4 etapas para aumentar a agilidade de sua organização

Como aumentar a agilidade de sua organização ou equipe, será algo de outo mundo? Será algo simples? Tem receita de bolo? A resposta para todas estas perguntas é uma palavrinha que desde que eu me entendo por gerente de projeto, ou scrum master eu sempre escutei, falei e mostrei em diversas ocasiões; um sonoro “Depende”.

Mas não acredite em receitas de bolo, elas servem só para uma coisa: fazer bolo. Sua organização não é um bolo correto?

Considere duas empresas: Blockbuster e Netflix. A Blockbuster costumava ser um gigante na indústria de entretenimento doméstico, focado principalmente em aluguel de vídeo e DVD, e agora está (quase) extinta.

A Netflix é agora um importante participante no setor de entretenimento doméstico. Aqui está o mais interessante: em um ponto no tempo, ambos estavam focados na mesma coisa – locação de vídeo e DVD.

Agora, em virtude do desaparecimento da Blockbuster e da capacidade da Netflix de se ajustar às mudanças nas demandas do mercado, nenhum dos dois se concentra no aluguel de DVDs.

Embora uma lição simples a ser tirada desse exemplo é que o sucesso a longo prazo, de qualquer organização ou equipe de projeto, aumentar a agilidade é baseado em sua capacidade de se adaptar, mudar e girar em relação a três condições de mercado externas que estão enfrentando cada vez mais:

1. O aumento da concorrência
2. Ciclos de vida de produtos comprimidos
3. Interesses e necessidades dos clientes que mudam rapidamente

Essa habilidade é chamada de agilidade

Mas enquanto a agilidade é cada vez mais importante, fica difícil criar. Para entender o porquê, precisamos considerar o ciclo de vida básico das organizações.

Primeiro, à medida que as organizações crescem, elas precisam criar eficiências. Como resultado, a organização estabelece políticas e procedimentos para criar essas eficiências.

Mas com o tempo, o mercado externo muda. Quando isso acontece, as políticas e os procedimentos originalmente usados ​​para criar eficiências se transformam lentamente em barreiras para as necessidades variáveis ​​dos clientes e as demandas ambientais.

Isso deixa as organizações com uma escolha: continuar no caminho da morte lenta; ou mudança profunda, que requer agilidade.

Como as organizações ou equipes de projeto se tornam ágeis? Aqui estão quatro recomendações:

1. As organizações devem entender o motivador fundamental da agilidade

Para que as organizações sejam ágeis, por necessidade, seus funcionários (incluindo líderes e gerentes) precisam ser ágeis.

Primeiramente é necessário entender como tornar uma organização mais ágil, precisamos responder à pergunta: o que leva os funcionários a estar dispostos a mudar, adaptar e / ou articular?

Antes de fazer isso, considere as seguintes situações que um funcionário pode enfrentar:

• Uma tarefa desafiadora
• Um desacordo
• Assumir um risco

Afinal a agilidade exige que os funcionários sejam capazes de lidar com tudo isso. Mas a realidade é que alguns líderes e funcionários vêem essas situações como coisas a serem evitadas, enquanto outros os vêem como oportunidades de aprendizado, progresso e sucesso.

O que distingue como os funcionários vêem essas situações é sua mentalidade – as lentes mentais que moldam a maneira como elas vêem e interpretam seu mundo e, de forma correspondente, as orientam para ações e respostas específicas.

Desde que sejam identificadas as mentalidades como um motivador fundamental da agilidade permite que as organizações se concentrem nesse driver crítico e aproveitem-no para gerar maior agilidade.

Entretanto negligenciar as mentalidades provavelmente significa que os funcionários dependerão continuamente de hábitos conservadores, rígidos e antigos que quase sempre ficarão fora de sincronia com as demandas atuais e variáveis ​​do ambiente.

2. Identifique as mentalidades necessárias para aumentar a agilidade

Igualmente, quando perguntados, a maioria dos funcionários não consegue identificar mentalidades específicas, muito menos mentalidades que geram agilidade.

Caso não consiga identificar as mentalidades necessárias para a agilidade, as organizações e seus funcionários não terão clareza sobre o que focar e melhorar.

Assim, o próximo passo para aumentar a agilidade dentro de uma organização é rotular as mentalidades que você quer desenvolver. Ao fazer isso, você irá objetivá-los, tornando-os reais para sua força de trabalho e, simultaneamente, criar uma linguagem comum que a organização possa unir e focar.

Já que existem três mentalidades que impulsionam a agilidade e cada uma tem uma contraparte que impede a agilidade. Eles devem ser pensados ​​como um contínuo, com a mentalidade de cada funcionário caindo em algum lugar ao longo de cada continuum:

Crescimento versus mentalidade fixa

Mentes abertas versus mentes fechadas

Promoção vs. mentalidades de prevenção

3. Avalie as mentalidades dentro de sua organização para aumentar a agilidade

Ao mesmo tempo, se você deseja melhorar a agilidade da sua organização, é necessário identificar as mentalidades atuais de sua força de trabalho.

Com o que você está trabalhando atualmente? Que mentalidade é a maior barreira para a agilidade?

Então, se você realizar uma pesquisa dentro da sua empresa é possível que os resultados indiquem que, embora a maioria dos líderes possa ter uma mentalidade aberta, quase 50% deles tenha uma mentalidade fixa – sugerindo que eles provavelmente evitariam enfrentar desafios em favor de tentar manter sua imagem.

4. Melhore a mentalidade dentro de sua organização, começando com seus líderes e gerentes

Logo que você identificar quais mentalidades precisam ser melhoradas, você pode desenvolver um plano para melhorá-las. Aqui estão sugestões para desenvolver as seguintes mentalidades:

• Mentalidades de crescimento
  • Encontre e promova histórias em sua organização nas quais as equipes e / ou funcionários venceram os desafios ou superaram os erros.
  • Incentive os funcionários a escrever sobre o valor do trabalho duro em face dos desafios.
• Mentes abertas
  • Ajude a desenvolver as habilidades de gerenciamento de tempo dos funcionários. É difícil ter a mente aberta quando se trata de um prazo.
  • Envolva-se em avaliações de 360 ​​graus para determinar o grau em que os funcionários veem seus líderes e gerentes como mente aberta.
• Mentalidades de promoção
  • Ajude os gerentes a aprender as habilidades para desenvolver objetivos claros para seus grupos (assim como para si próprios).
  • Forneça aos gerentes ferramentas para ajudá-los a priorizar e se concentrar melhor em seus propósitos, metas e objetivos.

Embora uma organização deva tentar melhorar a mentalidade de todos os seus funcionários, é crucial começar com seus líderes e gerentes.

Imediatamente isso ocorre porque sua mentalidade dita a cultura das divisões e equipes que eles lideram.

Para concluir, a realidade é que, se um líder ou gerente não possui a mentalidade conducente à agilidade, a tomada de decisões, a solução de problemas e os comportamentos vão impedir que os funcionários dessa organização ou equipe sejam ágeis.