PRINCE2 Projeto

PRINCE2 – Os 7 temas – parte 2

Que tal ver um pouco mais sobre os temas do PRINCE2 E continuarmos explorando e formando nosso conhecimento? Vamos verificar os temas restantes do PRINCE2  e no futuro teremos uma visão mais aprofundada do assunto. Apesar de serem anotações você consegue ter uma boa ideia dos temas que compõem o PRINCE2 e uma compreensão de suas ferramentas, espero que você goste, comente e compartilhe, veremos os Planos, os Riscos, as Mudanças e o Progresso.

Planos

  • Facilitar a comunicação e controle definindo os meios pelos quais os esforços são empreendidos para que os produtos possam ser entregues (onde, como, por quem, e estimativas de quando e quanto custará).
  • Planos
  • Plano de estágio Inicial – Obrigatório
  • Elaborado no processo de “Starting Up a Project”
  • Primeiro plano criado para o Gerenciamento do Projeto
  • Gerente do Projeto é responsável pela criação (sempre envolvendo os especialistas e demais partes interessadas)
  • Documentos necessários:

    • Project Brief

      • Daily Log

      • Lesson Log

  • Saídas:

    • Plano de estágio inicial

      • Atualização do Daily Log

      • Requisição para início do projeto

    • Plano do Projeto – Obrigatório

      • Elaborado no “Initiating a Project”.

      • Faz parte da “Documentação de iniciação do Projeto” – PID

      • Documentos necessários:

  • Project Brief

    • É composto por:

      • Visão e entendimento dos produtos que serão desenvolvidos

      • Pré-requisitos do projeto

      • Dependências externas

      • Estágios de gerenciamento do projeto (pouco detalhado)

      • Product Breakdown Structure (PBS – estrutura analítica do produto)

      • Decomposição hierárquica orientada á produtos que serão executadas pela equipe do projeto

      • Subdivide o projeto em produtos para serem facilmente gerenciáveis

      • Define o trabalho total do projeto

      • Product Flow Diagram (PFD – diagrama de fluxo do produto)

      • Descrição dos produtos

      • Sequenciamento de atividades

      • Cronograma

      • Orçamento

      • Recursos necessários

      • Tolerâncias (prazo, custo, qualidade, etc.)

      • Plano de contingência aos riscos

      • Etc..

    • Saída:

  • Plano do

    Projeto (Project Plan)

    • Plano do estágio – Obrigatório

    • Elaborado no estágio anterior durante o processo “Managing Stage Boundaries”. O plano do próximo estágio é feito no estágio atual.

    • Deve ser aprovado pelo Comitê Diretor do Projeto

    • Quando o Gerente do Projeto submeter às entregas do projeto e solicitar ao Project Board a aprovação para finalizar o estágio atual, o plano do próximo estágio também deverá ser enviado para ser aprovado.

    • Um projeto PRINCE2® possuí no mínimo 2 estágios

    • É similar ao plano do Projeto, porém com um detalhamento maior.

    • Documentos necessários:

  • Project Plan

    • Deve conter:

    • Descrição do plano

    • Método de controle da Qualidade

    • Recursos Necessários

    • Pré-requisitos

    • Dependências externas

    • Tolerâncias

    • Pontos de controle

    • Forma de monitoração e controle

    • Product Flow Diagram (diagrama de fluxo do produto – PFD)

    • Descrição dos produtos

    • Sequenciamento de atividades

    • Identificação e avaliação dos riscos

    • Etc..

    • Saídas:

  • Plano de estágio (Stage Plan)

  • Plano da equipe especialista (Plano dos Times)

  • Elaborado no processo “Managing Stage Boundaries” em paralelo ao plano do Estágio.

  • Gerente de equipe é responsável pelo planejamento

  • PRINCE2® não determina conteúdo deste plano pois pode ser externo à organização.

  • Plano de Exceção

  • O PRINCE2® define que o projeto deve ser gerenciado por exceção (tolerância). Quando um desvio extrapola a tolerância delegada, deve ser preparado um Plano de Exceção (Exception Plan) para recuperar o projeto dos desvios ocorridos ou que tendem a ocorrer.

