7 dicas para uma reunião eficaz de Replenishment Kanban

Vamos falar sobre Replenishment? Em 2015, em um post de blog chamado Kanban Cadences, David Anderson estabeleceu um conjunto de 7 cadências ou reuniões Kanban que oferecem oportunidades abrangentes de feedback, planejamento e revisão em uma empresa.

Algumas delas já foram identificadas em seu livro azul original, Kanban: mudança evolucionária bem-sucedida para seus negócios de tecnologia, outras foram identificadas posteriormente e reunidas neste post.

Ainda que o foco dos artigos sejam o Agile, também falaremos esse ano sobre Kanban com esse post do Mahesh1.

Kanban CadencesCréditos da imagem: Leankanban.com

Como David disse lá, o Método Kanban não propõe realmente sete novas reuniões – simplesmente reconhece a necessidade desses tipos de reuniões que já acontecem nas organizações hoje.

No entanto, identificando-os e dando os devidos nomes, Kanban estabelece a importância de implementar loops de feedback em vários níveis da organização, de estratégico a operacional, para obter um fluxo efetivo de trabalho em toda a organização, para que ele possa entregar seus produtos e serviços com mais efetividade para seus clientes.

Na minha experiência, três delas são críticas para garantir que uma iniciativa Kanban decole com sucesso.

Trata-se da Revisão da Estratégia (pelo menos trimestralmente; fornece orientação geral para praticamente toda a atividade organizacional), a Reunião de Reposição / Compromisso (semanal / quinzenal; garante o alinhamento entre todas as partes interessadas e equipes de entrega sobre o que trabalhar quando) e o Reunião Standup (diária; provavelmente a interação mais importante necessária entre os membros da equipe para garantir que o trabalho no quadro Kanban esteja ocorrendo sem problemas e que o quadro Kanban esteja sendo usado com eficiência).

Em resposta a uma solicitação recente de um novo cliente, anotei os sete fatores principais que as equipes precisam considerar para realizar uma reunião eficaz de replenishment (reabastecimento) / compromisso.

Eles se baseiam em nossa própria experiência no uso do Kanban para o desenvolvimento de produtos, bem como na de muitos de nossos clientes que implementaram essa cadência crítica.

Acredito que isso possa interessar a outras equipes também, portanto, este post do blog.

1. Um entendimento claro do objetivo da reunião de reabastecimento

Em geral, o principal objetivo da reunião de reabastecimento (RM) é garantir que as partes interessadas e a equipe estejam selecionando e selecionando os itens de trabalho corretos para trabalhar a qualquer momento.

Dependendo do contexto da equipe, isso pode ser muito simples ou muito complexo.

Como exemplo, para uma equipe regular de suporte técnico ou de operações de TI, eu imaginaria que seria uma tarefa bastante simples, pois a entrega geral deles é muito bem definida e a priorização de seu trabalho basear-se-ia em uma combinação do urgente e do importante .

Não existem muitas “incertezas no mercado ou no cliente” para eles.

Por outro lado, para uma equipe de desenvolvimento de produtos, onde os riscos e incertezas do mercado, receita, concorrência e tecnologia são geralmente muito mais altos, decidir em que conjunto de recursos trabalhar em seguida seria uma tarefa muito mais complexa.

2. Os critérios de replenishment (reabastecimento)

Os critérios para puxar o trabalho para o quadro (da lista de pendências para a coluna Pronto) são – ou podem ser – a parte mais controversa do processo.

Dependendo do número de partes interessadas que a equipe está apoiando, as demandas sobre elas podem ser altas e, às vezes, conflitantes.

Os critérios para reabastecimento podem se basear em vários fatores – risco (ou urgência, geralmente refletidos por compromissos do SLA, classe de serviço associada ou custo de atraso – como perda de um novo cliente em potencial, caso um novo recurso não seja desenvolvido), valor ou ROI esperado (aumento de receita, participação de mercado, satisfação do cliente etc.) ou uma simples prioridade ou classificação, geralmente definida em conjunto pelas partes interessadas etc.

As medidas usuais que a maioria das equipes usa são provavelmente a urgência e a prioridade.

Novamente, dependendo do seu contexto, das informações disponíveis sobre novos itens de trabalho e da natureza estratégica versus operacional do trabalho envolvido, você precisará selecionar os critérios de reabastecimento apropriados.

3. Fluxo de trabalho de reabastecimento

O processo ou fluxo de trabalho necessário para garantir que as partes interessadas cheguem a um conjunto acordado de critérios para o trabalho a ser realizado é fundamental para que a equipe possa, sem ambiguidade, realizar o conjunto certo de trabalhos durante cada reunião de reabastecimento.

O processo usado para o reabastecimento para diferentes equipes e contextos pode ser muito diferente – e elaborado – e pode precisar ser refletido em uma pista de natação separada no quadro da equipe de entrega – ou pode ser um quadro completamente diferente.

Em nosso próprio caso, expandimos de uma única coluna da prancha de nossa equipe de desenvolvimento para uma pista de natação separada para agora uma prancha separada em estilo de portfólio, onde todo o processo de gerenciamento e preparação da lista de pendências é refletido em 3 pistas de natação, cada uma representando níveis diferentes em uma hierarquia de temas – épicos e histórias de usuários.

