PRINCE2 Projeto

PRINCE2, os 7 processos – Overview

E que tal um pequeno overview dos processos PRINCE2®? Veremos aqui só um pouco do potencial desta metodologia, tenham uma boa leitura e tirem suas conclusões nos comentários.

Starting Up a Project

O objetivo do processo é garantir que os pré-requisitos para o início do Projeto estejam em vigor, respondendo a seguinte pergunta: Nós temos um projeto viável e vale a pena? Nada deve ser feito até que esta informação seja respondida para tomada de decisões sobre alocação de recursos no projeto, além de definir os principais papéis e responsabilidades, financiamentos e outros, sendo este processo a base fundamenta para o planejamento detalhado do projeto. O gatilho para iniciar este processo é o Project Mandate.

O que se faz no processo

  • Apontar o Executivo e o Gerente do Projeto
  • Capturar lições aprendidas
  • Desenhar e apontar o time de gerenciamento do projeto
  • Desenvolver o Business Case de alto nível (outline) – executado pelo Executivo (revisão dos demais e aprovação do Corporate or Programme Management).
  • Selecionar a Abordagem e Montar o Sumário do Projeto (Project Brief) – executado pelo GP (revisão dos demais e aprovação do Corporate or Programme Management).
  • Planejar o estágio inicial – executado pelo GP (aprovação dos demais, com exceção do Corporate or Programme Management que não se envolve por ter delegado responsabilidade ao Executivo).

Directing a Project

Compreende as atividades necessárias para dar direção ao projeto. A responsabilidade por este processo é do Project Board que tem representantes da área de negócio, do fornecedor e do usuário. A responsabilidade por gerenciar o dia a dia do projeto é do GP, porém a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso do projeto é do Project Board, pois é papel deste dar direção e tomar decisões estratégicas no projeto. O processo Directing a Project ocorre durante todo o ciclo de vida do projeto. Todos os processos do PRINCE2® que possuem saídas que requerem aprovação, são submetidas ao Project Board, consequentemente, suas saídas são entradas para outros processos.

O que se faz no processo

  • Autorizar a iniciação
  • Autorizar o Projeto
  • Autorizar um Estágio do Projeto
  • Autorizar Plano se Exceção
  • Direcionar o Projeto (ad hoc)
  • Autorizar o Encerramento do Projeto

Initiating a Project

Este processo consiste na realização de atividades para obter todas as informações possíveis e necessárias para que o Project Board possa autorizar o início do projeto no processo Directing a Project Baseia-se na elaboração e levantamento das informações do projeto e suas estratégias, com o intuito de refinar o Project Brief, para assim, transformá-lo no principal documento do projeto (Business Case) A abordagem adotada conforme a estratégia das áreas de risco, configuração, qualidade e comunicação terão como base os controles gerais do projeto.

O que se faz no processo

  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento de Riscos
  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento da Configuração
  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento da Qualidade
  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento da Comunicação
  • Definir os controles do projeto
  • Criar o Plano do Projeto
  • Refinar o Business Case
  • Montar o Documento de Iniciação do Projeto

Controlling a Stage

PRINCE2® sugere que os projetos sejam divididos em estágios de forma que cada estágio seja orientado e controlado individualmente. Basicamente isso inclui a maneira em que os pacotes de trabalho são autorizados e concluídos. Controlling a Stage é o processo que reúne as atividades de controle e monitoramento dos estágios, correspondendo às atividades do dia a a dia do Gerente do Projeto. Também especifica a forma em que o progresso deve ser monitorado e como os relatórios de alto nível (highlights) será apresentados ao Comitê Diretor do Projeto. Um meio para captar e avaliar as questões (Issues) do projeto é sugerido com a maneira pela qual ações corretivas serão tomadas.

O que se faz no processo (dividido em 3 perspectivas)

  • Pacotes de trabalho
  • Autorizar o pacote de trabalho
  • Revisar o Status do Pacote de Trabalho
  • Revisar o Pacote de Trabalho completado
  • Monitoração e relatórios
  • Revisar o Status do Estágio
  • Relatórios Gerenciais
  • Questões/problemas (Issues)
  • Identificar e examinar Riscos e questões (issues)
  • Escalonar Issues e Riscos (Comitê diretor do Projeto)
  • Tomar Ações Corretivas

Managing Product Delivery

O objetivo deste processo é garantir que os produtos planejados sejam entendidos pelos Gerentes de equipes especialistas, suas equipes e pelos fornecedores, para que possam ser construídos e entregues dentro do especificado. O Gerente de Equipe Especialista negociará os detalhes do pacote de trabalho com o Gerente do Projeto e deverá assegurar que qualquer trabalho alocado para a equipe deverá ser autorizado pelo Gerente do Projeto. Devera garantir que o trabalho atenderá a todos os requisitos identificados no pacote de trabalho e que o mesmo será realizado. Caso o projeto não tenha Gerente de equipe especialista, este processo torna-se responsabilidade do Gerente do Projeto.

O que se faz no processo

  • Aceitar um Pacote de trabalho
  • Executar um Pacote de Trabalho
  • Entregar um Pacote de Trabalho

Managing a Stage Boundary

O método PRINCE2® prevê o gerenciamento do projeto por estágios. Este processo consiste em gerenciar as fronteiras entre os estágios do projeto. É um processo executado ao final dos estágios e visa assegurar ao Project Board que todas as informações suficientes para as tomadas de decisões sejam conhecidas. Este processo orienta o que deve ser feito dentro de um estágio (o próximo), desde o aceite do pacote de trabalho até a entrega do mesmo (realizado no final do estágio). O Objetivo deste processo é assegurar ao Project Board que o estágio atual foi completado com sucesso, que existe um plano de trabalho para o estágio seguinte, assim como informações suficientes que apoiarão as tomadas de decisão quanto à continuidade ou encerramento do projeto. O processo abrange também o que aconteceu no estágio e o que ultrapassou os níveis de tolerância acordados.

O que se faz no processo

  • Planejar o Estágio seguinte (Plano de Estágio)
  • Atualizar o Plano do Projeto
  • Atualizar o Business Case
  • Relatório Final de Estágio
  • Produzir o Plano de Exceção

Closing a Project

Assim como permite o inicio controlado do projeto, o método PRINCE2® visa assegurar um encerramento do projeto de forma bem controlada e organizada. Este processo tem como propósito confirmar a aceitação dos produtos desenvolvidos e entregues, confirmar se os objetivos descritos na Documentação de Iniciação do Projeto foram alcançados, verificar a necessidade de recomendações de ações para tratar riscos e questões/problemas (issues) que venham a ocorrer após o encerramento do projeto. Existe também a possibilidade do projeto ser encerrado prematuramente a qualquer momento, desde que se torne inviável para a organização. Deverá cobrir os esforços realizados no final do projeto. O projeto deve ser formalmente concluído e os recursos liberados para alocação em outras atividades. A entrega do produto deve ser realizada e o aceite do projeto confirmado. Os benefícios e o projeto devem ser avaliados formalmente para que o projeto seja encerrado.

O que se faz no processo

  • Encerramento Planejado ou Prematuro do Projeto.
  • Preparar Encerramento Planejado.
  • Preparar Encerramento prematuro.
  • Entregar os Produtos do projeto (hand over products).
  • Avaliar o Projeto.
  • Recomendar o Encerramento do Projeto.
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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