Práticas e Ferramentas para Scrum Masters, Coaches Agile e Proprietários de Produtos

Agile RemotoO Agile sempre foi sobre colocação, comunicação direta, placas físicas e todos os outros momentos hápticos e analógicos para criar valor no mundo digital.

Como instrutor profissional de Scrum, eu me esforço para oferecer aulas de treinamento sem usar o PowerPoint ou dispositivos digitais.

Além disso, é verdade que eu amo cartões.

No entanto, os tempos estão mudando.

Então, vamos nos aprofundar nas particularidades de praticar o Agile remoto com equipes distribuídas.

Começamos com técnicas e ferramentas básicas e continuamos com a aplicação de estruturas libertadoras no domínio remoto.

Dicas Gerais

O Agile remoto não pode ser reduzido à execução de uma Retrospectiva no Zoom, compartilhando sua tela.

No entanto, entender as técnicas de como fazê-lo da maneira mais eficaz para sua equipe é a educação primária que qualquer facilitador precisa adquirir.

Em relação a esse know-how de facilitação, há boas notícias: o Agile remoto não é complexo nem caótico; portanto, existem boas práticas para começar sem a necessidade de reinventar a roda.

Aqui vamos nós:

  1. Mantenha as sessões curtas : ninguém pode acompanhar efetivamente mais de 3 a 4 horas de sessões online por dia.

    De preferência, reduza a duração da sessão para blocos de 2 horas por dia e inclua pausas e atividades frequentes que estimulam o engajamento dos participantes.

    Faça intervalos regulares para permitir o alongamento das pernas também.

  2. Evite reuniões híbridas : no momento, o primeiro membro remoto da equipe se junta, todos participam dos eventos via “discagem” também, não importa se os outros estão localizados ou não.

    A razão para isso é que uma reunião bem-sucedida exige uma distribuição igual de tempo de antena e largura de banda entre os participantes.

    No momento em que você permitir acesso direto às pessoas localizadas, haverá um desequilíbrio às custas dos participantes remotos.

    Esse desequilíbrio pode levar à exclusão e diminuir a contribuição das pessoas remotas, pois elas não podem participar da conversa informal entre as pessoas localizadas, provavelmente não terão consciência da linguagem corporal, etc.

    Tudo isso está criando um ambiente menos seguro. situação para as pessoas remotas que normalmente afeta sua contribuição.

  3. Seja o primeiro : como facilitador de um evento, entre 5 e 10 minutos mais cedo para garantir que a instalação esteja funcionando – lembre-se dos problemas de VPN e firewall – e os participantes iniciais serão admitidos no evento e se sentirão apreciados.
  4. Contrato de trabalho : tenha um contrato de trabalho que atenda às regras básicas de eventos ágeis remotos, como silenciar a si mesmo se você não estiver falando, ou levante a mão se quiser conversar ou que o sinal de vídeo esteja sempre ativado.

    Se a equipe estiver trabalhando remotamente o tempo todo, adicioná-los ao estatuto da equipe é uma boa prática.

    Caso contrário, concorde com as regras do jogo no início da reunião.

  5. Privacidade : discuta questões de privacidade ou confidencialidade com antecedência.

    Por exemplo, gravar um vídeo de uma sessão pode ser uma boa ideia se todos estiverem cientes e não fizerem objeções.

    Caso contrário, a ideia de incluir todos, dar voz a eles, falhará desde o início.

  6. Esteja sempre ativo : seja rigoroso com a política “o vídeo está sempre ativo”.

    Se você permitir avatares, as pessoas se esconderão atrás deles, provavelmente se distraindo com outra tarefa, elas decidem fazer.

    Os seres humanos são ruins em multitarefa.

  7. Pastas de trabalho : forneça um briefing / pasta de trabalho para seu evento ágil remoto com antecedência, detalhando como obter acesso técnico ao evento, como participar, suas regras básicas, que preparação é esperada dos participantes ou fornecendo os folhetos necessários aos participantes.

    Normalmente, não haverá tempo para esclarecer dúvidas sobre esses problemas durante o evento.

  8. Fusos horários : lembre-se dos fusos horários.

    Dividir uma sessão em mais de 4 a 6 fusos horários é um desafio.

  9. Ruído : certifique-se de que os participantes entendam que é vital para o sucesso do evento ágil remoto que eles participem de um local tranquilo, não o saco de feijão no canto frio do escritório aberto.

