Neste terceiro post da série Agile Remoto, abordamos a ferramenta para trabalhar com uma equipe distribuída como Scrum Master, Agile Coach ou Product Owner: Bem vindo… Zoom.

Embora o Zoom seja um excelente aplicativo de videoconferência – especialmente para grupos maiores de doze ou mais participantes – para todos os padrões, seu recurso matador é a sala de reuniões.

Transformar um público mais ou menos passivo em colaboradores engajados, onde todos estão incluídos e têm voz, faz a diferença entre um facilitador bem-sucedido e alguém que não consegue se adaptar a uma nova situação.

Vamos dar uma olhada no que é o dominar o Zoom.

Noções básicas de Zoom… e não estou falando da Terra 3

O Zoom possui uma excelente seção de suporte com uma biblioteca de tutoriais em vídeo que explicam tudo em detalhes.

O aplicativo principal é razoavelmente simples de usar se você considerar algumas regras básicas:

Dê aos participantes a possibilidade de participar por telefone.

Embora isso não seja de forma alguma perfeito, provavelmente é melhor do que perder a transmissão completamente.

Se for esperado que os participantes disquem de fora do país, forneça as informações de discagem respectivas, como números de telefone locais para ligar.

Se você executar reuniões públicas, aplicar um registro pode ser útil, assim como o uso da senha.

Para reuniões internas, pode ser seguro optar por incluir a senha no link de inscrição.

Ativar o bate-papo é sempre útil; é um canal de comunicação vital para os facilitadores.

Além disso, permita mensagens de bate-papo particulares, mas tenha cuidado ao perceber quando estiver respondendo uma mensagem privada em vez de postar algo para todos.

Torne o padrão para desativar o vídeo para todos na entrada.

Se você permitir que os participantes participem da reunião antes de você, provavelmente isso causa mais problemas do que vale a pena.

Como facilitador, em vez disso, adquira o hábito de estar lá com 15 minutos de antecedência e receba pessoalmente cada novo participante.

É também uma boa maneira de criar relacionamento com todos.

Talvez você queira usar a sala de espera, pois isso significa que você deve admitir todos os participantes manualmente.

Lembre-se de que os participantes tendem a se atrasar mais frequentemente para a sessão. Portanto, enquanto você já iniciou a sessão, os outros esperam que você os permita entrar.

Gravação com consenso

Embora você possa começar a gravar todas as reuniões automaticamente, isso pode parecer um pouco suspeito para seus colegas de equipe.

Portanto, quando tenho que gravar uma sessão, primeiro explico minha necessidade e pergunto se há alguma objeção.

Compartilhamento de tela limitado para todos

Permita o compartilhamento de tela para todos, mas limite a substituição de compartilhamento – uma nova tela pode ser compartilhada apesar de alguém compartilhar sua tela – para o host.

Antes de tudo, como facilitador, você deve impedir que qualquer um dos participantes comece a compartilhar uma tela junto com outros.

Em segundo lugar, você não deseja que ninguém sequestre a sessão usando zoombombing1. Nesse sentido, também é útil poder suspender participantes indisciplinados.

Obviamente, para personalizar os aficionados, o Zoom oferece muitas oportunidades para ajustar basicamente tudo, de um jeito ou de outro.

Mais uma vez, consulte a central de ajuda do Zoom.

Dominando o Zoom: Salas de Descanso (Breakout Rooms)

No parágrafo anterior, arranhamos a superfície (da força de aceleração2) dos recursos de personalização do Zoom agregando algumas regras básicas para facilitar a vida de um facilitador.

Agora, vamos dar uma olhada mais de perto no recurso da sala de grupo e por que ele é essencial para dominar o Zoom.

Breakout Rooms: O que funciona

Duvido que o Zoom tenha projetado o recurso da sala de reuniões com os princípios Liberating Structures ou ‘Training from the Back of Room’, o que explicaria muitas das funcionalidades ausentes.

Mesmo no estado atual, as salas de sessão de grupo são essenciais para dominar o Zoom como um facilitador que trabalha com equipes ágeis distribuídas:

O zoom cria salas de sessão automática automaticamente, distribuindo todos os participantes igualmente pelo número de salas de sessão escolhidas, ou o host as cria manualmente.

zoom screenshot

Você pode reatribuir membros de uma sala para outra sala, arrastando e soltando ou escolhendo na lista de opções.

