8 dicas para o seu processo de aquisição

O processo de aquisição é dinâmico e crucial em projetos. Envolve várias restrições, como escopo, tempo, risco, qualidade e custo.

Independentemente do tipo de bens que você adquirir (sejam eles materiais, produtos, equipamentos ou serviços), é vital reduzir o custo total para atender ao orçamento do projeto ou às expectativas da faixa de preço de sua organização.

Negociar os preços não depende apenas das habilidades soft ou técnicas de negociação do comprador; habilidades técnicas também têm um papel no processo de negociação.

Neste artigo, compartilharei ideias técnicas e conselhos que podem levar a reduções de custo ou descontos de preço:

1. Entenda as especificações técnicas.

É fundamental comparar as especificações técnicas, componentes, características, interações do sistema, padrões seguidos e medições de qualidade dos materiais, produtos ou serviços com as especificações do projeto, os requisitos e os critérios de aceitação do cliente usando as folhas de conformidade.

Tente identificar e considerar os recursos ou benefícios que não são necessários para o seu cliente ou para você e peça ao fornecedor para eliminar ou reduzir o desempenho em relação à redução do custo total.

2. Certifique-se de que seu pedido não seja especial ou personalizado.

Estude o catálogo do fornecedor para verificar se suas mercadorias correspondem aos produtos ou serviços padrão fornecidos pelo fornecedor. Encomendas especiais ou produtos personalizados custam mais frequentemente.

Por exemplo, uma pequena alteração no tamanho, espessura, cor, densidade, profundidade ou material de acabamento pode levar a grandes variações de custo.

3. Estudar inclusões e exclusões.

Inclusões na oferta do fornecedor podem ser superfaturadas ou desnecessárias; ou você pode fornecê-los ao fornecedor gratuitamente usando os recursos da sua organização (como seus depósitos, lojas, fonte de eletricidade, equipamentos de elevação, andaimes ou mão de obra não qualificada no local) para reduzir a oferta do fornecedor.

As exclusões devem ser confirmadas a fim de evitar qualquer incremento no custo total envolvido dos produtos ou serviços, bem como comparar de forma justa as ofertas financeiras de outros fornecedores. Esteja ciente de que, às vezes, as exclusões representam alguns (ou muitos) dos principais componentes ou recursos das mercadorias que você deseja obter.

Nesse caso, você pode precisar excluir toda a oferta de suas planilhas de comparação.

4. Preveja a repartição de custos.

Se o usuário puder prever a estrutura analítica de custos (CBS – Cost Breakdown Structure) dos materiais, produtos ou serviços adquiridos, poderá negociar um terreno mais sólido mostrando ao fornecedor que ele pode economizar custos em alguns itens ou tarefas de acordo com os preços de mercado.

Você pode identificar ou prever o CBS usando várias ferramentas e técnicas (como dados históricos, opinião de especialistas, buscando aconselhamento de especialistas no assunto, uma sessão de brainstorming com os concorrentes do fornecedor ou técnicas de pesquisa).

Em alguns acordos, quando o fornecedor está ansioso para fechar, ele também pode aceitar revelar a estrutura analítica do custo se você pedir!

5. Considere redesenhar.

Redesenho pode ser uma boa opção quando você tem bastante tempo e flexibilidade para personalizar o produto ou o serviço de acordo com suas necessidades. É sempre importante considerar os requisitos e restrições contratuais ou legais do novo design (como procedimentos de solicitação de alteração, aceitação do cliente ou aprovações das autoridades locais).

Além disso, determine quem terá o custo de reformulação (seja sua organização ou fornecedor) para que você possa tomar a decisão correta.

6. Realize uma análise de fazer ou comprar.

Compreendendo os componentes do produto / serviço ou a estrutura analítica do projeto (WBS), você pode descobrir que é possível e econômico fabricar, executar ou fornecer o produto (ou parte dele) internamente usando os ativos atuais da sua organização, instalações estabelecidas ou recursos disponíveis.

Considere organizar uma reunião com as partes interessadas da organização em diferentes departamentos para discutir a possibilidade de fazê-lo em vez de terceirizar.

Mas faça uma análise de “fazer ou comprar” antes da decisão de obter a solução ótima (e mais eficaz em termos de custo).

7. Identifique a reserva de contingência do fornecedor.

A flexibilidade de cláusulas de contrato / subcontrato ou termos de pedido de compra pode facilitar o processo de negociação – e pode levar a descontos de preço porque o fornecedor pode incluí-los invisivelmente como descontos de preço.

Apólices de seguro ou custos de garantia bancária são exemplos disso. Além disso, discuta com os fornecedores os riscos potenciais que eles definiram e permita uma reserva de contingência para eles. Tais riscos podem ser ilusões que podem ser eliminadas por alguma garantia.

Mas seja honesto e realista (e não abuse disso, porque a confiança é um fator importante na aquisição).

8. Use lições aprendidas.

Considere as lições aprendidas que você capturou e registrou durante projetos anteriores ou estudos de caso semelhantes. Recupere-os e implemente técnicas de economia de custos que foram bem-sucedidas anteriormente.

Lembre-se da regra de ouro; não invente a roda!

Conclusão

Essa é uma lista simples e útil para todos os processos de aquisições da sua empresa e dos seus projetos, espero que faça sentido para você! Existem mais itens que você completaria essa lista?

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