    Nenhum software de cancelamento de ruído é capaz de eliminar esse nível de ruído de fundo.

  10. Batepapo : use um backchannel para comunicação privada e em todo o grupo, por exemplo, o bate-papo embutido de aplicativos de vídeo ou Slack, Google Meet ou MS Teams.

Para o facilitador, eventos ágeis remotos significam mais preparação antes de uma sessão e mais documentação após a sessão. Você passará mais tempo em sua mesa.

Agile Remoto: Movendo a Engrenagem

Podemos manter a seção de configurações curta; existem inúmeros artigos detalhando todos os aspectos possíveis para que sua reunião seja um sucesso. Então, eu gosto de seguir alguns princípios fundamentais:

  • Áudio 1 : obtenha o melhor microfone que seu orçamento pode oferecer: Parece contraditório, mas a qualidade do áudio é significativamente mais importante que o vídeo das câmeras para o sucesso de um evento ágil remoto. (Além disso, considere instalar um software de cancelamento de ruído como o Krisp .)
  • Áudio 2 : obtenha um fone de ouvido em vez de usar os acessórios do seu celular.
  • Espaço na tela : obtenha uma tela grande. A tela do seu iPad ou laptop tornará o trabalho com grandes quadros virtuais virtuais e as inúmeras outras janelas dos outros aplicativos necessários bastante desgastantes. Eu particularmente sempre tenho um segundo monitor com 22″ ou mais para isso.
  • Câmera : você não precisa de uma câmera 4K independente. As câmeras HD embutidas da maioria dos dispositivos são boas o suficiente.

Agile Remoto: Aplicativos

Semelhante à seção de configurações, podemos limitar a lista de aplicativos a alguns aplicativos de destaque que o ajudarão a realizar eventos ágeis remotos:

  1. Vídeo : é claro que começamos com o Zoom .

    O recurso matador do Zoom é, além de seu codec de vídeo que usa apenas pouca largura de banda, salas de sessão de grupo.

    Se você deseja dividir um grande grupo em pequenos grupos e fazer com que eles trabalhem em um problema, este é o caminho a seguir.

    Além disso, a política freemium do Zoom é bastante generosa.

  2. O QiqoChat é um conjunto de colaboração que também suporta salas de sessão de grupo .

  3. O Office 365 e o Google Apps também provaram ser ferramentas úteis de colaboração. (Em ambientes corporativos, pode haver problemas de firewall no Google Apps.)

  4. Você também precisará de um quadro branco digital para colaboração em grupo. Existem aplicativos gratuitos simples como o Whiteboard Fox .

    Embora do outro lado do espectro, você encontra aplicativos profissionais como o Miro (anteriormente conhecido como RealTimeBoard) ou o Mural . Josh Seiden1 resume sua utilidade : “Montamos um quadro mural para cada equipe e temos um que usamos com todo o grupo. somos capazes de criar seções em cada quadro para exercícios específicos e pré-carregamos essas seções com modelos, exemplos e outros materiais que as pessoas precisarão durante a aula. ”

  5. Quadros Kanban : o Trello, um quadro Kanban gratuito, contribui para a categoria de ferramentas de colaboração.

    Claro, também há seu irmão mais velho, Jira. (Também é gratuito para um número limitado de membros da equipe.)

  6. Retrospectivas : Existem inúmeros aplicativos por aí que suportam Retrospectivas.

    Até o Retrium que é um serviço de assinatura conhecido, enquanto a abordagem Freemium do FunRetro.io permite o uso da retrospectiva gratuita para fins de votação, por exemplo, como uma ferramenta Lean Coffee.

  7. Obviamente, também existe um serviço comercial especializado para esse fim, a Lean Coffee Table .

  8. Batepapo : Como mencionado anteriormente, você precisa fornecer um backchannel para comunicação em grupo.

    Inclusive o Slack, assim como as equipes da MS, oferecem a experiência líder para esta categoria.

    Nos dois casos, as versões gratuitas devem atender a todos os requisitos de comunicação que sua equipe possa ter.

  9. Pesquisas : você precisará executar pesquisas para coletar dados, por exemplo, para Retrospectivas.

    O Formulários Google é uma ferramenta útil para esse fim.

    Ainda que o seu firewall restringir o acesso ao Google Apps, tente Typeform ; até três pesquisas são gratuitas.

  10. Pesquisas : Finalmente, se você precisar executar pesquisas em seus eventos ágeis remotos, o Poll Everywhere é um candidato adequado.

