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Brainstorming e Diagrama de Afinidades

Atualmente em nosso ambiente de trabalho, somos cobrados sempre por solucionar problemas. E na grande maioria das empresas, incentivados a ter ideias inovadoras vindas com aquele famoso termo “pense fora da caixa”.

Nesse momento em que as ideias começam a surgir, aparece aquela dificuldade às vezes de organizá-las para chegar no resultado? Esta situação é comum de acontecer nas mais diversas profissões e pode estar relacionada ao condicionamento incorreto do pensamento1 .

Para te auxiliar neste bloqueio, existe um método chamado brainstorming, também conhecido como tempestade de ideias, que é constituído basicamente de 2 etapas: Primeiramente a produção de ideias e posteriormente a avaliação das ideias propostas. O brainstorming se faz através de uma dinâmica, onde o objetivo é a criação de um número máximo de soluções sobre um determinado problema pré-estabelecido e tem como premissa, a busca de ideias onde nenhuma proposta pode ser considerada absurda ou descartada inicialmente, para que depois sejam compiladas para auxiliar na solução final2. Uma vez feito a sessão de brainstorming é possível alavancar os resultados conciliando a Técnica de Grupo Nominal (TGN) que através de uma dinâmica de grupo as ideias mais promissoras são ranqueadas ajudando a focar nos pontos mais importantes3.E não acabando por aí, ainda é possível chegar a excelência através da Técnica de Diagrama de Afinidades (DA) que entra para organizar todo o trabalho executado até aqui, agrupando-o em categorias ou grupos pela afinidade. Esta técnica será abordada ao longo deste artigo.

Etapas para aplicação do método

Definição do tema e limite de tempo

Estabeleça um tema e se concentre para que não haja interferências e perda do foco principal. Para temas complexos, o ideal é dividir o brainstorming em etapas. Outro ponto importante para que seja produtivo e eficaz é a definição de um tempo limite para a troca de ideias, com o tempo pré-estabelecido. O grupo se organiza melhor e a “pressão” do tempo faz com que se crie um ambiente auto estimulante4.

Defina um grupo heterogêneo e local ideal

É importante que se reúna pessoas de diferentes áreas e expertises. Isso contribuirá para o surgimento de uma miscelânea de temas interessantes e de diferentes pontos de vistas. O número de participantes varia de 4 a 10 pessoas, sendo o ideal, um grupo de aprox. 6 pessoas. O local deverá ser o menos formal possível e livre de interrupções.

Registre os dados

Para que seja efetivo e possa ser trabalhado, o mais indicado é o uso de uma cartolina para a base e post-its para as ideias.

Organização do brainstorming

Uma pessoa fica responsável por conduzir o brainstorming. Ela apresenta o tema e alinha a expectativa com o grupo sobre as premissas e tempo. Uma vez explicado, as pessoas podem, livremente comentar sobre suas ideias que serão escritas nos post-its e coladas na cartolina.

Neste momento, é importante ressaltar que não existe o direito de julgamento, deboche ou recriminação de ideias. Ao final do tempo, será possível verificar a quantidade de ideias diferentes e inovadoras para o problema definido inicialmente.

Nesse método, a busca não está ligada diretamente à qualidade das informações, mas sim na quantidade de ideias propostas, aumentando as probabilidades de encontrar soluções boas ao final do processo.

Afinal, é mais fácil podar a grama alta do que encontrar agulha no palheiro5.

Modelo aplicação brainstorming

É comum após uma sessão de brainstorming, onde o volume de ideias encontradas é alta, surgir a necessidade de um método para agrupá-las. Esse método existe e é chamado de Diagrama de afinidades (DA).

É uma ferramenta de qualidade, que é utilizada para agrupar ideias ou fatos em aparente desordem, resultados de pesquisas, quando se faz-se necessário um consenso do grupo ou mesmo para grandes problemas com complexa compreensão6, onde não há dados estatísticos para a tomada de decisão.

O princípio básico do DA, consiste em organizar as ideias agrupando-as em categorias ou grupos pela afinidade, como se fossem um mapa geográfico.

Com isso é fácil detectar a relação entre as ideias existentes, poder avaliar as inconsistências entre as ideias contraditórias e até mesmo enxergar prioridades ou direcionamentos a serem seguidos, que não são de fácil compreensão quando analisadas no seu total, sem qualquer organização7.

Etapas para aplicação do método

Material e nº de pessoas

Para agrupamento das ideias, o mais indicado é o uso de cartolina branca para ser utilizada como base e post-its. Os post-its podem ser coloridos para a identificação das categorias  ou agrupamentos8. Para otimizar e ser mais eficiente o método, o indicado é que o grupo tenha em média de 6 a 8 pessoas.  

Definição de grupos e subgrupos

Cada participante deverá receber e analisar os post-its e agrupá-los de acordo com suas afinidades, estas “afinidades” serão definidas por intuição, como agrupamento por palavras parecidas ou similaridades. Uma vez definidos, cada grupo recebe uma rotulagem e deverão ser analisados e estabelecidas as relações entre eles 9.

Modelo aplicação diagrama de afinidades

Benefícios da aplicação dos métodos

A gestão de projetos lida diariamente com uma infinidade de problemas e, quando os problemas parecem estar por terminar, sempre há a impressão de que não exista nada bom que não possa ser melhorado. Quando falamos então de melhorias, a única forma de resolvê-las é enxergá-las como um problema que precisa de uma solução.

E quando falamos de um problema, é possível utilizar o método de brainstorming para que sejam levantadas possíveis soluções e ideias inovadoras, aprimorar os resultados ranqueando-as com o uso do Grupo Nominal (TGN) e chegar a excelência quando agrupados de forma estruturada com o uso do método do DA.

Assim, conseguimos resumir e dar sentido aos dados que nem sempre são de fácil compreensão e enxergar soluções simples e claras com dados qualitativos que fazem parte do seu dia a dia10.

Referências:

  1. http://br.sageone.com/2015/01/30/quer-ter-mais-ideias-use-tecnica-brainstorming/  
  2. http://www.portalcmc.com.br/tecnica-de-brainstorm/  
  3. https://projetoseti.com.br/brainstorming-e-grupo-nominal-coleta-de-requisitos/  
  4. http://www.novonegocio.com.br/empreendedorismo/o-que-e-brainstorming/  
  5. https://angelaalem.wordpress.com/2016/06/19/eureka-so-o-raciocinio-logico-criativo-leva-ao-sucesso/brainstorming-sala-de-aula-18-06-2016/  
  6. http://nelsonrosamilha.blogspot.com.br/2012/06/ferramenta-de-qualidade-diagrama-de.html  
  7. http://www.euax.com.br/2011/12/%EF%BF%BCdiagramas-de-afinidade/  
  8. http://www.infoescola.com/administracao_/diagrama-de-afinidades/  
  9. http://artia.com/blog/ferramenta-de-gestao-de-projetos-diagrama-de-afinidade/  
  10. https://projetoseti.com.br/brainstorming-e-grupo-nominal-coleta-de-requisitos/  
Flavia Monteiro
Coordenadora de Planejamento de Demanda na Pearson Brasil

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