Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

De acordo com o Guia PMBOK 6ª edição a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é “A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas.

Em primeiro lugar a EAP organiza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada..”

Posteriormente o trabalho planejado é contido dentro do nível mais baixo de componentes da EAP, que são denominados pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser usado para agrupar as atividades onde o trabalho é agendado, estimado, monitorado e controlado.

Dentro do contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado da atividade e não a atividade propriamente dita.1

A Estrutura Analítica de Projeto NÃO é um cronograma, e nem os pacotes de trabalho estão dispostos em ordem cronológica2

Processo para criação da EAP de acordo com o Guia PMBOK® 6ª Edição

Entradas

Ferramentas e Técnicas

Saídas

1. Plano de gerenciamento do projeto
• Plano de gerenciamento  do escopo

1. Opinião especializada

1. Linha de base do escopo

2. Documentos do projeto
• Especificação do escopo do projeto
• Documentação dos requisitos

2. Decomposição

2. Atualizações nos documentos do projeto
• Registro de premissas
• Documentação dos requisitos

3. Fatores ambientais da empresa

4. Ativos de processos organizacionais

De fato, a estrutura analítica do projeto (EAP) é um quadro em que os elementos de trabalho críticos, chamados de tarefas, de um projeto são ilustradas para retratar suas relações com o outro e com o projeto como um todo. A natureza gráfica da EAP pode ajudar um gerente de projeto prever resultados com base em vários cenários, que podem assegurar que as melhores decisões sobre o que se deve ou não adotar ou alterar no projeto.

Primeiramente ao criar uma EAP, o gerente do projeto define os objetivos chave em primeiro lugar e, em seguida, identifica as tarefas necessárias para atingir essas metas. A EAP assume a forma de um diagrama de árvore com o “tronco” na parte superior e os “ramos” abaixo. O requisito ou objetivo primário é mostrado na parte superior, com cada vez mais detalhes específicos mostrados à baixo.

Assim que concluída, a EAP bem estruturada se assemelha a um fluxograma em que todos os elementos são conectados logicamente, a redundância é evitada e nenhum dos elementos críticos são deixados de fora.

Agora estes elementos podem ser processados como texto simples ou como texto dentro de caixas. Os elementos da parte inferior do diagrama representam tarefas suficientemente pequenas para serem facilmente compreendidas e executadas.

Além disso as interações são mostradas como linhas que ligam os elementos. A mudança de um dos elementos críticos podem afetar um ou mais dos outros. Se necessário, essas linhas podem incluir pontas de seta para indicar a progressão do tempo ou de causa e efeito.

Nesse sentido uma EAP bem organizada e detalhada pode auxiliar a equipe de gerenciamento e os usuários chave na alocação eficiente dos recursos, orçamento de projetos, gestão de contratos, agendamento, garantia de qualidade , controle de qualidade , gestão de riscos, a entrega do produto e gestão orientada a serviços.

Estrutura Analítica de Projetos e Subdivisão do trabalho com Ricardo Vargas3

Entretanto EAP deve representar todo o trabalho identificado na declaração do escopo do projeto aprovado e serve como uma base inicial para o desenvolvimento do cronograma eficaz e estimativa de custos.

Afinal, os gerentes de projeto normalmente irão desenvolver uma EAP como um precursor de um cronograma de projeto detalhado. A EAP deve ser acompanhada de um Dicionário da EAP , que enumera e define elementos da EAP.

Os percalços de uma EAP mal feita

Naturalmente uma EAP mal feita pode resultar em diversos pontos do projeto, muitas vezes sem ela é possível que estas e outras coisas dentro do seu projeto:

  • Definição incompleta do projeto demandando diversas extensões da mesma.
  • Metas de trabalho pouco claras, poucos objetivos, metas ou seus entregáveis quase nulos.
  • Scope creep (também chamado de Escopo Divergente), ou não-gerenciáveis, frequência de mudanças do escopo.
  • Orçamento do projeto (Budget) ultrapassado.
  • Deadlines perdidas nos cronogramas de entregáveis, ou a “derrapagem temporal”.
  • Novos produtos ou características inutilizáveis.
  • Falha na entrega de alguns elementos do escopo do projeto.

Apesar de negligenciada, a EAPé, talvez o documento mais importante de um projeto, pois além elucidar e delimitar o escopo do projeto, serve para comunicar e acompanhar o progresso do mesmo.

Entretanto a EAP deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo à realização do projeto.

Suas principais utilidades são

  • Delimitar e elicitar o Escopo do Projeto;
  • Facilitar a Identificação das Fases do projeto;
  • Facilitar a Identificação dos responsáveis;
  • Orientar a identificação e descrição detalhada das Entregas do projeto;
  • Identificar as atividades do projeto;
  • Facilitar a Estimativa de Esforço, Duração e Custo;
  • Facilitar a Identificação de Riscos.

