Agile Projeto

Abordagem visual no Plano do projeto

O artigo aborda uma técnica para a fase de iniciação e planejamento de um projeto, independentemente se o projeto seguirá uma abordagem tradicional ou se o mesmo será conduzido utilizando métodos ágeis.

O Plano de Projeto é o documento que reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento informando como o projeto será planejado, executado, controlado e encerrado, devendo ser elaborado pela equipe de Gerenciamento de Projetos e aprovado pelo patrocinador.

Como este modelo algumas vezes não se adequam em organizações que necessitam de um planejamento mais rápido e dinâmico, José Finocchio Junior deu origem ao PM CANVAS (influenciado pelo Business Model Canvas que foi publicado pela primeira vez em 2009 por Alex Osterwalder e Yves Pigneur).

Segundo Finocchio, a abordagem visual do PM Canvas, além de simplificar e dar agilidade ao gerenciamento de projetos, este adapta melhor a realidade atual das empresas e ao funcionamento cognitivo, pois a informação visual é melhor compreendido pelo cérebro humano que uma informação textual.

O PM Canvas contém uma única página no formato A1 conforme imagem abaixo, onde é preciso colocar apenas post-its nesta folha dentro dos blocos pré-definidos com uma informação clara e objetiva. Está folha A1, na verdade, é um diagrama visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, custo, riscos, partes interessadas entre outras informações.

A dinâmica de construção do Canvas possui apenas duas regras básicas:

1ª Deve ser feito em equipe;

2ª Uma das pessoas envolvidas deve ter conhecimento básicos de gestão de projetos.

Cada área do PM Canvas é dividida em 5 grandes blocos que devem responder aos seguintes questionamentos: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e Quanto? Essas perguntas têm como objetivo auxiliar o entendimento do seu projeto.

Como preencher o PM Canvas ?

E na Figura abaixo temos o quadro de divisões dessas perguntas fundamentais em 13 blocos.

 

Por quê?

Dentro deste bloco, você deverá responder o motivo da realização desse projeto (por que este projeto é necessário?). Se não conseguir tiver uma justificativa para a existência do projeto, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a situação atual da empresa, identificando quais são suas principais necessidades, que problemas estão enfrentando e quais necessidades é preciso atender.

1 – Justificativa Informe quais são os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades não estão sendo atendidas no momento. Exemplo: projetos inadequados e excedendo os limites de tolerâncias de custo; insatisfação do patrocinador ou cliente; gerentes de projetos gastam a maior parte do tempo corrigindo problemas; perda de faturamento; perda de cliente; perda do time técnico.

2 – Objetivo Smart Coloque nesse quadro post-its que desreva qual é o objetivo do projeto, ou seja, qual a finalidade para mobilizarmos recursos, esforços e empenho. O objetivo deve seguir o formato SMART:

  • Specific (Específicos) – É preciso descrever os adjetivos que serão suficientes para deixar claro o objetivo;
  • Measurable (Mensuráveis) – Demonstrar através de números, os esforços que serão utilizando para atingir os resultados desejado;
  • Attainable (Atingíveis) – É preciso ter certeza que o objetivo está ao alcance da empresa;
  • Realistic (Realistas) – Mostre que a equipe terá tempo e recurso para realizar o projeto;
  • Time Bound (Temporizáveis) – É necessário definir uma data para concluir o projeto.

3 – Benefícios Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto. Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação do cliente, diminuição dos custos da organização, melhorar a imagem da empresa. Os benefícios do projeto são definidos levando em consideração a finalidade da empresa e devem estar em concordância com os objetivos e a justificativa. Um documento de projeto que contempla este objetivo é o PRB (Plano de revisão de Benefícios) existente na abordagem Prince2 e o (Plano de realização de benefícios) voltado na gestão de programas MSP. O quê? Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados quais produtos, serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.

4 – Produto O produto é o resultado final do projeto, seja um novo sistema, um serviço ou objetivo exclusivo.

5 – Requisitos Define quais são os critérios de aceite do resultado do projeto e qual a qualidade que o mesmo (produto, serviço ou resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente.

Quem? Define quem participa do projeto. Inclui as partes interessadas, os membros da equipe, patrocinados, gerente do projeto, gerente técnico especialista entre outros.

