4 etapas para aumentar a agilidade de sua organização

Publicado em por Coimbra, PMP | SMC | SPOC | SAMC | SCT

Como aumentar a agilidade de sua organização ou equipe, será algo de outo mundo? Será algo simples? Tem receita de bolo? A resposta para todas estas perguntas é uma palavrinha que desde que eu me entendo por gerente de projeto, ou scrum master eu sempre escutei, falei e mostrei em diversas ocasiões; um sonoro “Depende”.

Mas não acredite em receitas de bolo, elas servem só para uma coisa: fazer bolo. Sua organização não é um bolo correto?

Considere duas empresas: Blockbuster e Netflix. A Blockbuster costumava ser um gigante na indústria de entretenimento doméstico, focado principalmente em aluguel de vídeo e DVD, e agora está (quase) extinta.

A Netflix é agora um importante participante no setor de entretenimento doméstico. Aqui está o mais interessante: em um ponto no tempo, ambos estavam focados na mesma coisa – locação de vídeo e DVD.

Agora, em virtude do desaparecimento da Blockbuster e da capacidade da Netflix de se ajustar às mudanças nas demandas do mercado, nenhum dos dois se concentra no aluguel de DVDs.

Embora uma lição simples a ser tirada desse exemplo é que o sucesso a longo prazo, de qualquer organização ou equipe de projeto, aumentar a agilidade é baseado em sua capacidade de se adaptar, mudar e girar em relação a três condições de mercado externas que estão enfrentando cada vez mais:

  1. O aumento da concorrência
  2. Ciclos de vida de produtos comprimidos
  3. Interesses e necessidades dos clientes que mudam rapidamente

Essa habilidade é chamada de agilidade

Mas enquanto a agilidade é cada vez mais importante, fica difícil criar. Para entender o porquê, precisamos considerar o ciclo de vida básico das organizações.

Primeiro, à medida que as organizações crescem, elas precisam criar eficiências. Como resultado, a organização estabelece políticas e procedimentos para criar essas eficiências.

Mas com o tempo, o mercado externo muda. Quando isso acontece, as políticas e os procedimentos originalmente usados ​​para criar eficiências se transformam lentamente em barreiras para as necessidades variáveis ​​dos clientes e as demandas ambientais.

Isso deixa as organizações com uma escolha: continuar no caminho da morte lenta; ou mudança profunda, que requer agilidade.

Como as organizações ou equipes de projeto se tornam ágeis? Aqui estão quatro recomendações:

1. As organizações devem entender o motivador fundamental da agilidade

Para que as organizações sejam ágeis, por necessidade, seus funcionários (incluindo líderes e gerentes) precisam ser ágeis.

Primeiramente é necessário entender como tornar uma organização mais ágil, precisamos responder à pergunta: o que leva os funcionários a estar dispostos a mudar, adaptar e / ou articular?

Antes de fazer isso, considere as seguintes situações que um funcionário pode enfrentar:

  • Uma tarefa desafiadora
  • Um desacordo
  • Assumir um risco

Afinal a agilidade exige que os funcionários sejam capazes de lidar com tudo isso. Mas a realidade é que alguns líderes e funcionários vêem essas situações como coisas a serem evitadas, enquanto outros os vêem como oportunidades de aprendizado, progresso e sucesso.

O que distingue como os funcionários vêem essas situações é sua mentalidade – as lentes mentais que moldam a maneira como elas vêem e interpretam seu mundo e, de forma correspondente, as orientam para ações e respostas específicas.

Desde que sejam identificadas as mentalidades como um motivador fundamental da agilidade permite que as organizações se concentrem nesse driver crítico e aproveitem-no para gerar maior agilidade.

Entretanto negligenciar as mentalidades provavelmente significa que os funcionários dependerão continuamente de hábitos conservadores, rígidos e antigos que quase sempre ficarão fora de sincronia com as demandas atuais e variáveis ​​do ambiente.

2. Identifique as mentalidades necessárias para aumentar a agilidade

Igualmente, quando perguntados, a maioria dos funcionários não consegue identificar mentalidades específicas, muito menos mentalidades que geram agilidade.

Caso não consiga identificar as mentalidades necessárias para a agilidade, as organizações e seus funcionários não terão clareza sobre o que focar e melhorar.

Assim, o próximo passo para aumentar a agilidade dentro de uma organização é rotular as mentalidades que você quer desenvolver. Ao fazer isso, você irá objetivá-los, tornando-os reais para sua força de trabalho e, simultaneamente, criar uma linguagem comum que a organização possa unir e focar.