Os objetivos do desenvolvimento de uma EAP e do Dicionário da EAP servem para:

  1. Para que a equipe do projeto para planejar de forma proativa e logicamente o projeto até a conclusão.
  2. Coletar corretamente as informações sobre o trabalho que precisa ser feito para um projeto, e
  3. Realizar a organização as atividades em componentes gerenciáveis que irão atingir os objetivos do projeto .

A EAP e Dicionário da EAP não são o cronograma , mas os blocos de construção para ele.

Os objetivos da EAP, Dicionário da EAP e do Cronograma Detalhado são:

eap_objetivos

Em outras palavras a EAP e Dicionário da EAP não devem ser documentos estáticos. A construção da EAP está sujeita a elaboração progressiva, conforme novas informações se tornam conhecidas, a EAP deve ser revista para refletir essa informação.

Tal qual a equipe do projeto, que tem alterações substanciais à sua EAP deve fazer referência ao Plano de Gestão da Mudanças do projeto e seguir a orientação sobre gestão de mudanças no escopo do projeto.

Exemplo de construção de uma EAP

Logo abaixo está um exemplo simplificado EAP com um número limitado de níveis de organização. A lista a seguir descreve as principais características da EAP de amostra:

  • Níveis hierárquicos – contém três níveis de trabalho
  • Números de sequencia – usa numeração como um identificador único para todos os níveis esboço
  • O nível um é 1.0, o que ilustra o nível de projeto.
  • Nível dois é 1.X (1.1, 1.2, 1.3, etc.), que é o nível de resumo, e muitas vezes o nível em que relatório é feito.
  • O nível três é 1.X.X (1.1.1, 1.1.2, etc.), o que ilustra o nível de pacote de trabalho. O pacote de trabalho é o nível mais baixo da EAP, onde o custo e cronograma pode ser estimado de forma confiável.
  • Descrições de nível mais baixo – expressas usando verbos e objetos, tais como “fazer menu.”

eap-banquete

A numeração da EAP

Numa EAP, cada item tem um nível único e um número atribuído de modo que o trabalho pode ser identificado e seguido ao longo do tempo. A EAP pode ter diferentes números de níveis de decomposição. Segue-se a convenção geral de como as tarefas são decompostas:

  • Nível 1 – Designado pelo 1.0. Este nível é o nível mais alto da EAP e geralmente é o nome do projeto. Todos os outros níveis são subordinados a este nível.
  • Nível 2 – Designado pelo 1.X (por exemplo , 1.1, 1.2). Este nível é o nível de resumo.
  • Nível 3 – Designado pelo 1.X.X (por exemplo, 1.1.1, 1.1.2). Este terceiro nível compreende os subcomponentes a cada dois elemento resumo nível. Este esforço continua para baixo até que os níveis progressivamente subordinados são designados para todo o trabalho necessário para o projeto inteiro.

Enfim, se as tarefas são adequadamente subordinadas, a maioria dos softwares de gerenciamento do projeto automaticamente criarão tarefas numéricas usando a convenção acima.

A Estrutura Analítica de Projeto NÃO é um Organograma. Haverá pessoas responsáveis pelos pacotes, mas a colocação destas pessoas não determina subordinação funcional.4

Métodos de construção da EAP

Embora existam diferentes métodos de decomposição de trabalho do projeto e da criação de uma EAP, a maneira mais simples e eficaz é a utilização de algum tipo de exibição visual dos entregáveis, fases ou atividades.

Idealmente, todos os membros da equipe do projeto devem se reunir e debater todo o trabalho necessário para concluir as entregas do projeto com sucesso.

Constantemente o envolvimento de todos os membros da equipe neste processo aumenta a probabilidade de que o EAP resultante seja abrangente e completa.

Normalmente, os membros da equipe começam pela identificação de todos os resultados do projeto ou marcos e, em seguida passam a decompor um de cada vez em uma lista detalhada e sequencial das atividades detalhadas necessárias para concluir a entrega ou marco. Uma maneira de realizar visualmente esse processo é usando post-its para representar cada produto e sub-atividade.

Tipos de Estruturas Analíticas do Projeto

EAP Orientada à entrega

A EAP orientada a entrega é construída em torno de resultados ou produtos desejados do projeto. Este tipo de EAP provavelmente incluiria as seguintes características:

  • Segundo nível – Aqui todas as caixas são os nomes de todas as entregas do projeto do fornecedor que se espera que sejam necessários como parte de um contrato. Nível 2 deverá também incluir quaisquer entregas de tarefas da agência.
  • Terceiro nível – Todos os itens são atividades-chave necessárias para produzir o nível das entregas.
  • Níveis adicionais são usados dependendo da magnitude das entregas e o nível de detalhamento exigidos para estimar com confiabilidade o custo e cronograma.