6 – Stakeholders Podem ser stakeholders externos ou fatores externos:

  • Stakeholders externos – são todas as pessoas que estão envolvidas ou são afetadas, diretamente ou indiretamente, pelo projeto. São dois importantes tipos de stakeholders, o cliente do projeto, que é quem recebe o produto ou serviço, e o patrocinador do projeto, que providenciará recursos para o mesmo.
  • Fatores externos – devem ser identificados, já que podem afetar de alguma maneira no projeto. Alguns exemplos desses fatores são o comportamento da economia, fatores climáticos, recurso disponíveis, normas regulatórias, entre outros.

7 – Equipe Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto. Exemplo: gerente do projeto; analista do PMO; consultor de projeto; analista de processos; instrutor, gerente técnico especialista.

Como? Nessa etapa, respondemos a pergunta que torna visível como o trabalho será realizado e como será entregue. Para que o projeto ocorra naturalmente é importante definir quais são as entregas e quem são os responsáveis; suas premissas e restrições.

8 – Premissas São suposições do projeto as quais o gerente não possui controle e que serão dadas como certas no planejamento. Na descrição destas deve conter apenas o que realmente irá viabilizar o projeto.

9 – Grupos de entregas É o produto final dividido em partes menores, e têm como características serem tangíveis, palpáveis, mensuráveis e verificáveis. Por menor que seja a atividade de uma parte que foi dividida, ela é importante para o projeto, pois ao realizar a integração de todas as partes divididas deverá ser garantido que o projeto foi concluído com qualidade. O gerente deve simplificar e agrupar as entregas para que, dessa forma, os stakeholders possam ter uma melhor visão sobre o andamento do projeto.

10 – Restrições Nesse bloco definimos as limitações do projeto, que foram impostas ao trabalho e diminui a liberdade da equipe do projeto.

Quando e Quanto? Quando ficará pronto e quanto custará o projeto ? Neste grupo de blocos definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do projeto.

11 – Riscos Riscos são eventos futuros e incertos que têm impacto negativo ou positivo para o objetivo do projeto. Nessa etapa identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas. Como na elaboração do canvas não se tem todas as informações disponíveis, o processo de gerenciamento de riscos deve ser contínuo até a finalização do projeto.

12 – Linha do tempo Nesse momento definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas.

13 – Custos calculado de maneira diferente dos demais planejamentos, pois aqui eles são avaliados de acordo com as entregas ou grupo de entregas, ou decompondo os custos de cada pacote de trabalho em alguns elementos e no final termos uma reserva que seja proporcional ao custo do trabalho.

Ao elaborar o PM Canvas, a equipe deve pensar de maneira integrada sobre o orçamento, não sendo necessário fixar um valor sobre o mesmo naquele momento. Para simplificar o gerenciamento de custos do projeto, deve-se calcular da seguinte forma: Estrutura-se por entregas; Custo de cada entrega pode ser desdobrado em elementos de custos; Deve ser realizada uma análise dos riscos.

Conclusões Finais A aplicação do PM Canvas certamente facilitará o planejamento do projeto, criará engajamento e entendimento de todos quanto aos objetivos, premissas, restrições, custos do projetos e principalmente concordância de prazos e entregas. O PM Canvas também possibilita divergir e convergir opiniões, criando assim, um entendimento comum entre os envolvidos e gerando indicadores fortes para a criação de um projeto de sucesso.

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Flávio Costa
Gerente de Projetos na Hexagon
Gerente de projetos de T.I com mais de 15 anos de experiência desde desenvolvimento de software, gestão de portfólios, programas e projetos, formação de equipes de auto desempenho. Possuo as principais certificações internacionais como especialista em gestão de projetos: PMP e PMI-ACP pelo PMI (Project Management Institute), Prince2 Practitioner, Prince2 Agile Practitioner e MoP - Management of Portfólio pela Axelos (Abordagem britânica) entre outras certificações em Scrum Master e Product Owner (PSM e PSPO) além de ser oficialmente um PRINCE2® Accredited Trainer (Professor autorizado a ministrar curso de Prince2 Practitioner).

Gerenciou grandes projetos e programas de implantação de sistemas nos segmentos de comércio, varejo, engenharia, segurança pública e informações geográficas sempre com foco no relacionamento interpessoal, gestão de mudança com alto valor estratégico. Sempre engajado e comprometido em construir e liderar equipes para atingir as metas corporativas, entregar valores e benefícios a organização e clientes.

Atualmente é: Gerente de Projetos na Hexagon, Professor em gestão de projetos pelo Site Campus e colunista nos portais Projetos e TI e Profissionais TI.

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