Estes planos, se aprovados, tornam-se nova baseline do Plano do Projeto ou Plano do Estágio. Tais planos devem ter o mesmo nível de detalhamento dos planos originais e devem ser aprovados por aqueles que delegaram a tolerância.  Gerente de equipe não pode fazer Plano de Exceção. Em caso de desvios, deve relatar ao Gerente do Projeto para analisar a situação. Caso o desvio não extrapole a tolerância em nível de estágio do Gerente do Projeto, esse fará ação corretiva sem necessidade do plano. Caso um desvio extrapole os limites de tolerância definidos para o Gerente do Projeto, este deverá submeter um Plano de Exceção para aprovação do Project Board e assim sucessivamente. Plano de Revisão de Benefícios Deve ser elaborado Pelo Gerente do Projeto no estágio de iniciação (Initiation Stage) e submetido para aprovação do Project Board. Define como e quando os benefícios do projeto serão alcançados e poderão ser medidos.

Os benefícios alcançados durante o projeto devem ser reportados pelo Gerente do Projeto ao Project Board através do Relatório Final de Estágio (End Stage Report). Revisado e apresentado nas reuniões de avaliação, contendo benefícios iniciais e residuais.  Pós-projeto, o Plano de Revisão Benefícios é mantido e executado pela gestão corporativa ou programa, comparticipação do Usuário Sênior.  Principal interessado é o Usuário Sênior

    Riscos

    • O objetivo do tema risco é identificar, avaliar e controlar a incerteza e, em consequência, melhorar a capacidade de sucesso do projeto.
    • Gerenciar riscos em projetos é inevitável, uma vez que os projetos provocam mudanças, e mudanças introduzem incertezas.
    • O gerenciamento de risco deve ser sistemático e não com base em chance e sorte.
    • De acordo com PRINCE2®, riscos podem acontecer no nível estratégico, operacional, de programa e de projeto. A abordagem de gerenciamento pode ser comum para todas as perspectivas. Esses níveis estão categorizados de acordo com o prazo que podem ocorrer.

    São eles:

    • Longo Prazo
    • Estratégicos
    • Médio prazo
    • Programa
    • Projeto
    • Curto prazo
    • Operacional
    • Identificar o risco – é função do Gerente de Projetos (deve envolver as partes interessadas)
    • Identificar o risco é o processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características.

    Informações que devem ser identificadas

    • Responsável (proprietário)
    • Sintoma do risco (gatilho)
    • Tolerância ao risco

    Técnicas

    • Rever lições aprendidas
    • Brainstorming
    • Técnica Delphi
    • Entrevista
    • SWOT
    • Análise da causa-raiz (espinha de peixe)
    • Devem ser registrados no Registro de Riscos (Risk Register)
    • Avaliar o risco
    • Avaliar a probabilidade e impacto
    • A avaliação da probabilidade investiga a probabilidade de cada risco ocorrer
    • A avaliação de impacto investiga o efeito potencial sobre um objetivo do projeto (tempo, custo, escopo, qualidade, benefícios, etc.)
    • Planejar ação para o risco
    • Desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças
    • Inclui a identificação e designação de uma ou mais pessoas que assumirão a responsabilidade sobre cada resposta a riscos
    • Aborda os riscos de acordo com a sua prioridade, inserindo recursos e atividades no orçamento, cronograma e plano de gerenciamento do projeto, conforme necessário.
    • Estratégias de resposta a riscos negativos
    • Eliminar
    • Transferir
    • Mitigar
    • Aceitar
    • Plano alternativo
    • Estratégias de resposta a riscos positivos
    • Explorar
    • Compartilhar
    • Melhorar
    • Aceitar
    • Implementar o Controle do Risco
    • As ações aos riscos planejados, incluindo no plano do projeto são executadas durante o ciclo de vida do mesmo, mas o trabalho do projeto deve ser monitorado continuamente para encontrar tanto novos riscos quanto suas mudanças.
    • Riscos do projeto devem estar incluídos na agenda de todas as reuniões de equipe
    • Comunicar
    • Inclui a identificação e designação de uma ou mais pessoas que assumirão a responsabilidade sobre cada risco
    • Tem como objetivo colocar as informações à disposição das partes interessadas do projeto no momento oportuno.