Neste caso, na EAP orientada a entrega, todos os resultados são identificados, e todo o trabalho está incluído.

Não raro em projetos estaduais adquiridos como contratos de preço fixo são adequados para a abordagem orientada a entrega.

Organizada desta forma, os gerentes de projeto e a equipe de gerenciamento podem rever e intercalar as entregas e facilmente determinar a porcentagem do trabalho que está completo. Às vezes, uma EAP orientada a entrega e sua programação associada pode ser confusa para ler, porque seus itens não são organizados sequencialmente ao nível mais alto. Elas são, no entanto, muito úteis para demonstrar o progresso em relação as entregas contratadas.

Vantagens:

  • Visualiza claramente as partes que compõe o projeto;
  • Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos;
  • Facilita identificação de riscos técnicos;

Desvantagens:

  • Não oferece visão cronológica

EAP orientada à processos ou fases

Uma EAP orientada à processos é semelhante a uma EAP orientada a entrega, exceto que ela é organizada, no nível mais alto por fases ou etapas de um processo e não por resultados.

A vantagem de usar uma EAP orientada à processos é que ela incentiva a inclusão do processo de entregas exigidas, como o desenvolvimento do Ciclo de Vida das entregas.

Independentemente do tipo de EAP empregada, as equipes de projeto devem assegurar que todas as prestações contratuais e o ciclo de vida serão contabilizados na EAP. Uma EAP orientada à processos tipicamente inclui:

  • Nível 2 – As atividades são fases ou agendar checkpoints / marcos. Essas atividades podem ser fases do ciclo de vida como Iniciação, Planejamento, etc..
  • Nível 3 – As atividades são as atividades necessárias para completar o Nível 2 fases ou etapas. Várias tarefas são incluídas para qualquer trabalho que precisa ser realizado em diversas fases.
  • Níveis adicionais são usados dependendo da duração da fase de programação e ou o nível de detalhe necessário para estimar com confiabilidade o custo e cronograma.

Na criação de uma EAP orientada à processos, todos os resultados são identificados, e todo o trabalho está incluído. Esta abrangência vai reduzir o risco “extra patrimonial” das tarefas de trabalho , o que pode ter impactos inesperados sobre o cronograma do projeto.

Vantagens:

  • Oferece uma visão “cronológica” dos acontecimentos no projeto;
  • Facilita o entendimento de pessoas leigas;
  • Facilita o posterior gerenciamento das atividades.

Desvantagens:

  • Pode ofuscar a visão das partes necessárias para uma entrega específica;
  • Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (ex: Controle do projeto)

EAP Orientada à Equipes

Visualiza os pacotes de trabalho a partir da divisão de Equipes do Projeto.

Vantagens:

  • Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes.

Desvantagens:

  • Não mostra cronologia nem a organização das partes das entregas.

Quantos níveis minha EAP deve ter?

Existem dois métodos padrão da indústria para determinar quantos níveis de uma EAP deve ter

Método tradicional

Tradicionalmente, o Guia PMBOK® defende um modelo de até sete níveis predeterminados, que tem a vantagem de rótulos claros e definições de cada nível (por exemplo, programa, projeto , tarefa, sub-tarefa , produto de trabalho , e o nível de esforço).

Contudo a desvantagem deste modelo é que ele requer um nível de detalhe que pode ser desnecessário. Modelos / métodos com níveis predeterminados e definições de nível podem fazer a informação precisa ser incluída claramente, mas não têm flexibilidade.

Abordagem contemporânea

A abordagem mais contemporânea visa deixar que as características do projeto dite o número de níveis utilizados à cargo do Gerente de Projeto.

É uma boa prática para identificar o número de níveis que serão utilizados para que um projeto mantenha a consistência na construção da EAP.

Consequentemente o número de níveis deve ser suficiente para permitir que o Gerente de Projeto estime de forma confiável o cronograma e o custo e efetivamente monitore e controle os pacotes de trabalho.

Pacotes de trabalho X Conta de controle?

Enquanto os pacotes de trabalho contém o trabalho à ser realizado, você pode utilizar contas de controle, que serão usadas como resumos das atividades, estes resumos podem ser utilizados depois para aglutinar o orçamento dos pacotes de trabalho, ou mesmo dividir corretamente as atividades.

A Estrutura Analítica de Projeto NÃO é um Organograma. Haverá pessoas responsáveis pelos pacotes, mas a colocação destas pessoas não determina subordinação funcional

Meus Deus quantos detalhes!?

