By - - 0 Comments 909 visualizações

O Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter é o documento que autoriza formalmente um projeto, é ele que concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. O gerente de projetos sempre deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, enquanto o termo de abertura do projeto estiver sendo desenvolvido. Os métodos de seleção de projetos envolvem a medição do valor ou da atração para o proprietário ou patrocinador do projeto e podem incluir outros critérios de decisão organizacionais. A seleção de projetos também se aplica à escolha de formas alternativas de executar o projeto.

A elaboração do termo de abertura de um projeto liga o projeto ao trabalho em andamento da organização. Em algumas organizações, o termo de abertura e a iniciação do projeto não são formalmente realizados antes do término de uma avaliação de necessidades, um estudo de viabilidade, um plano preliminar ou alguma outra forma equivalente de análise que tenha sido iniciada separadamente. O desenvolvimento do termo de abertura do projeto trata principalmente da documentação das necessidades de negócios, da justificativa do projeto, do entendimento atual das necessidades do cliente e do novo produto, serviço ou resultado que deve satisfazer esses requisitos.

O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:

  • Requisitos que satisfazem as necessidades, desejos e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas.
  • Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado.

  • Objetivo ou justificativa do projeto (que devem ser SMART)

  • Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída

  • Cronograma de marcos sumarizado.

  • Stakeholders do projeto e os seus papéis e reponsabilidades.

  • Influência das partes interessadas.

  • Expectativas das partes interessadas.

  • Organizações funcionais e sua participação

  • Premissas organizacionais, ambientais e externas (fatores considerados verdadeiros, reais ou certos).

  • Restrições organizacionais, ambientais e externas (fatores que limitam as opções da equipe).

  • Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento.

  • Orçamento sumarizado.

  • Constrangimentos e riscos.

Permitindo assim responder a questões como:

  1. O que deve ser feito para atingir o objetivo do projeto?
  2. Como deve ser feito?
  3. Quem o vai fazer?
  4. Quando deve ser feito?
  5. Quando usar um TAP?

Sempre que se começa um novo projeto, é durante a fase de planejamento que o TAP deve ser definido. Este documento permite definir mais claramente os objetivos do projeto e quais as suas fronteiras, define o âmbito do projeto bem como o produto final, mas ele geralmente não é criado pelo Gerente de Projetos, ele começa em um iniciador ou um patrocinador do projeto, externo à organização do projeto, em um nível adequado para financiar o projeto, emite o termo de abertura do projeto.

O termo de abertura e a autorização dos projetos geralmente são realizados fora da organização do projeto por uma empresa, uma agência governamental, uma companhia, uma organização de programas ou uma organização de portfólios, como resultado de um ou mais dos seguintes itens:

  • Uma demanda de mercado (por exemplo, uma empresa automobilística que autoriza um projeto para produzir carros mais econômicos em resposta à falta de gasolina).

  • Uma necessidade de negócios (por exemplo, uma empresa de treinamento que autoriza um projeto para criar um novo curso para aumentar sua receita).

  • Uma solicitação de um cliente (por exemplo, uma companhia de energia elétrica que autoriza um projeto de construção de uma nova subestação para atender a um novo parque industrial).

  • Um avanço tecnológico (por exemplo, uma empresa de produtos eletrônicos que autoriza um novo projeto para desenvolver um laptop mais rápido, mais barato e menor após avanços na tecnologia de memória de computador e componentes eletrônicos).

  • Um requisito legal (por exemplo, um fabricante de tintas que autoriza um projeto para estabelecer diretrizes para o manuseio de materiais tóxicos).

  • Uma necessidade social (por exemplo, uma organização não governamental em um país em desenvolvimento que autoriza um projeto para fornecer sistemas de água potável, banheiros públicos e educação sanitária às comunidades com alta incidência de cólera).

Durante as fases subsequentes de projetos com várias fases, o processo Desenvolver o termo de abertura do projeto valida as decisões tomadas durante a elaboração do termo de abertura original do projeto. Se necessário, ele também autoriza a próxima fase do projeto e atualiza o termo de abertura. Mas como criar um termo de abertura? No PMBoK® Existe um processo dentro do Gerenciamento de Escopo que pode resolver isso, e claro vários modelos na web, vamos aprender a criar um termo de abertura de projeto.

Processo: Desenvolver o termo de abertura do projeto

Este processo trata principalmente da autorização do projeto ou, em um projeto com várias fases, de uma fase do projeto. É o processo necessário para documentação das necessidades de negócios e do novo produto, serviço ou outro resultado que deve satisfazer esses requisitos. A elaboração desse termo de abertura liga o projeto ao trabalho em andamento da organização e autoriza o projeto. O termo de abertura e a autorização do projeto são realizados fora do projeto pela organização, por um setor de gerenciamento de programas ou de portfólios. Em projetos com várias fases, esse processo é usado para validar ou refinar as decisões tomadas durante o processo Desenvolver o termo de abertura do projeto anterior.

Entradas

  • Externo Declaração de trabalho do projeto

  • Externo Fatores ambientais da empresa

  • Externo Ativos de processos organizacionais

  • Externo Contrato

Ferramentas e Técnicas

Métodos de seleção de projetos

Os métodos de seleção de projetos são usados para determinar qual projeto a organização selecionará. Esses métodos estão normalmente incluídos em duas categorias amplas:

  • Métodos de medição de benefícios que são abordagens comparativas, modelos de pontuação, contribuição de benefícios ou modelos econômicos.

  • Modelos matemáticos que usam algoritmos de programação linear, não linear, dinâmica, inteira ou multi objetivo.

  • Metodologia de gerenciamento de projetos, Uma metodologia de gerenciamento de projetos define um conjunto de grupos de processos de gerenciamento de projetos, seus processos relacionados e as funções de controle relacionadas que são consolidados e combinados para formar um todo unificado funcional. Uma metodologia de gerenciamento de projetos pode ser ou não uma elaboração de uma norma de gerenciamento de projetos. Uma metodologia de gerenciamento de projetos pode ser um processo maduro formal ou uma técnica informal que auxilia uma equipe de gerenciamento de projetos no desenvolvimento eficaz de um termo de abertura do projeto.

  • Sistemas de informações do gerenciamento do projeto O sistema de informações do gerenciamento de projetos (SIGP) é um conjunto padronizado de ferramentas automatizadas disponível dentro da organização e integrado a um sistema. O SIGP é usado pela equipe de gerenciamento de projetos para dar suporte à geração de um termo de abertura do projeto, facilitar o feedback conforme o documento é refinado, controlar as mudanças feitas no termo de abertura do projeto e liberar o documento aprovado.

Opinião especializada

A opinião especializada é frequentemente usada para avaliar as entradas necessárias para desenvolver o termo de abertura do projeto. Essa opinião e especialização são aplicadas a qualquer detalhe técnico e de gerenciamento durante esse processo. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com conhecimento ou treinamento especializado e está disponível a partir de diversas fontes, inclusive:

  • Outras unidades dentro da organização

  • Consultores

  • Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores

  • Associações profissionais e técnicas

  • Setores.

Saída

  • Termo de abertura de Projeto

Existem diversos modelos na internet com diversos tipos de termos de abertura, sinta-se à vontade em utilizar e adaptar qualquer um deles as suas necessidades, em breve estarei postando em nossa seção de downloads o modelo da Projetos e TI.

Até a próxima com mais um dos processos do Guia PMBOK®1, aprendendo a gerenciar projetos com a Projetos e TI.

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008