Gestão Estratégica Governança PMO Projeto

A gestão de portfólio, programas e projetos e o alinhamento estratégico organizacional

Contexto

A importância da correta Gestão de Portfólio, Programas e Projetos a serem desenvolvidos por uma organização é crescente para que a viabilização dos objetivos estratégicos possa ser alcançada. Cresce a demanda, no mundo contemporâneo, por iniciativas empresariais assertivas e que respeitem prazos, custos e que efetivem os objetivos de negócios vinculados a crescimento de mercado, rentabilidade de ativos e eficiência processual.

Desta forma, faz-se importante que, a partir de estudos de viabilidade e de estreito cumprimento de objetivos estratégicos, as organizações definam seus Portfólios, Programas e Projetos, respeitando-se as premissas organizacionais relativas ao ambiente de negócios as quais estão inseridas e através do estabelecimento de ações que reforcem seus pontos fracos, crie mecanismos de defesa contra seus concorrentes, estabeleça ações para continuo aperfeiçoamento dos seus pontos fortes e as preparem para o aproveitamento de oportunidades de mercado.

Inovação torna-se palavra chave.

Com a orientação baseada neste cenário e a correspondente apresentação de diversas perguntas relacionadas, este artigo visa apresentar a fundamentação necessária para o questionamento, correspondente análise e estruturação da aplicação da Gestão de Portfólio, Programas e Projetos ao Planejamento Estratégico Organizacional.

Cenário Atual

No cenário competitivo delineado neste século, já advindo do século passado, caracterizado pela extrema competição, ritmo frenético das inovações e mudanças tecnológicas, bem como pelos negócios on-line e aceleração da velocidade das tomadas de decisão devida a economia digital, as empresas reforçam a melhoria de suas gestões bem como iniciam o entendimento em especifico da gestão de portfólio, programas e projetos, que se caracterizam cada vez mais importantes para a adequação da empresa para a competição.

As evidências são muitas e não mais estão sendo caracterizadas como objeto de pesquisa ou somente como notícias de revistas de negócios. Reagindo a este cenário, as empresas iniciam um processo de transformação dos negócios e focam em ações que de forma imprescindível precisam estar alinhadas com o plano estratégico empresarial.

Estas ações precisam resultar em respostas ao mercado através do aproveitamento de oportunidades temporais, melhorias dos pontos organizacionais sabidamente fracos, aperfeiçoamento dos pontos organizacionais fortes e criação de estruturas que permitam as organizações combater as ameaças competitivas atuais, aplicando-se processos, métodos, ferramentas e práticas que permitam agir rapidamente respeitando restrições e premissas relativas a prazo, qualidade necessária, alocação de recursos e escopo definido, dentre outros itens importantes.

Portanto, o desenvolvimento de competências organizacionais atrelados a gestão de portfólio, programas e projetos está intimamente ligada a capacidade da organização poder dar respostas eficazes e rápidas aos problemas ambientais relativos à competição e posicionamento estratégico e demonstram cada vez mais a importância destas competências organizacionais para a sobrevivência e prosperidade das organizações neste milênio.

Questionamentos organizacionais

Em linha com modernas estratégias de Governança Corporativa e de Tecnologia da Informação, investir na adoção destas técnicas e ferramentas está sendo uma das principais preocupações das lideranças empresariais, se tornando praticamente mandatório o seu entendimento e aplicação.

O crescimento do Project Management Institute – PMI é um indicador da importância e da resposta e preocupação das empresas com este assunto. Se faz necessário, portanto, o estudo da aplicabilidade e dos benefícios da Gestão de Portfólio, Programas e Projetos no Planejamento Estratégico Organizacional e seus impactos no desenvolvimento de negócios.

Partindo desta premissa, é importante focar os estudos na figura do gestor da área de Portfólio, Programas e Projetos, sua posição na organização e seu perfil, bem como nas condições e formas de aplicação dos métodos, processos, técnicas e ferramentas, buscando estabelecer o impacto proporcionado no desempenho e na qualidade da gestão e sua correspondente influência no Planejamento Estratégico, observando seus efeitos no desenvolvimento dos negócios da organização.

Diante deste cenário, as organizações precisam obter respostas as seguintes perguntas: a) “Qual é a melhor forma de implantar a Gestão de Portfólio, Programas e Projetos dentro do contexto organizacional atual e quais são os benefícios resultantes desta utilização?“ b) “Como o cenário estratégico empresarial é impactado pelas inserções relativas a Gestão de Portfólio, Programas e Projetos e de que forma os líderes das organizações devem receber estas mudanças”? Em linha com a proposição citada, os três objetivos principais do questionamento organizacional sobre o tema deve recair em:

  1. Estudar a viabilidade da aplicação da Gestão de Portfólio, Programas e Projetos dentro do contexto do Planejamento Estratégico das organizações de forma a observar as relações de causa e efeito dos métodos, processos e ferramentas neste contexto;
  2. Analisar as relações diretas e indiretas da Gestão de Portfólio, Programas e Projetos no desenvolvimento dos negócios em linha com o perfil do gestor desta área;
  3. Estudar a aplicabilidade e os benefícios da prática no desenvolvimento de negócios.

Um resultado satisfatório deste estudo motivará novas aplicações dos conceitos, métodos, processos, técnicas e ferramentas estudados de forma mais aprofundada bem como motivará casos de aplicações práticas. Esta pesquisa se faz importante devido ao cenário competitivo que temos na atualidade, bem como em relação a tendência de acirramento das condições de competição para a permanência de uma empresa no mercado.