Hierarquia do Conselho da Swiftkanban

Em um quadro físico, você pode obter maior flexibilidade. No SwiftKanban, fornecemos alguns recursos para suportar algumas dessas funcionalidades – como vincular cartões em uma hierarquia, “transferir” cartões de um quadro (planejamento) para outro (execução) etc.

Além disso, uma vez que a equipe consegue lidar melhor com o próprio processo de reabastecimento, também pode usar alguns dos recursos de ” upstream kanban “, como a análise de abortar / descartar.

4. O mix de trabalho

Dependendo do mix do trabalho que a equipe realiza, os critérios de reabastecimento podem ser muito diferentes para diferentes itens de trabalho.

Quando a equipe construiu seu quadro Kanban inicial, eles normalmente teriam feito uma “análise de demanda” para entender seu mix específico de trabalho – e o quadro Kanban já deveria refleti-lo.

Se a equipe ainda não o fez, também seria benéfico fazer com que eles fizessem uma análise de demanda adequada – em que tipo de itens de trabalho eles trabalham, em que tipo de solicitações eles recebem, se têm itens de trabalho que podem ser classificados nas várias classes de serviços, etc. – e o processo de reabastecimento precisará refletir também cada uma dessas classes de serviço.

5. Frequência da reunião de replenishment

Dependendo da natureza do trabalho e da rapidez com que o trabalho atravessa o quadro e a coluna Pronto se esgota, a frequência do reabastecimento também varia. Então, no nosso caso, fazemos isso uma vez em duas semanas.

Você pode precisar fazer isso semanalmente ou mesmo diariamente – assim como a equipe de Suporte / Suporte Técnico.

(No jogo getKanban que você pode ter jogado em algum treinamento Kanban, a equipe tem uma política de quantas vezes o tabuleiro deve ser reabastecido – eles o fazem diariamente também.)

Portanto, você precisará decidir a frequência com base em sua contexto – especialmente a rapidez com que a equipe fica sem coisas para fazer!

Uma análise das métricas atuais da equipe – especialmente o gráfico de taxa de transferência e o gráfico de distribuição do tempo de ciclo – lhes dará uma boa ideia do desempenho típico de sua placa e com que frequência eles precisam se reunir para reabastecer.

6. Reabastecimento colaborativo

Um fator chave para o sucesso é ter todas as partes interessadas afetadas pelo trabalho da equipe – ou que dependem dele para o seu próprio trabalho – participarem regularmente das reuniões.

Dependendo dos diferentes clientes ou partes interessadas que uma equipe suporta, esse também pode ser um processo controverso.

Muitas demandas – muitas vezes conflitantes – da equipe podem tornar muito desafiador para todos chegarem a um acordo sobre o conjunto exato de itens de trabalho a serem puxados durante cada ciclo.

Em uma organização como a nossa, você esperaria que a reunião de replenishment fosse realizada pelo gerenciamento de produtos, com a equipe de desenvolvimento presente.

No entanto, temos outros atores críticos que têm uma entrada no processo – suporte, vendas e marketing – todos têm entradas valiosas, às vezes críticas aos negócios, para o que deve ter prioridade no produto.

Portanto, nossas reuniões de replenishment também têm representação dessas funções. Mas, como você pode imaginar, tivemos nossos próprios desafios sobre quem dar a maior prioridade durante cada reunião de reabastecimento!

Nós até experimentamos fornecer alguma alocação de capacidade para muitas dessas funções, para que tanto o nosso roteiro de produtos quanto os requisitos críticos do cliente tenham uma representação justa no trabalho que nossas equipes de desenvolvimento fazem.

Dependendo do contexto da sua equipe, é fundamental que todas as partes interessadas necessárias para a reunião de replenishment apareçam para cada reunião. Fazer com que eles apareçam é o primeiro passo para iniciar reuniões de replenishment eficazes que garantam que sua equipe de entrega seja clara sobre o que precisa trabalhar em seguida!

7. O contexto estratégico

Se você observar as várias cadências Kanban (as 7 reuniões diferentes) – poderá perceber a necessidade de uma reunião de ‘definição de direção’ num nível estratégico – que defina a agenda ou estratégia para a equipe e forneça uma orientação direta de entrada para a reunião de replenishment.

Essa pode ser uma das reuniões de planejamento ou estratégia mensal ou trimestral existentes.

Ou você pode querer instituir uma reunião trimestral de Revisão da Estratégia, se necessário.

No nosso caso, embora não tenhamos uma réplica exata de um desses 7 itens, temos uma ‘reunião de planejamento’ mensal e, normalmente, uma reunião de estratégia trimestral.

Tudo isso nos dá entrada em nosso roteiro de produto e estratégia de marketing que nos ajude nas reuniões de replenishment para o quadro de produtos e também o quadro Kanban de marketing.

Manter esses 7 fatores em mente e preparar-se adequadamente ajudará tremendamente não apenas a executar bem suas reuniões de replanishment – mas também a ter um conjunto feliz de pessoas em seus stakeholders e em sua equipe de entrega!

Quais são algumas de suas práticas recomendadas para planejar e executar suas Reuniões de replenishment? Eu adoraria ouvir sua experiência em administrar a sua – e algumas coisas que você pode ou não fazer para executá-las com sucesso!

Referências

  1. Mahesh – 7 Factors for running an effective Kanban Replenishment Meeting

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