Como fazer uma WBS / EAP

O artigo dessa semana discorre sobre a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou Work Breakdown structure (WBS) e que diferente da PBS (Product Breakdown Structure) tratada em artigo anterior, tem sua estruturação através do detalhamento das “entregas” que o projeto irá demandar.

Você já conhece tudo o que precisa para Criar a estrutura analítica do projeto, mas hoje você vai aprender a criar a sua.

A WBS é uma ferramenta visual que permite a estruturação de um projeto de forma simples, visual e contém todo o trabalho necessário para conclusão do projeto. Ela se parece com um “organograma empresarial”, mas seu objetivo é identificar que partes compõe um projeto.

Apesar de negligenciada, a WBS é, talvez o documento mais importante de um projeto, pois além elucidar e delimitar o escopo do projeto, serve para comunicar e acompanhar o progresso do mesmo.

A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo à realização do projeto.

Suas principais utilidades são

  • Delimitar e elicitar o Escopo do Projeto;
  • Facilitar a Identificação das Fases do projeto;
  • Facilitar a Identificação dos responsáveis;
  • Orientar a identificação e descrição detalhada das Entregas do projeto;
  • Identificar as atividades do projeto;
  • Facilitar a Estimativa de Esforço, Duração e Custo;
  • Facilitar a Identificação de Riscos.

A WBS pode seguir uma numeração identada (Figura abaixo). Serve para facilitar a organização dos pacotes de trabalho, que serão descritos na fase seguinte (antes do cronograma) e facilita a “rastreabilidade” de um pacote de trabalho no cronograma.

A WBS pode ser construída de diversas formas conforme o propósito e tipo de projeto. As formas mais comuns de montagem da WBS são: Por Fases, Por Entregas e Por Equipes. Abaixo são apresentados exemplos de WBS em cada uma das formas.

WBS por Fases

Organiza fases no primeiro nível e eventualmente no segundo nível também.

Vantagens:

  • Oferece uma visão “cronológica” dos acontecimentos no projeto;
  • Facilita o entendimento de pessoas leigas;
  • Facilita o posterior gerenciamento das atividades.

Desvantagens:

  • Pode ofuscar a visão das partes necessárias para uma entrega específica;
  • Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (ex: Controle do projeto)

WBS por Entregas

Mostra as partes necessárias para compor as entregas do projeto.

Vantagens:

  • Visualiza claramente as partes que compõe o projeto;
  • Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos;
  • Facilita identificação de riscos técnicos;

Desvantagens:

  • Não oferece visão cronológica

WBS Por Equipes

Visualiza os pacotes de trabalho a partir da divisão de Equipes do Projeto.

Vantagens:

  • Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes.

Desvantagens:

  • Não mostra cronologia nem a organização das partes das entregas.

Ferramentas gratuitas

Uma ferramenta gratuita, online e bastante útil para elaboração da WBS é o Wbstool.

Conclusão

Após definir o primeiro nível da WBS, você deve detalhar até encontrar os pacotes de trabalho. Não existe limite de quantidade de níveis, use quantos precisar, observando a regra dos 8/80, cujo os pacotes de trabalho não devem ser menores que 8 horas, nem maiores que 80, portanto use essa regra como métrica.

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