Agile Projeto

7 Maneiras de gerenciar com eficácia uma transformação ágil

Neste artigo vamos verificar como gerenciar com eficácia uma transformação ágil e você ainda aprenderá as 7 características de uma equipe de transição bem-sucedida e o que você precisa fazer para garantir que sua transformação ágil seja executada sem problemas.  – mas primeiro – me diz uma coisa, você reconhece isso aqui:

Gerentes que perguntam:

“Por que não estamos acelerando?”

Equipes que dizem:

“Continuamos explicando as razões pelas quais estamos sendo retidos, mas nada muda”. “Ótimo, agora somos uma equipe auto-organizada, mas ainda são os gerentes que estão dando as cartas. ”

Estas são apenas algumas observações dos funcionários de uma instituição que estavam tentando implementar o ágil.

Você reconheceu isso? Vamos aos pontos.

Nada acontece sozinho

Assim como muitas outras empresas, essa instituição percebeu que sua maneira de trabalhar não era mais capaz de atender às exigências dos dias de hoje.

  1. Os procedimentos eram lentos;
  2. Havia uma baixa motivação;
  3. Os funcionários eram desengajados.

Eles decidiram implementar a solução que todos estavam falando por ai:

 “O Agile” (Música de fundo angelical em coral com um “ahhhhhhh”).

Trabalhar com equipes multidisciplinares auto-organizadas deveria evitar que a empresa afundasse. Mas quando as mudanças não tiveram os efeitos esperados, o CEO pediu minha ajuda com a transformação ágil, seguem algumas lições aprendidas.

Tudo começa com as expectativas irrealistas

Durante nossas conversas com a gerência e com as equipes, descobrimos que havia muita frustração.

As equipes não sabiam quais eram os objetivos da transformação ágil e por que as mudanças eram necessárias. Ao mesmo tempo, os gerentes não entendiam por que as coisas não estavam se movendo mais rápido, afinal aquele livro do Jeff falava justamente mais com menos não é?.

Acima de tudo o Ágil foi visto como uma bala de prata que levaria a melhorias imediatamente. (Lembre-se, nem todos são lobisomens para precisar de uma bala de prata)

“Treinamos todos, adicionamos um líder de projeto, implementamos o plano de transição que monitoramos cuidadosamente por meio de um comitê de direção. Mas ainda assim, não estamos vendo as equipes se acelerarem e não estamos vendo um resultado melhor ”- membro do comitê de direção.

Comece do começo – First things first

Ajudamos muitas organizações diferentes com agilidade. A maioria deles o aplica em seu departamento de TI, outros o usam para suas equipes de marketing, já aplicamos inclusive para compras1 e para infraestrutura2.

Da mesma forma nós vemos muitos desafios semelhantes. Uma organização ágil requer um tipo diferente de liderança, uma equipe de transição (T) que funciona bem é essencial.

Contudo quando colocamos uma transição ágil em andamento, sempre nos certificamos de que os sete requisitos a seguir estejam em vigor:

“Nós implementamos o Scrum, mas não está claro por que isso foi necessário. Todas essas reuniões extras custam muito tempo. É uma modinha, vai passar. ”- membro da equipe

1. Defina seu estado final (To-be) como “impressionante”

Tornar-se ágil não é um objetivo em si. Ágil é algo que você utiliza para atingir uma determinada meta, e essa meta precisa ser clara antes de começar.

Objetivos comuns são:

  1. Encurtar o tempo de inserir um produto no mercado;
  2. Lidar de forma melhor com as mudanças;
  3. Ter mais inovação;
  4. Manter a qualidade crescente;
  5. Eliminar a burocracia;
  6. Trazer mais energia e diversão para as equipes;
  7. Aumentar a eficácia comercial, mantendo-se à frente da concorrência.

Certifique-se de que o resto da organização saiba por que sua visão é importante e qual é o seu estado final “impressionante”.

Primeiro de tudo você deve tornar as metas mensuráveis, você também pode fazer uma avaliação baseada em fatos sobre como a transição está indo. Assim como quando você está tentando perder peso, você se pesa com frequência para saber se está no caminho certo para alcançar seu objetivo.

“Nós explicamos muitas vezes que não podemos acelerar porque somos dependentes de outro departamento. Mas parece que nada está sendo feito para mudar essa situação. ”- membro da equipe

2. Remova os impedimentos

Toda equipe vai enfrentar impedimentos ao implementar sua nova maneira de trabalhar. Exemplos de tais impedimentos são:

  1. As dependências de outras partes da organização;
  2. Jogos políticos;
  3. As regras e procedimentos desnecessários;
  4. Os sistemas de recompensa inadequados;
  5. Objetivos conflitantes.

Além disso a tarefa mais importante da equipe de transição é eliminar os impedimentos que as equipes não podem cuidar de si mesmos. Vocês são o “Esquadrão classe A” que vem ao resgate quando eles ficam presos.

“Minha experiência é que o maior assassino de velocidade somos nós, o gerenciamento, porque continuamos nos comportando da maneira antiga. A maior mudança que precisa acontecer provavelmente precisa acontecer comigo mesmo. ”- um gerente da equipe de transição

3. Não seja o “gargalo”

Muitas vezes vemos que os líderes acreditam que a equipe e somente ela precisa mudar na transformação ágil.