    Mudança

    • O propósito do tema mudança é identificar, avaliar e controlar todas as mudanças potenciais e aprovadas que afetem a linha de base.
    • As mudanças podem surgir de membros da equipe, solicitação das partes interessadas, queixas ou uma ampla gama de outros fatores.
    • PRINCE2® proporciona uma abordagem comum para questões (problemas) e controle de mudanças.
    • 3 tipos de issues (problemas):
    • Fora de especificação (algo que deveria ser entregue, mas o projeto não entregou ou não entregará).
    • Problema ou preocupação (Alguma questão que o Gerente do Projeto precisa resolver ou escalonar)
    • Requisição de mudança (uma solicitação para mudar algo que está em baseline e sobre gerência de configuração).
    • O processo de gerenciamento de mudanças deve ser formal para que não aconteça sem motivo. Você as gerencia. Elas devem ser documentadas para fins históricos, assim há uma trilha de auditoria que indica por que você fez as mudanças.
    • Mudanças somente serão consideradas após criação da linha de base, sendo assim, um pré-requisito do controle de mudança é o estabelecimento de um sistema adequado de gerenciamento de configuração, o qual registra linhas de base para produtos do projeto e garante que as versões corretas sejam entregues ao cliente.
    • Linha de base
    • Um planejamento aprovado, usado para comparar o desempenho do projeto em relação ao planejado
    • A linha de base somente será alterada se a mudança for aprovada
    • Reflete diretamente no Business Case do Projeto
    • Registro de Issue
    • Relatório contendo a descrição, avaliação de impacto e recomendação para um pedido de mudança, produto fora da especificação ou um problema/preocupação.
    • Identificação – classificar o tipo (requisição de mudança, fora de especificação, problema ou preocupação)
    • Análise – avaliar o impacto nos objetivos do projeto (impacto para o negócio, usuários e fornecedores). Deve-se verificar custo, esforço, duração, riscos envolvidos, etc..
    • Proposta – elaborar resposta a questão (recomenda-se mais de uma possível resposta com análise de efeito de cada uma delas no escopo, prazo, custo, riscos, qualidade, benefícios esperados e metas de desempenho do riscos do projeto)
    • Decisão – a decisão é tomada de acordo com o nível de autoridade delegada pelo Project Board durante a definição dos critérios de tolerância (gerenciar por exceção). Independente de quem decida, a decisão deverá ser reportada ao Project Board.
    • Implementação – tomar a ação definida para o problema. Deve-se atualizar o issue log (registro de Issue) elaborar o Issue Report (relatório de Issue) e manter os envolvidos informados sobre os problemas.
    • Criado para mudanças que precisam ser tratadas formalmente.
    • A autoridade de mudança é responsável por autoriza-las.

    Progresso

    O propósito do tema Progresso é estabelecer mecanismos para monitorar e comparar o planejado com o realizado, e fornecer uma previsão para os objetivos e viabilidade do projeto, além de controlar qualquer desvio inaceitável.

    • Fornece mecanismos para monitoramento e controle, permitindo a avaliação de viabilidade do projeto.
    • Prevê mecanismos para todos os níveis de gestão (entrega, gerenciamento e direcionamento).

    3 Princípios PRINCE® estão fortemente inseridos nesse tema

    • Gerenciar por estágio
    • Justificativa contínua do negócio
    • Gerenciar por exceção
    • 2 tipos de controle de progresso:
    • Controle por eventos (Event-driven Controls) – são controles que ocorrem em momentos específicos (final do estágio, entrega de produtos, eventos de riscos, relatórios de exceção, etc.)
    • Controles Programados (Time-driven Controls) – são controles que acontecem periodicamente ou nos períodos planejados no plano do projeto

    Tópicos de gerenciamento que são usados para estabelecer os tipos de controle

    • Baseline para controlar o progresso
    • Plano do Projeto
    • Plano dos Estágios
    • Plano de Exceção
    • Pacotes de trabalho
    • Revisar o Progresso
    • Registro diário (daily log)
    • Registro de Riscos (Risks log)
    • Registro de problemas (Issues log)
    • Identificar e relatar lições
    • Registro de lições
    • Relatório de lições
    • Comunicar o progresso
    • Relatório de verificação
    • Relatório gerencial
    • Relatório de final de estágio
    • Relatório de final de projeto

    Veremos nos próximos artigos os processos do PRINCE2, aguardo você.

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    Coimbra, PMP
    Gerente de Projetos, PMO, CEO do portal Projetos e TI, Professor de Pós/MBA e apaixonado por gestão de projetos.
    Associado ao PMI
    Associado ao IPMA

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