Project Server 2013: É importante pra mim?

 

Esse post poderá auxiliar aqueles que não sabem o que é ou não sentem a firmeza de que o uso dessa ferramenta poderá otimizar/auxiliar o processo de gestão dos seus projetos. Não tenho como propósito criar um guia passo a passo de como realizar a instalação e configuração, até mesmo porque existem milhares de guias espalhados pela rede com essas instruções, inclusive oficiais da Microsoft. Portanto, o objetivo desse post é realmente auxiliar o gerente de projetos, ou até mesmo sua empresa, se a aquisição (o valor é salgado) de uma ferramenta dessas vale a pena.

Muitos gerentes de projetos utilizam o MS Project Professional para criação de cronogramas e auxilio no acompanhamento de seus projetos. Claro que existem outras ferramentas, inclusive gratuitas para tal tarefa, mas naturalmente o Project Professional é a mais famosa por se integrar no pacote Office da Microsoft. Porém, o Project Professional se torna bastante limitado quando seus projetos começam a crescer em quantidade e membros de equipe. Isso acontece pois o uso dessa ferramenta se limita a gerenciar projetos individuais somente.

 

Gestão de Portfólio

Imaginando que você começará a gerenciar vários projetos ao mesmo tempo com recursos compartilhados, o uso somente do Project Professional se tornará uma atividade:

  • Arriscada: pois você não terá a visão completa do ambiente tendo em vista que serão vários projetos ao mesmo tempo com recursos compartilhados, com isso você poderá deixar de visualizar as concorrências de forma ampla e poderá traçar estratégias de tempo e execução erroneamente, podendo falhar em prazos ou não executar da maneira mais rentável e otimizada possível;
  • Trabalhosa: você literalmente terá que abrir vários cronogramas ao mesmo tempo para calcular e atualizar o percentual de atividade manualmente para cada recurso alocado.

Tendo conhecimento dessas limitações, você poderá decidir pelo uso do Project Server que te ajudará nessas dificuldades e facilitará na boa execução de todos os projetos.

O Project Server na sua essência é um gerenciador de portfólio. Com o avanço de suas versões foram adicionadas melhorias que foram muito bem vindas fazendo com que as atividades de gerente de projetos se tornassem muito mais fáceis.

Nas primeiras versões, o uso do Project Server era basicamente conectar os cronogramas em um servidor para que os membros da equipe pudessem fazer os apontamentos de tempo.

 

Hoje, na sua última versão, você pode fazer:

  • Atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar o trabalho que estiver concluído para que possam aceitar as atualizações de tarefas de forma automática ou manual e incorporar a atualização de informações em seus projetos.
  • Solicitar e receber relatórios de status no formato desejado e consolidar relatórios de status individuais em um único relatório, que poderá ser apresentado aos participantes.
  • Executar uma análise hipotética para comparar custos, agendas e alocação de recursos após criarem diferentes versões de seus projetos. Eles também podem ver o efeito das alterações da agenda na disponibilidade, na alocação e nos custos dos recursos.
  • Exibir a disponibilidade dos recursos na organização e criar sua equipe para que possam atribuir recursos genéricos às tarefas, localizar e substituir recursos baseados em suas qualificações e criar equipes com base em uma lista comum de recursos da empresa.

Os integrantes da equipe podem acessar informações sobre o Project Server usando o Project Web Access para:

  • Analisar e atualizar as atribuições de tarefas para que possam também responder ao gerente de projeto sobre suas atribuições e enviar atualizações sobre o trabalho concluído em intervalos regulares. Eles também podem criar novas tarefas e enviá-las ao gerente de projeto para a aprovação e a incorporação ao plano do projeto. Quando necessário e com a devida permissão, eles podem delegar tarefas a outros integrantes da equipe.
  • Exibir suas tarefas no formato Gráfico de Gantt para obter uma representação gráfica da duração das tarefas e de seus relacionamentos com outras tarefas. Para focalizar detalhes específicos, as tarefas neste modo de exibição podem ser agrupadas, classificadas e filtradas. Dependendo das permissões que o administrador do Project Server conceder a eles, os integrantes da equipe também podem exibir as últimas informações do projeto inteiro, não apenas as tarefas atribuídas.
  • Integrar-se com o Outlook para exibir e atualizar as tarefas do projeto no calendário do Outlook.
  • Os participantes, tais como outros gerentes de projeto ou executivos, podem acessar também as informações do Project Server usando o Project Web Access para:

     

    • Analisar informações sobre o projeto, as tarefas e os recursos para que possam obter uma percepção de como os projetos estão progredindo, de forma individual ou na organização.

 

Mais informações acerca da ferramenta:

http://office.microsoft.com/pt-br/project/project-server-2013-solucao-de-portfolio-de-projetos-FX103802061.aspx

 

 

Bom pessoal, espero que essas informações acima possam ter sido úteis.

Abraços e até a próxima!

 

 

 

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Fabrício Magno Nascimento
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