Comunicações Integração Partes Interessadas PMI Projeto Recursos Humanos

Comunicação, você está fazendo isso corretamente em seus Projetos?

Quando falamos em trabalho ou esforço, em qualquer organização e em qualquer ramo de atividade, sempre pensamos em prazo, custo, qualidade e escopo. Em gerenciamento de Projetos não é diferente, e ainda aparecem outras áreas como riscos, stakeholders, aquisição, coordenação de equipes e etc.

A administração de todas essas áreas de conhecimento, faz com que o Gerente de Projetos ou qualquer Gestor tenha uma série de habilidades e técnicas para manter o time unido, alinhado e motivado.

Gerenciar Pessoas e atender as expectativas de todo time é um dos grandes desafios do Gerente de Projetos, e o motor para que essa engrenagem gire de forma eficaz é a comunicação.

“Projetos são realizados por pessoas, que se valem da comunicação para compreender como devem realizar tarefas e cumprir os objetivos estabelecidos por esses projetos.”

No nosso dia a dia, vemos claramente a importância de uma comunicação clara, direta e objetiva. Em todos lugares que a gente vai vemos pessoas se comunicando e quando essa comunicação é falha fica nítido o ruído causado.

A comunicação está presente no carro que passa vendendo pamonha na frente de nossas casas, no posto de combustível quando falamos que combustível é para abastecer nosso carro e o valor pretendido, em negociações com fornecedores e em negociações milionárias de grandes empresas.

Se em qualquer um desses exemplos a comunicação for falha ou a mensagem não for passada com clareza teremos um ruído em nossa comunicação que pode gerar sérios problemas.

No decorrer desses anos trabalhando com T.I., tenho notado que muitos dos problemas dentro dos Projetos ocorrem por falha na comunicação. Muitos desses problemas ocorrem devido a correria do nosso dia a dia.

Quantas vezes não falamos que entendemos o que é pra fazermos em nossas atividades sem ter entendido claramente a mensagem ou o requisito?

Quantas vezes não queríamos que uma reunião acabasse logo para já iniciarmos nossas tarefas, achando que essa reunião estava nos tomando tempo?

Hoje com o movimento Ágil vemos muitas literaturas que colocam tempo nas reuniões ou que procuram abolir documentos.

Sabemos que reuniões muito longas não são produtivas e que documentos muito extensos não são lidos, porém temos que equilibrar esses artefatos, temos que procurar realizar reuniões curtas e produtivas mas que não deixe dúvidas de escopo e de tarefas, devemos elaborar documentos onde sirvam de guia para tirarmos qualquer dúvidas que surgirem, e que seja claro e objetivo. Isso tudo é resolvido facilmente com uma comunicação eficaz e eficiente.

Com base em toda essa vivência com Gerenciamento de Projetos, vejo que a comunicação pode ser claramente explicada e aplicada com base em alguns pilares, que são: Processo de Comunicação, Canais de Comunicação, Ruídos e Feedback.

Processo de Comunicação

É a história que temos do emissor e do receptor, onde há troca de informações, partilha de ideias por meio de gestos, atos, palavras, figuras, imagens e símbolos. Uma comunicação só será eficaz quando atingir seu objetivo e produzir a resposta desejado do receptor.

Canais de Comunicação

É como a mensagem é passada do emissor para o receptor, seja ele formal ou informal. Depende sempre da política da empresa. Podendo ser passada essa mensagem por telefone, e-mail, redes sociais, face a face, etc. Escolha sempre um canal que seja de fácil acesso a todos, e que as pessoas já conheçam.

A escolha errada do canal de comunicação pode se tornar uma barreira no processo de comunicação ou até mesmo causar ruídos.

Ruídos

É tudo o que interfere uma boa comunicação, seja ele causado por algo externo ou até mesmo pelo emissor, como por exemplo: voz baixa, falta de clareza na mensagem, uso de jargões, etc. Procure evitar os ruídos em sua comunicação seja o mais claro possível e procure sempre a comunicação mais direta possível, pois é a maneira mais fácil de colher o feedback esperado.

Feedback

Sem o feedback o emissor não sabe se sua mensagem foi recebida e compreendida. É a informação que o emissor observa da reação do receptor à sua mensagem. O feedback deve ser coletado a todo tempo, uma das melhores formas para se fazer isso, é pedindo para o receptor lhe dizer o que ele entendeu a respeito do que você disse a ele.

Com isso você acaba validando o entendimento da mensagem e aproveita para confirmar se o modo como está transmitindo suas mensagens está correto, se está utilizando as palavras corretas e com clareza.

Com todo esse esclarecimento, espero ter contribuído para um melhor conhecimento sobre a comunicação e sua importância no Gerenciamento de seus Projetos.

Procure sempre seguir esses pilares sobre a comunicação, eles são importantes para o nosso dia a dia seja Gerenciando Projetos, seja conversando em sua própria casa com seus familiares.

Espero que tenha conseguido contribuir com esse artigo, e fico a disposição caso queiram conversar sobre o assunto COMUNICAÇÃO.

Ferrucio Martins, PMP
Gerente de Projetos Ágil na Jet e-business.

Gerente de Projetos Ágil Certificado PMP, Certificado SFC.

Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, independente da metodologia ou framework.


Comentários

Deixe uma resposta