Escopo Projeto

Comparativo das Técnicas de Brainstorming e Grupo Nominal no Processo de Coleta de Requisitos

A coleta de requisitos representa uma atividade de extrema importância na área de conhecimento do Gerenciamento do Escopo, e seu principal objetivo é reunir todos os requisitos das partes interessadas envolvidas em um projeto. Entenda requisitos como sendo “o que as partes interessadas esperam do projeto ou do produto do projeto”.

De acordo com o capítulo 5 do PMBOK®1, a coleta de requisitos é definida como sendo o “Processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto. O principal benefício deste processo é o fornecimento da base para definição e gerenciamento do escopo do projeto, incluindo o escopo do produto”.

Com a intenção de relacionar o cumprimento dos objetivos do projeto com o atendimento das necessidades das partes interessadas, várias técnicas e ferramentas são utilizadas para coletar os requisitos do projeto a partir das partes interessadas. O processo visa não deixar aparas, resultando em uma lista detalhada dos requisitos do projeto.

Se esse processo for executado de forma abrangente e correta, elimina-se a possibilidade de surgimento de surpresas desagradáveis à medida que o projeto se encaminha para o encerramento. Dentre as técnicas utilizadas para coletar requisitos destaca-se o Brainstorming2, que é uma atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo, colocando-o a serviço de objetivos pré-determinados.  A técnica propõe que o grupo se reúna e utilize a diversidade de pensamentos e experiências para identificar objetivos dos clientes, riscos, entregas, pacotes de trabalho, recursos, tarefas e responsabilidades.

Com isso, espera-se reunir o maior número possível de ideias, visões, propostas e possibilidades que levem a um denominador comum e eficaz para solucionar problemas e entraves que impedem um projeto de seguir adiante. Durante as reuniões novas ideias são geradas a partir de ideias existentes e consequentemente ajudam a identificar novos requisitos3.

Como exemplo prático de aplicação desta técnica, suponha que você seja um Gerente de Projetos e será responsável por conduzir uma sessão de Brainstorming em seu projeto para identificação de requisitos. Selecione para fazer parte do grupo partes interessadas pré-qualificadas e especialistas que melhor representam a organização e que estarão envolvidos no processo de execução do projeto. Permita que as pessoas do grupo interajam entre elas de maneira que o grupo forme sua identidade e abrace o desafio do projeto como um time coeso. O resultado desta prática será um conjunto de requisitos bem definidos, um trabalho em equipe que torna o levantamento de requisitos mais eficaz e um tempo para obtenção de informações reduzido.

A vantagem deste processo é que varias pessoas pensam melhor do que uma, há o rompimento da inibição de ideias e a generalização da participação de membros do grupo. O grande problema desta técnica é conseguir a disponibilidade de todas as partes interessadas para participar das reuniões, fato este que pode inviabilizar o levantamento de dados. Para levar a técnica de Brainstorming um nível acima, é utilizada a Técnica de Grupo Nominal (TGN), que se trata de um processo de dinâmica de grupo que tem por finalidade chegar a uma solução de determinado problema através de uma votação. Essa técnica tem sido utilizada na área organizacional no sentido de gerar consenso para a tomada de decisão em equipe.

Quando aplicada no processo de coleta de requisitos, ela visa priorizar ideias ao invés de gerar novos requisitos. Em uma técnica de grupo nominal, os participantes da reunião ranqueiam as ideias mais promissoras e isto ajuda a focar nos requisitos mais valiosos ou priorizar ideias no processo de geração de requisitos do projeto. Esta técnica é normalmente utilizada em reuniões de Brainstorming, onde há muitas ideias oriundas de varias partes interessadas e ordenar e priorizar as ideias é extremamente necessário para se atingir o sucesso ao término da reunião4.

Os estágios da técnica de Grupo Nominal

Estágios da Técnica de Grupo Nominal

Como sugestão para executar uma Técnica de Grupo Nominal, siga os seguintes passos

  • Cada participante deverá escrever suas ideias a respeito do problema que está sendo discutido (parte de Brainstorming);
  • Em seguida, cada participante deverá apresentar suas ideias verbalmente ou de maneira escrita em um quadro;
  • O grupo deverá discutir essas ideias simultânea e espontaneamente;
  • Após a discussão ser finalizada, uma votação deverá ser conduzida para permitir que os participantes escolham as melhores ideias. As ideias com mais votos são adotadas e implementadas.

