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Como evitar o aumento de escopo em um projeto de web design WordPress

Você já leu aqui o início da nossa série Como evitar o Scope Creep, Scope Creep – Projetos de larga escala comparado à Sistemas Complexos e Desenvolvimento web – Evitando Scope Creep e estouro de orçamento e se não leu eu recomendo, além disso temos nossa Pesquisa sobre Scope Creep que será de grande valia a sua participação para conclusão desta série de artigos.

Scope Creep é a ruína de qualquer gerente de projeto. Aplica-se em qualquer outra indústria e também ao web design WordPress – se não mais.

Enquanto temos o aumento do escopo como prejudicial (não há nada de errado em permitir que o escopo de um projeto possa evoluir) pouquíssimos clientes sabem exatamente o que querem de seu site no início do projeto – muitas pessoas só podem visualizar este depois de ver o primeiro esboço do site.

É perfeitamente natural que um cliente altere as necessidades durante o projeto – seja solicitando páginas ou recursos adicionais que não foram discutidos antes, ou pedir que algo seja implementado de uma maneira diferente.

No entanto, isso se torna um problema caso você não saiba como antecipá-lo e controlá-lo corretamente. Você começa a sentir-se ressentido porque o cliente está exigindo mudanças que não foram acordadas (mas que você sente que não pode cobrar uma taxa extra), e a relação começa a quebrar.

Aqui estão alguns cenários comuns onde o aumento do escopo pode se tornar um problema:

  • Você citou a “concepção de um novo site profissional”, sem fixar um limite para o tamanho do site. O cliente acaba querendo muito mais páginas do que tinha orçamentado – mas você não pode cobrar a mais por isso, porque você não definiu um limite no número de páginas!
  • Você projetou um site WordPress usando um tema “de prateleira”, mas não disse ao cliente que você estava usando um tema – como resultado, o cliente solicita várias de alterações de design que vão exigir grandes personalizações no tema. Você é forçado a fazer essas mudanças dentro do orçamento original porque você ainda não explicou que personalizações temáticas não foram incluídos.
  • Você está desenvolvendo um plugin customizado para WordPress e o cliente pede alguns recursos que você não tinha previsto. Porque o seu briefing e orçamento não definiu claramente o que era e não foi incluído, e neste caso não tem como dizer que ele não estava no escopo original.
  • Você está a criação de uma loja online no WordPress e não disse ao cliente que plugin que estava usando. Quando o cliente pede uma integração de banco com report customizado através do plug-in, você percebe que este plug-in não permite tal recurso. Uma vez que o cliente não tenha concordado com a escolha plugin, você pode se sentir obrigado a adicionar esse recurso a partir do zero.

3 maneiras de evitar o aumento do escopo em um projeto WordPress

1. Defina claramente seus objetivos

Gerenciar o aumento do escopo é falar o tempo todo sobre “requisitos, requisitos e requisitos”!

Se você não tem uma especificação escrita e clara para um projeto, então é impossível definir o que está incluído no briefing – e também identificar quando o cliente pede algo que é novo no projeto. Como falamos no artigo anterior um Briefing completo e conciso é essencial no início do projeto – não se esqueça do briefing reverso – Em geral para projetos WordPress menores, este documento deve ser suficiente para todo o projeto.

A especificação escrita pode assumir muitas formas – pode ser tão simples como algumas frases em um e-mail (para projetos muito pequenos), um orçamento por escrito que descreve exatamente o que você vai fazer para o preço cotado, ou um documento de especificação. Lembre-se de adaptar a metodologia de acordo com seu projeto.

Não existe metodologia mágica para gestão de projetos, existe o gerente de projetos que se adapta em cada tipo de projeto. (Dica pessoal)

Seu orçamento por escrito deve incluir uma declaração clara, como “O preço cotado é baseada em nossa compreensão de suas necessidades, como descrito em (nesta proposta / documento de especificação separado)”.

2. Um bom e aberto relacionamento com o cliente

Você precisa construir um relacionamento com o cliente que seja aberto e inclusive sobre os custos. Isso vai fazer você se sentir mais confortável quando explicar que as solicitações que pediram na verdade são novos itens que não estavam acordados e poder incluir no projeto ajustando o orçamento de acordo com a demanda.

3. Fazer uma gestão proativa de projetos

É fácil ficar preso no dia-a-dia de um projeto de web design ou desenvolvimento WordPress – quando seu desejo é o de agradar o cliente e projetar um bom site, o seu instinto natural é para acomodar os seus pedidos, sem dúvida.

Adquira o hábito de manter uma perspectiva mais ampla e regularmente remeter por escrito o orçamento original. Isto irá alertá-lo para qualquer aumento do escopo como acontece, o que lhe permite gerenciar ativamente a situação e manter as coisas sob controle.

Como se comunicar com os clientes sobre aumento do escopo – de uma forma positiva!

Ao invés de ficar na defensiva, se o cliente pede algo novo, você pode utilizar uma forma positiva para que ele entenda que pediu algo fora do escopo.

Não diga (em um tom irritado): “Este item foge do escopo acordado em nosso briefing e o que você solicitou não está no acordo inicial”.

Diga (em um tom amigável): “Sim, nós podemos fazer isso por você. Como este é um novo requisito que nós não discutimos antes, eu vou ter de documentar e orçar separadamente – no entanto, eu acho que é uma ideia realmente boa e vai fazer uma grande diferença para o seu site. O custo será … “ (ou se você não concordar com a sugestão, pode dizer) “Sim, podemos fazer isso por você. Uma vez que este é um novo requisito que nós não discutimos antes, eu preciso documentar e orçar separadamente. No entanto, acredito que pode haver melhores formas de alcançar o que você está procurando dentro do orçamento existente, por exemplo, nós poderíamos … “.

É uma distinção sutil, mas importante que vai ajudar a manter o seu cliente. O truque é ser positivo e não negativo e defensivo.

Gerenciar o orçamento depois que o aumento do escopo aconteceu

Lembre-se que quando o cliente pede algo novo, imediatamente envie uma cotação para o novo requisito. Não faça qualquer trabalho extra até que tenham aprovado explicitamente a citação por escrito (pode utilizar o e-mail também). Se isso acontece algumas vezes, então você deve atualizar o seu orçamento formal desde o início do projeto, e reenviá-lo com todos os extras incluídos.

Esta é uma dica importante e simples visto que seu cliente sempre terá as anotações dos extras solicitados, mesmo que você tenha aprendido da maneira mais difícil como eu que tentando agradar o cliente acabei enviando as notas de orçamento depois o que fez com que o cliente ficasse chocado com o total excedente do projeto, nem preciso dizer que o projeto acabou mal não é?

Como você pode ver, é fácil o aumento do escopo acontecer em um projeto de web design WordPress. Quando pensamos sobre o assunto, a resolução é simples e basta que você enquadre em seus projetos. E eu não me esqueci do checklist para seus projetos WordPress, ele estará aqui no próximo artigo, afinal é muita coisa para um post só!

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Coimbra, PMP

CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.


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