A EAP deve ser suficientemente detalhada para permitir que o Gerente de Projeto estime de forma confiável tanto o cronograma quanto o custo. Um ponto de vista é que o menor nível de detalhamento do projeto não deve ser superior a 40 horas totais de trabalho e deve ser atribuído a uma única pessoa.

Assim também, este nível de detalhe permite que o gerente de projeto avalie facilmente se o trabalho do projeto está completo, quem é responsável por executar o trabalho, e quais as tarefas que estão em desacordo com o plano da linha de base.

Sobre a regra 8/80 e 4/40

Outra boa medida é a regra “8-80” que recomenda que o menor nível de trabalho não deve ser inferior a 8 horas e não maior do que 80 horas. O nível de detalhe dos pacotes de trabalho devem ser documentados no Dicionário da EAP ou do Plano de Gerenciamento de Escopo.

Após definir o primeiro nível da WBS, você deve detalhar até encontrar os pacotes de trabalho. Não existe limite de quantidade de níveis, use quantos precisar, observando a regra dos 8/80, cujo os pacotes de trabalho não devem ser menores que 8 horas, nem maiores que 80, mesmo que você use essa regra como métrica eu trabalho com a regra 4/80 ou seja, minhas atividades podem ter 4h,8h,40h ou 80h.

O que é o Dicionário da EAP?

De acordo com o Guia PMBOK®: O dicionário da EAP é um documento que fornece informações detalhadas sobre entregas, atividades e agendamento de cada componente da EAP. O dicionário da EAP é um documento que dá suporte à mesma.

A maioria das informações incluídas no dicionário da EAP é criada por outros processos e adicionadas a este documento em um estágio posterior. As informações no dicionário da EAP incluem, mas não estão limitadas a:

  • Identificador de código de contas,
  • Descrição do trabalho,
  • Premissas e restrições,
  • Organização responsável,
  • Marcos do cronograma,
  • Atividades do cronograma associadas,
  • Recursos necessários,
  • Estimativa de custos,
  • Requisitos da qualidade,
  • Critérios de aceitação,
  • Referências técnicas, e
  • Informações sobre acordos

Amostra do Dicionário da EAP

Como o Gerente de Projetos e a Equipe devem discutir e definir a EAP e endereçar quantos níveis e quantos detalhes devem entrar no EAP, a equipe do projeto deve criar um Dicionário da EAP para capturar as informações da tarefa incluindo nomes de tarefas, produtos de trabalho, o nível de esforço, os recursos, dependências e outros.

Da mesma forma o Dicionário da EAP deve ser consistente com a EAP. As informações exibidas no Dicionário da EAP vão ajudar o Gerente de Projeto para mais tarde desenvolver o cronograma inicial detalhado. O Dicionário da EAP pode ser tabelado ou em formato listado.

Formato Tabelado

dicionario-eap-excel

Formato Listado (excel)

dicionario-eap

O que não colocar numa EAP e o que devem ser os pacotes de trabalho

Eventualmente a utilização inadequada de componentes na estrutura Analítica de Projeto. Por exemplo, Desenhos não são um pacote de trabalho, são os entregáveis de um pacote de trabalho.

Quando você elaborar os documentos de construção da convecção do forno, por exemplo: isto é um pacote de trabalho. Iniciação, Controle, são fases do projeto, não são pacotes de trabalho. Suporte de TI não é um pacote de trabalho.

Ferramentas gratuitas

Caso você procure uma ferramenta gratuita, online e bastante útil para elaboração da EAP é o Wbstool.

Critérios de sucesso e considerações finais

Uma vez que a chave para uma boa EAP e Dicionário da EAP é o envolvimento dos membros da equipe do projeto para identificar de forma abrangente e discutir as atividades do projeto. O Gerente de Projeto deve garantir que todo o trabalho que precisa ser realizado para o projeto esteja contido no Dicionário da EAP e que seja entendido pelos membros da equipe.

Entretanto, todo o trabalho deve ter duração, os recursos, as dependências, e o nível de esforço claramente definidos. O Gerente de Projeto deve obter feedback de todos os membros da equipe para garantir que a EAP e o Dicionário da EAP sejam válidos e abrangentes antes de elaborar o cronograma detalhado. Lembre-se todos os projetos devem ter uma EAP, mas mantenha o bom senso e não decomponha mais que o necessário. Tem mais alguma dica para compartilhar?

Referências

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Pennsylvania: PMI, 2017.
  2. Estrutura Analítica de Projeto (EAP) na Blogtek | http://blogtek.com.br/estrutura-analitica-de-projeto-eap/
  3. Canal Ricardo Vargas no Youtube | http://www.youtube.com/user/rvvargas
  4. Estrutura Analítica de Projeto (EAP) na Blogtek | http://blogtek.com.br/estrutura-analitica-de-projeto-eap/

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