Exemplo prático

Situação/Problema 5

Considerando que os custos hospitalares têm sido excessivos, nos últimos anos, e manifestam uma tendência crescente, que medidas concretas, e ao mesmo tempo exequíveis, deverá o Ministério da Saúde tomar nos próximos 6 meses para contribuir para a contenção daqueles custos?

Foram convidados 7 peritos a quem foi explicado, em detalhe, a T.G.N. e os objetivos desta reunião. A cada um deles foi entregue uma folha de papel onde se encontrava a situação problema e uma outra folha no topo da qual estava escrito: Como controlar os custos hospitalares?

Aos participantes foram concedidos 15 minutos para escrever nesta segunda folha e em frases curtas, os itens que consideravam essenciais. O coordenador do grupo recolheu as folhas com os itens e escreveu no quadro a seguinte lista:

  1. Reduzir o “numerus clausus” das Faculdades de Medicina
  2. Reduzir o número de camas hospitalares
  3. Desenvolver esquemas de avaliação dos custos hospitalares
  4. Incentivar o controle das despesas em cada serviço hospitalar
  5. Inclusão das taxas moderadoras
  6. Desenvolver os cuidados de saúde primários
  7. Fechar certos serviços hospitalares, etc.

Foram discutidas certas contradições existentes entre os itens, esclarecidos outros e foi perguntado se o item 7 poderia ser retirado visto ser semelhante ao item 2. Como um dos participantes insistiu na sua permanência a listagem manteve-se. Procedeu-se à votação dos itens tendo-se pedido aos peritos para selecionarem cada item atribuindo-lhe um valor da escala de 1 a 5 (1 seria a pontuação mínima e 5 a máxima). Os resultados foram os seguintes:

Nº DO ITEM

Nº DE ORDEM

Nº DE VOTOS

1. Reduzir o “numerus clausus” das Faculdades de Medicina

3, 2, 2

7

2. Reduzir o número de camas hospitalares

4, 5, 2

11

3. Desenvolver esquemas de avaliação dos custos hospitalares

5, 3

8

4. Incentivar o controle das despesas em cada serviço hospitalar

2, 4

6

5. Inclusão das taxas moderadoras

2, 3

5

6. Desenvolver os cuidados de saúde primários

5, 4, 3

12

7. Fechar certos serviços hospitalares.

1, 2

3

Houve nova discussão em que várias outras explicações dos itens foram apresentadas. Verificou-se certa tendência de dois peritos para persuadirem o grupo da relevância dos seus itens o que foi contrariado pelo coordenador.

Após realizar-se a segunda votação houve uma pequena alteração do número de votos de alguns itens, assim o item 6 que já era o mais votado passou para 14 votos, o item 2 manteve-se em segundo lugar com 11, o item 3 que tinha 8 votos passou para 7 e o item 1 que tinha 7 passou para 8, trocando a ordem da sua classificação. Os restantes permaneceram nas mesmas posições.

É de referir que este exemplo não considerou a lista completa dos itens discutidos, contudo foi dada a ideia fundamental do método conforme era intenção do exemplo.

Conclusão

Brainstorming e Técnica Nominal de Grupo são ambas, técnicas de criatividade em grupo extremamente benéficas no planejamento e análise do processo de Gerenciamento do Projeto, sendo utilizadas para identificação de riscos, coleta de requisitos, etc., através da geração de ideias a partir de um problema, no qual o objetivo é se alcançar o máximo de ideias possíveis para um problema. A grande vantagem de agregar as duas técnicas é a possibilidade de ordenar e ranquear as ideias que surgem no processo de Brainstorming, além disto, consegue-se evitar problemas típicos causados pela interação de grupos, como a relutância em sugerir ideias devido ao medo de receber criticas ou por serem mais tímidos, e ainda mais, garante-se igual participação no compartilhamento de ideias.

Referências Bibliográficas

  1. Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 5a Edition.  
  2. Projetos e TI – Brainstorming, desenvolvendo o processo criativo.  
  3. Dean Leffingwell, Don Widrig: Managing Software Requirements – A Use Case Approach, 2a Edition.  
  4. Delbecq, A. L.:  ‘’A Group Process Model for Problem Identification and Program Planning’’. The Journal of Applied Behavioral Science.  
  5. Escoval, Ana. ‘’Técnica de Grupo Nominal’’. Observatório Português de Sistemas de Saúde.  
Homero de Carvalho Freitas Júnior
Engenheiro Mecânico

Engenheiro Mecânico atuando a 11 anos como Engenheiro de Projetos de Caldeiras de Geração de Vapor voltadas para Processos e Cogeração de Energia Elétrica.


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