Já que existem três mentalidades que impulsionam a agilidade e cada uma tem uma contraparte que impede a agilidade. Eles devem ser pensados ​​como um contínuo, com a mentalidade de cada funcionário caindo em algum lugar ao longo de cada continuum:

Crescimento versus mentalidade fixa

Uma mentalidade de crescimento é ter a crença de que alguém é capaz de mudar seus talentos, habilidades e inteligência (e que os outros são capazes de fazer o mesmo). Eles estão preocupados principalmente em aprender e crescer; eles veem os desafios como oportunidades, tornando-os mais dispostos a serem ágeis.
A princípio isso difere de uma mentalidade fixa , que é a crença de que alguém é incapaz de alterar qualquer um desses elementos. Uma vez que aqueles com uma mentalidade fixa não acreditam que podem mudar, eles são cautelosos sobre serem vistos como um fracasso. Assim, eles buscam evitar desafios.

Mentes abertas versus mentes fechadas

Quando um indivíduo possui uma mentalidade aberta , ele está aberto às ideias dos outros – e está disposto a levar essas ideias a sério. Eles se concentram em encontrar a verdade, tornando-os mais confortáveis ​​com a ambiguidade. Eles buscam novas e diferentes perspectivas e veem os desacordos como oportunidades para melhorar seu pensamento (todas as características essenciais para a agilidade).
Constantemente isso difere de uma mentalidade fechada , que rejeita as ideias dos outros. Aqueles com uma mentalidade fechada estão focados em estarem certos – e sendo vistos como estando certos.
Como tal, eles se sentem desconfortáveis ​​com a ambiguidade; e se buscam ideias de outros, só procuram as ideias que confirmam sua perspectiva; eles veem desentendimentos como ameaças.

Promoção vs. mentalidades de prevenção

Da mesma forma, quando os indivíduos possuem uma mentalidade de promoção , eles estão focados em ganhar e ganhar. Eles estão muito mais dispostos a serem ágeis à medida que antecipam problemas; estão abertos para assumir riscos; e procurar avançar em vez de manter o status quo. Quando os indivíduos possuem uma mentalidade de prevenção , eles estão focados em não perder e em evitar problemas. Como tal, eles mantêm o status quo e não assumem riscos (o oposto da agilidade).

3. Avalie as mentalidades dentro de sua organização para aumentar a agilidade

Ao mesmo tempo, se você deseja melhorar a agilidade da sua organização, é necessário identificar as mentalidades atuais de sua força de trabalho.

Com o que você está trabalhando atualmente? Que mentalidade é a maior barreira para a agilidade?

Então, se você realizar uma pesquisa dentro da sua empresa é possível que os resultados indiquem que, embora a maioria dos líderes possa ter uma mentalidade aberta, quase 50% deles tenha uma mentalidade fixa – sugerindo que eles provavelmente evitariam enfrentar desafios em favor de tentar manter sua imagem.

4. Melhore a mentalidade dentro de sua organização, começando com seus líderes e gerentes

Logo que você identificar quais mentalidades precisam ser melhoradas, você pode desenvolver um plano para melhorá-las. Aqui estão sugestões para desenvolver as seguintes mentalidades:

  • Mentalidades de crescimento
    • Encontre e promova histórias em sua organização nas quais as equipes e / ou funcionários venceram os desafios ou superaram os erros.
    • Incentive os funcionários a escrever sobre o valor do trabalho duro em face dos desafios.
  • Mentes abertas
    • Ajude a desenvolver as habilidades de gerenciamento de tempo dos funcionários. É difícil ter a mente aberta quando se trata de um prazo.
    • Envolva-se em avaliações de 360 ​​graus para determinar o grau em que os funcionários veem seus líderes e gerentes como mente aberta.
  • Mentalidades de promoção
    • Ajude os gerentes a aprender as habilidades para desenvolver objetivos claros para seus grupos (assim como para si próprios).
    • Forneça aos gerentes ferramentas para ajudá-los a priorizar e se concentrar melhor em seus propósitos, metas e objetivos.

Embora uma organização deva tentar melhorar a mentalidade de todos os seus funcionários, é crucial começar com seus líderes e gerentes.

Imediatamente isso ocorre porque sua mentalidade dita a cultura das divisões e equipes que eles lideram.

Para concluir, a realidade é que, se um líder ou gerente não possui a mentalidade conducente à agilidade, a tomada de decisões, a solução de problemas e os comportamentos vão impedir que os funcionários dessa organização ou equipe sejam ágeis.

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