    Novamente, sua abordagem Freemium permite usar o aplicativo gratuitamente até um determinado nível.

Se você está procurando uma lista mais abrangente, consulte a lista de ferramentas de Lisette Sutherland .

Dicas e truques

Há muito mais a praticar o Agile remoto que atende aos olhos. Tente o seguinte:

  1. Script : prepare uma linha do tempo do evento ágil remoto com um script para que você tenha perguntas, instruções e outros textos em mãos sem suar a camisa.

    Você precisará de sua energia para outras tarefas.

  2. Começando : sempre comece com algumas perguntas sobre quebra-gelo; por exemplo, facilitando uma rede improvisada.

    Nunca comece com um bloco de ensino.

  3. Blocos de ensino : se forem necessárias apresentações ou blocos de ensino, mantenha-os entre 5 a 10 minutos no máximo.

    Além disso acompanhe todos os blocos de ensino com uma atividade de grupo envolvente.

  4. Tempo : Seja rigoroso com as caixas de tempo.

  5. ELMO : Portanto, use o princípio “basta seguir em frente” (“enough-let’s-move-on”) (Elmo) se as discussões ficarem muito engajadas. Empregue uma pausa para discutir fora do evento ágil remoto.

  6. Paciência : conscientize todos sobre a latência na comunicação – leva alguns segundos para ativar o som e dar uma contribuição.

  7. Lousas de verdade? Ninguém pode decifrar o que está escrito em um quadro físico e transmitido por uma câmera de sala.

    Use um quadro branco digital e compartilhe sua tela.

  8. Aumente o zoom : faça com que todos que compartilham uma tela aumentem o zoom; caso contrário, seu conteúdo poderá ser praticamente ilegível.

  9. Caixa de ferramentas : Obtenha uma caixa com todo o equipamento necessário – de dongles a cabos e fontes de alimentação – se você se movimentar dentro de um edifício.

Agile remoto: coisas a observar

Eu gostaria de fechar este primeiro artigo com alguns antipadrões remotos do Agile:

  • Falta de preparação : Não importa o quão atencioso e organizado você seja, seus participantes provavelmente não lerão suas instruções para se preparar para o evento.

    Quão difícil pode ser escrever alguns adesivos, certo? (Uma vez tentei realizar uma reunião introdutória com os candidatos a uma nova equipe de mudança em uma organização tradicionalmente estruturada.

    Primeiramente escolhi um Lean Coffee para esse fim e detalhei tudo com antecedência.

    No entanto, a reunião falhou miseravelmente após 25 minutos, pois todos fingiram entender o formato, mas não tinham ideia e também não perguntaram.

    Mais tarde, os participantes me acusaram de uma completa falta de preparação – é claro, por meio de um backchannel.

    Ainda que eu não vi isso vindo de futuros “agentes de mudança”.)

  • Pessoas silenciosas : Aborde ativamente os participantes que não estão contribuindo no mesmo nível que os outros participantes.

    Visto que algumas pessoas gostam de se esconder atrás das telas.

  • Sarcasmo : Escolher palavras em um domínio remoto é muito mais difícil em comparação à comunicação face a face.

    Por exemplo, o sarcasmo pode ser difícil de detectar remotamente.

    Acima de tudo preste atenção na linguagem lean para evitar mal-entendidos desnecessários.

  • Vigilância : não seja desonesto; a diretiva principal ainda governa em uma configuração ágil remota. Confie nas pessoas e não as espie – por mais tentador que seja.

Conclusões

Perder a comunicação face a face é sem dúvida um obstáculo para se tornar uma equipe ágil.

No entanto, isso não significa que o Agile remoto seja uma empresa fútil desde o início.

Sobretudo requer apenas uma abordagem melhor preparada para compensar a perda de proximidade. Este artigo aborda os conceitos básicos dessa abordagem.

Logo, que experiência você fez com práticas ágeis remotas? Por favor, compartilhe conosco nos comentários.

Referências

  1. Josh Seiden – https://medium.com/@jseiden/7-tips-for-great-online-workshops-c13a3dfa462d
Tags:, , , , ,
  1. grandes dicas e inclusive a do uso do Trello é uma ferramenta maravilhosa de gestão de tarefas e composição de resultados, onde as informações de evolução da demanda em evidencia fica para acompanhamento de todos os envolvidos no processo. ajuda bastante a formar cultura de processos ágeis de uma corporação.

Leave a Reply