Comunicações Partes Interessadas Projeto

Stakeholders, quem são eles?

Há várias linhas de conceito, seja do próprio PMI ou de outras entidades e estudiosos de nome no mercado, e que acreditam ainda que até mesmo quem não sabe da existência do projeto, ainda sim pode ser um stakeholder. Então vamos assumir o que é mais palpável, mas não menos completo, que stakeholder é utilizado para designar toda e qualquer pessoa ou organização que tenha algum interesse no projeto, influencia ou é afetado por ele. Ou seja, qualquer interesse (positivo ou negativo) ou participação (direta ou indireta).

A identificação dos stakeholders1 não é tarefa simples, e não sendo pessimista, provavelmente a lista nunca estará completa. A boa notícia é que temos boas ferramentas para ajudar nessa identificação e essa lista não fica registrada em pedra, ou seja, é atualizável, e necessariamente recomendável que se faça esta atualização. Um bom primeiro passo para a identificação é o Gerente do Projeto já reunir alguns integrantes chaves do projeto e promover essa identificação. Lembrando que ali, todos nessa reunião, já são partes interessadas. Perguntas que ajudam na identificação: “Quais indivíduos ou grupos são impactados ou podem impactar o projeto?”, “Quem possui interesse positivo ou negativo nesse projeto?”, “Quem são as pessoas, grupos ou organizações que tem interesse, ou podem alavancar nosso projeto?”, sempre em uma linha para tentar cobrir o universo do projeto.

Com uma lista já formada, recomenda-se completá-la com maiores informações, sendo: nome da pessoa ou organização, cargo e influências, contatos. Caso seja uma organização, é imprescindível identificar a pessoa de contato que irá fazer a ponte das informações, sendo que as expectativas desta pessoa devem ser consideradas como sendo as expectativas da organização, sabendo-se que os interesses para dentro da organização a qual ela representa serão defendidos de acordo com sua ‘vontade’.

Um bom material complementar a este, nessa fase de identificação pode ser encontrado em Identificando as partes Interessadas, por Coimbra.

A quantidade de stakeholders ou grupos podem ser identificados em circunstâncias específicas. Alguns stakeholders podem ser parte de grupos múltiplos de stakeholder. Algum stakeholders pode ter uma organização explícita, formal, e às vezes não. Há stakeholders internos (tal como empregados, especialistas, parceiros de suporte) e stakeholders externos (tal como governo, consultores, fornecedores). Pode-se também distinguir entre stakeholder primário (tal como acionistas) e stakeholder secundário (tal como governo), e também uma correlação entre stakeholders. Onde esta linha divisória é extraída sobe fonte de muito debate.

Indico ainda duas ferramentas de conhecimento público para ajudar a montar o mapa de stakeholders, e quando são bem usadas certamente são de grande valia, pois identificarão os stakeholders ‘peixe grande’ e as fronteiras de interesse. Não coincidentemente cito primeiramente o espinha de peixe, que consegue ajudar a criar um mapa de raciocínio para identificar quem são os stakeholders do projeto, vide exemplo:

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Para saber de que lado estão os seus stakeholders, e se sua influência é positiva ou negativa, é preciso maiores informações de cada um deles. Nem sempre um ‘concorrente’ poderá estar exercendo influência negativa ou nem sempre um integrante do projeto poderá estar exercendo influência positiva. Mas de início, o rótulo de cada um pode ser utilizado em uma matriz SWOT por exemplo, e é através dela que damos início ao nosso plano de conquista: concluir o projeto com sucesso.

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Em seguida, para cada stakeholder participante do projeto é sugerido criar um mapa com as funções necessárias ou esperadas que ele desempenhe e, ainda o envolvimento necessário no projeto e o comprometimento ideal para que esteja tudo bem claro para o Gerente de Projeto. Esta informação deve ser insumo somente do Gerente do Projeto para lidar com as expectativas e prioridades, não sendo um documento formal a ser incluído na biblioteca do Projeto.

Entrando no mérito de papéis, interesses e influências, a Análise de Stakeholders é uma abordagem frequentemente utilizada para tomar ciência da dimensão do campo gravitacional dos stakeholders em relação ao projeto e à organização, além da influência que estes exercem sobre eles. Esta análise identifica quais as formas de influência bem como os impactos que estes podem causar nos Projetos2.

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De acordo com a Perspectiva de Valores do Stakeholder de Edward Freeman3, a finalidade maior da empresa é servir como um veículo para coordenar interesses de stakeholder. Alguns papeis e interesses podem ser comuns independente do porte ou tipo de Projeto, onde pode-se destacar algumas características que o Gerente de Projetos já pode antever, por exemplo:

O papel do acionista é cobrar de sua diretoria ações que levam a resultados expressivos na linha das metas estratégicas, em sua maioria, de grande retorno financeiro. Cabe às suas interfaces, altos executivos e gerentes, manterem um nível de informação sempre bem atualizado, com indicadores dos resultados planejados e atuais como comparativo, além de ações previamente definidas para recuperar os indicadores negativos;

O papel dos executivos é formular e executar estratégias, tendo como objetivo tomar decisões que satisfaçam todos ou a maioria dos stakeholders dentro de seu grau de importância ao Projeto, ou assegurar-se pelo menos de que nenhum stakeholder de grande influência e importância esteja insatisfeito com a decisão;

O papel da gerência é ser interface de hierarquias, reportando acima aos executivos a realidade do Projeto para que se possa ser reavaliado o plano estratégico, e consequentemente abaixo alinhado os empregados às novas definições repassadas pelos executivos.

Os interesses dos stakeholders estão geralmente relacionados com o sucesso e a riqueza da organização. Alguns interesses são auto declarados, outros são entendidos como subentendidos e em alguns casos os interesses não são ‘legíveis’, ou seja, estão no subconsciente do stakeholder e é de difícil descoberta pelo Gerente do Projeto.  Por sinal, determinados interesses às vezes são particularmente importantes quando determinadas metas devem ser atingidas, por exemplo:

  • Os clientes são importantes quando a qualidade dos produtos é discutida.
  • Os empregados são importantes quando as circunstâncias ou a segurança no trabalho são discutidas.
  • O governo é importante ao tratar de regulação ou legislação.

Referencias

  1. Projetos e TI | Identificando as partes Interessadas  
  2. [12manage], em http://www.12manage.com/. Artigo Stakeholder Analysis.  
  3. [FREEMAN, R. Edward] FREEMAN, R. Edward. Strategic Management: A Stakeholder Approach. Boston, Massachusets: Piman, 1984  
Damazio Teixeira

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