Assertividade na opção e priorização do portfólio adequado em linha com os objetivos estratégicos e da correta gestão dos programas e projetos que satisfaçam através de suas implantações as necessidade de transformação dos negócios atendendo as necessidades descobertas e mapeadas na matriz SWOT das organizações, acarretarão diretamente o sucesso de suas iniciativas para a manutenção da competitividade. Isso realmente torna imprescindível a eficaz gestão de portfólio, programas e projetos dentro das organizações.

Acredito que as pesquisas e fundamentos levantados internacionalmente pelo Project Management Institute – PMI, bem como pesquisas e tendências apresentadas por diversos autores e por empresas de pesquisa tais como Gartner, IDC, dentre outras, demonstrem que é fundamental o estudo dos tópicos objetos deste artigo. Adicionalmente, minhas experiências no campo profissional da gestão de portfólio, programas e projetos enquanto atuante da prática, gestor, estudante e consultor empresarial em diversas empresas, me levam a crer na necessidade de aprofundamento deste tema, cada vez mais importante no mundo atual.

O que fazer?

Para atingir os objetivos propostos nos questionamentos deste artigo, entendo ser necessária a aplicação da metodologia baseada em alguns itens, a saber:

  • Correto levantamento dos métodos, processos, técnicas e ferramentas no âmbito organizacional com foco na Gestão de Portfólio, Programas e Projetos visando identificar um ou mais modelos de sustentação teórica relativa à aplicação ao Planejamento Estratégico;
  • Desenvolvimento de estudo qualitativo e quantitativo relativo às práticas organizacionais estabelecidas na empresa a serem selecionadas no âmbito do Planejamento Estratégico e na Gestão de Portfólio, Programas e Projetos baseado em um questionário composto por três seções, a saber: Caracterização da Amostra, Competências Organizacionais e o Planejamento Estratégico Implantado e a última destinada às questões sobre Competências e Práticas Ativas Relativas à Gestão de Portfólio, Programas e Projetos;
  • Análise aprofundada dos resultados e realização de processo comparativo entre empresas utilizando quesitos relativos aos métodos, processos, técnicas e ferramentas analisados e a correspondente relação de causa e efeito com as ações de Planejamento Estratégico Organizacional.

Guias para Consulta

O Project Management Institute – PMI, apresenta suas melhores práticas em três guias a saber: The Standard for Portfolio Management, The Standard for Program Management e Project Management Body of Knowledge Guide. Nestes três documentos, estão detalhados, conforme o prisma do Project Management Institute – PMI, todo o ciclo para a definição do portfólio a ser trabalhado por uma empresa até as melhores práticas para execução dos Programas e Projetos correspondentes.

No guia The Standard for Portfólio Management, a seguinte definição é encontrada: “Um portfólio existe dentro de uma organização e consiste em um conjunto de componentes ativos e iniciativas planejadas e futuras”.

Portfólios não são temporários

Portanto, portfólios não são temporários como projetos ou programas, e uma organização pode assumir mais de um portfólio, cada um tratando de áreas ou objetivos de negócio específicos. Gestão de portfólio é a gestão centralizada de um ou mais portfólios, que inclui identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros trabalhos relacionados.

Para atingir objetivos específicos de negócios estratégicos. A principal meta de gestão de portfólio é maximizar o valor do portfólio, por meio da analise dos projetos e programas candidatos a inclusão no portfólio e da exclusão oportuna de projetos que não atendam aos objetivos estratégicos da organização.”

Conclusão sobre a Gestão de Portfólio, Programas e Projetos

A Gestão de Portfólio, Programas e Projetos tem recebido muita atenção nos últimos anos. DYE e PENNYPACKER (2003) sugerem a seguinte definição para a Gestão de Portfólio: a arte e a ciência de aplicar um conjunto de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas a uma coleção de projetos com o objetivo de alcançar ou exceder as necessidades e expectativas da estratégia de investimento de uma empresa.

De qualquer forma, não existe uma maneira simples que responda a questão de quais projetos uma organização deve selecionar para o seu portfólio. É fato que estes projetos devem ter total aderência a Estratégia Organizacional definida. Neste caso, necessita-se de um conjunto de processos, ferramentas e métodos que possam ser utilizados para se avaliar riscos, critérios de investimento, potencialidades e fraquezas da organização, ameaças e oportunidades de mercado, fatores legais bem como as perspectivas organizacionais de consumo de recursos, sabendo-se que os mesmos são limitados e muitas vezes escassos e que a combinação e ativos deve maximizar a relação retorno x risco.

Outros autores tais como DING e CAO (2008), CHIEN (2002) e WEISTROFFER e SMITH (2005) destacam que a inter-relação entre os projetos é o mais crítico entre todos os fatores do processo de seleção de Projetos, Programas e Portfólios. Portanto, a metodologia a ser utilizada no aprofundamento do entendimento do processo de definição estratégica organizacional deve levantar os meios de sustentação do processo decisório estabelecido e das variações adotadas em termos de estratégias genéricas de competição, analisando os desdobramentos que ocorrem desde o momento da definição estratégica até o momento da ocorrência das ideias e propostas de Portfólio, Programas e Projetos a serem desenvolvidos nas organizações, efetuando inclusive comparativos com as práticas contidas nos guias acima mencionados.

Marcos de Araujo

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