos usar como exemplo um profissional da sua equipe de trabalho, quando você executou a previsão do mesmo para cotar os picolés no pacote de entrega SOBREMESAS, não percebeu que também havia previsto este mesmo profissional para contratar o imóvel onde será feito o evento no pacote INFRAESTRUTURA.

Portanto, planeje, verifique e valide todas as etapas e recursos, isto elevará desde o desempenho da equipe como também a qualidade final do produto, cumprimento dos prazos e custos estabelecidos.

Monitorar e controlar as atividades

Se você executou tudo o que dissemos até aqui, realizamos o mais fácil, prepare-se, pois a meu ver o desafio nasce no monitoramento e controle. É de responsabilidade do gestor fazer com que tudo o que foi descrito no cronograma não seja deixado de lado, mas sim executado2.

Digo que em monitoramento e controle inicia-se a fase mais difícil devido a alta complexidade exigida, pois os imprevistos (riscos) acontecem nesta fase, se você não executou uma previsão de riscos e consequentemente as ações para cada risco, certamente terá alterações em suas atividades, mas não terá uma ação imediata e/ou um recurso para superar o imprevisto.

Outra responsabilidade do gestor é dimensionar as métricas de monitoramento e controle das atividades, ou seja, definir pontos críticos nas porcentagens de avanços das atividades de maneira a verificar atrasos e propor ações de recuperação, caso necessárias.

Conclusão

Após tudo o que mencionei ao longo deste artigo, minha conclusão é que o cronograma se mostra como uma ferramenta muito útil e a melhor forma de se monitorar os trabalhos, garantindo que todos os esforços estimados e disponibilizados para os pacotes de entrega estão nos prazos, e caso não estejam, seja tomada uma ação corretiva trazendo o projeto para uma atmosfera de sucesso.

Referências

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Pennsylvania: PMI, 2017  
  2. Project Builder (acesso em:10/09/2017)  
Clodoaldo Costa
Coordenador de Projetos na Savegnago Supermercados
Graduado em Engenharia de Produção e Tecnólogo em Processos Sucroenergéticos pela Instituição UNAERP (Universidade de Ribeirão Preto), Pós-graduando em Gerenciamento de Projetos - Práticas PMI pela instituição SENAC (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial).

Em gestão de projetos, foco na obtenção de aprimoramento nas áreas de conhecimentos de Tempo e Custo.

Acredito ser um profissional pragmático, porém venho tentando evoluir e ser um profissional mais holístico, como pessoa adoro buscar conhecimento em assuntos variados, isto desde aprender uma nova piada até conhecer estudos de astrofísica, mas estar junto a minha família tem prioridade nos momentos que tenho livre, onde dedico a eles o tempo que necessitarem.

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