Isso é útil, por exemplo, se você executa uma Impromptu Network com muitos participantes e algumas pessoas acabam sem parceiro porque elas não conseguiram entrar na respectiva sala de reunião.

Nesse caso, redesigne os participantes manualmente para outra sala semi-povoada para formar novos pares.

sala de apoio

Você pode trocar participantes entre salas de descanso.

Você pode excluir as salas de reunião sugeridas antes de criá-las.

No entanto, isso não transferirá os participantes dessas salas para outras salas automaticamente.

Se você reiniciar uma sessão de breakout, poderá decidir preservar a composição da sala anterior ou começar de novo com novos grupos.

No caso do Impromptu Networking, você deseja começar de novo com novos pares.

Em outros casos, durante as aulas virtuais, por exemplo, você deseja preservar uma composição de grupo para vários exercícios para ajudar a criar familiaridade e confiança entre os membros do grupo da sala de grupo.

Como host, você pode encerrar todas as sessões de grupo simultaneamente, reatribuindo todos os participantes de volta à sessão principal.

Breakout Rooms: O que precisa melhorar

Onde há luz, também há sombra.

Obviamente, as salas de discussão do Zoom suportam principalmente muitas das práticas que o Scrum Masters, treinadores ágeis ou Dono do Produto precisam para facilitar eventos ágeis remotos.

No entanto, há bastante espaço para melhorias:

Não há transmissão de áudio ou bate-papo em todas as salas de reunião; tudo o que você pode fazer é enviar a cada sala uma mensagem de texto na forma da janela pop-up.

Como facilitador, você não pode ouvir discussões em salas de reunião. Tudo o que você pode fazer é entrar em uma sala de descanso e participar uma-a-uma para poder ouvir ou manter a gravação.

O zoom não pode criar salas de interrupção de tamanhos diferentes automaticamente.

Se você deseja executar, por exemplo, um fishbowl de experiência do usuário , comece com duas salas de tamanho igual, seguido pela atribuição manual de membros de um grupo ao outro, criando assim o círculo interno e o externo.

Não há como “reenviar” a atribuição da sala original. Se um participante ignora a notificação ou a descarta, é necessário reatribuir manualmente essa pessoa para uma sala diferente primeiro e depois mover o usuário de volta para a sala na qual ele deve entrar.

Somente dessa forma, o convite é reproduzido.

Não há função de fusão de salas de descanso. Por exemplo, se você deseja executar um 1-2-4-All por meio de salas de sessão de grupo , não pode mesclar automaticamente dois pares em um quarteto.

Novamente, você precisa reatribuir um par para outra sala de descanso manualmente.

Uma vez acionado, você não pode abortar o processo de encerramento para todas as sessões de grupo.

O único remédio aqui é iniciar outra sessão de breakout na mesma configuração de sala de antes.

salas de sessão de zoom

Como sempre, também existem alguns erros.

Por exemplo, como host, saí recentemente de uma sala de descanso para retornar à sala principal, quando notei que o painel de administração da sessão de descanso havia desaparecido, enquanto seis sessões continuavam normais.

Não havia como recuperar o acesso ao painel, então tive que encerrar a reunião do Zoom para todos e reiniciá-la. (Perdemos cerca de dez minutos dessa maneira).

Geralmente, o recurso da sala de ampliação do Zoom é bastante instável.

Conclusões

Apesar de todas as suas deficiências, o Zoom é – por causa das salas de sessão de grupo – atualmente a melhor ferramenta para facilitar  Estruturas  Libertadoras Virtuais  em equipes distribuídas, incluindo todos no processo e dando voz a cada um deles.

Dado o aumento considerável de praticantes ágeis que ingressaram no Zoom no momento, estou otimista de que veremos o recurso da sala de descanso do Zoom melhorar ainda mais nos próximos meses.

Que experiência você tem ao dominar o Zoom? Por favor, compartilhe nos comentários.

Referências

  1. zoombombing (NYT)
  2. Flash Warner Channel  Brasil – https://www.warnerchannel.com/br/flash/
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