“Se eles implementarem o Ágil, nossos problemas desaparecerão da noite para o dia.”

Entretanto, o a ordem aqui é verdadeira para cada mudança: os líderes vão primeiro. Para se tornar ágil, é necessária uma mudança de mentalidade e comportamento, o que inclui a equipe de gerenciamento.

Como time de transição você é o facilitador da transição, não o motorista. Pare de microgerenciar e repensar a maneira como você controla as coisas. Certifique-se de não agir como um comitê diretivo que diz: “Você deve mudar“, mas em vez disso, envie a mensagem:

“Esta é a direção que gostaríamos de seguir. O que você precisa para chegar lá?”

Dessa forma, você remove a lacuna entre a gerência e a equipe.

4. Lidere a transformação como você lidera uma equipe ágil

Não subestime o poder de liderar pelo exemplo. Quando a equipe (T) adota uma forma ágil de trabalhar, você mostra às pessoas que acredita na mudança e que entende o que as novas equipes estão passando.

Além disso trabalhe em sprints, faça stand-ups diários, faça algumas demonstrações, mantenha seu próprio backlog em um local visível assim você vai mostrar que a transformação ágil está em andamento e todos sabem o que acontece.

Consequentemente ao realizar retrospectivas, a equipe (T) se torna uma máquina bem lubrificada que está melhorando constantemente.

Um lugar seguro onde os membros estão abertos uns para os outros e são capazes de expressar suas dúvidas.

5. Tenha uma equipe que consiga causar impacto

Faça um membro da equipe de transição responsável por acompanhar o backlog; essa pessoa assume o papel de Product Owner na transformação ágil.

Essa pessoa não precisa ser sênior na classificação, mas deve ser a líder na transição.

Além disso, a equipe de transição também possui um Agile Coach, que facilita o processo de trabalho da equipe.

Quando se trata de remover impedimentos, você precisa de pessoas em sua equipe que sejam capazes de fazê-lo de maneira rápida e eficaz, por exemplo, os gerentes dos funcionários das equipes.

Também é importante ter um patrocinador da alta gerência, que pode se juntar à equipe regularmente e remover quaisquer impedimentos.

Do mesmo modo os impedimentos estruturais não desaparecem por si só, custam tempo para resolver o problema corretamente e definitivamente.

Os membros da equipe (T) devem ter tempo suficiente disponível para que isso aconteça.

“É ótimo que nos perguntem o que precisamos para ter mais impacto. Tenho a impressão de que a gerência agora está trabalhando para nós, e não o contrário ”- membro da equipe depois de visitar a demo da equipe T.

6. Sempre seja transparente e peça feedback continuamente

A equipe de transição deve apresentar seus resultados regularmente na forma de uma revisão ou demonstração de sprint.

Neste evento, você apresenta quais etapas você seguiu e quais mudanças e obstáculos você vê adiante.

Finalmente mostre o que funciona e não tenha medo de mostrar o que não funciona. Não se esqueça de pedir informações: “Você acha que nós, como equipe de transição, estamos fazendo as coisas certas?”

Provavelmente a gerência nem sempre tem a resposta para tudo, e quando você não tem a resposta, pare de fazer reuniões sobre como achar a resposta, e rapidamente traga o desafio para as equipes ágeis como aconselhamento.

Portanto, uma demonstração é um bom momento para continuar a conversa sobre por que as mudanças são importantes para a organização e qual é a meta final.

Isso cria clareza, o que ajuda a reduzir o estresse.

7. Você tem duas pernas? Então um passo de cada vez

Para uma mudança sustentável, é melhor não transformar toda a organização de uma só vez. Por isso, concentre-se nas questões mais importantes, crie metas de sucessos de curto prazo e vá gradualmente para coisas maiores.

Experimente e descubra o que funciona e o que não funciona no seu contexto. Portanto, não precisa sr como o big bang, mas como a evolução natural das coisas inspecionando e adaptando.

Ao lidar com a equipe de mudanças equipe-a-equipe, você estará lentamente permeando a antiga organização, até atingir uma massa crítica e “os outros” serão forçados a aderir à mudança.

Conclusão

Seja paciente: pode levar meses ou anos para a cultura de uma organização se transformar.

Referências

  1. Scrum para compras
  2. Scrum para infraestrutura
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Coimbra, PMP
Como fundador da Projetos e TI, ajudo as organizações a se tornarem ecossistemas adaptativos, responsivos e auto-organizáveis, implementando novas práticas, estruturas, ritmos e tecnologias que permitam transparência, abertura, inovação e uma forma progressiva de liderar. Caso queira saber mais entre em contato comigo, inscreva-se na minha newsletter, ou me convide para uma palestra.

Graduado em Gestão de Tecnologia pelo Centro Universitário Barão de Mauá.
Pós-Graduado em Gerenciamento de Projetos, com as práticas do PMI® pelo SENAC.

Certificado como PMP® pelo PMI®. Six Sigma White Belt pela Voitto.
Especializado em BPMN2 pela Anelox, PMCanvas pela PM2.0 e Análise de requisitos

Mentor e influenciador de gestão de projetos, agilidade e transformação digital.

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