Projeto

PowerPoint 2010 e Excel 2010: Parceiros Perfeitos para rastreamento de Projetos

Nota do Editor: Esse artigo original de Glenna Shaw1

pode ser visto nas referencias à baixo, os arquivos foram alterados para maior facilidade de uso.

O desafio para cada gerente de projeto é manter seu projeto no caminho certo, no tempo determinado e dentro do orçamento e a melhor maneira de conseguir isso é ter até o momento, informações confiáveis ​​e comunicações em tempo real. Enquanto Microsoft Project é uma grande ferramenta para o gerenciamento de grandes projetos focados em custo e tempo, para aqueles que trabalham em projetos menores de 30 tarefas ou menos uma planilha em Excel bem concebida combinada com uma apresentação em PowerPoint pode ser tão eficiente quanto eficaz. Para isso, Glenna Shaw criou um modelo de Plano de Projeto em Excel que permite de forma eficiente ter a estimativa de tempo e custos, criar o cronograma do projeto, acompanhar o cronograma e orçamento e gerenciar os recursos e riscos, bem como documentar as lições aprendidas. O modelo também inclui os gráficos para criar dashboards no PowerPoint para a sua equipe de projeto ou para o seu cliente do projeto.

O Plano de Projeto

Comece fazendo o download do template Excel Plano de Projeto original em inglês. Uma vez que a planilha é aberta, digite a data do relatório na célula B4. Se você gostaria que a ‘Data do Relatório’ sempre exiba o dia em que você abrir o arquivo, digite a fórmula =Hoje(). Para criar o seu plano de projeto, clique sobre o filtro para baixo para as tarefas. Marque a caixa ‘Select All’ e clique em OK para mostrar todas as linhas disponíveis para a inserção de suas tarefas, incluindo linhas em branco.

Começando com a célula A9, entre as tarefas para o seu projeto e digite os designados para cada tarefa. Para estimar o seu tempo e custos, entrar (em horas) a Estimativa Otimista (EO), Estimativa Provável (EP), e Estimativa Pessimista (PE) e entre o salário por hora para cada tarefa. Digite a Data de Início para cada tarefa e o número de dias de trabalho você quer para permitir a conclusão de cada tarefa. Depois de inserir todos os elementos da tarefa, clique no menu filtro para baixo para as tarefas de novo e desmarque a caixa for (valor em branco) e clique em OK. Isto irá esconder as linhas em branco no seu plano do projeto. Em seguida, clique no menu suspenso para data de início e selecione mais velho de classificação para Recentes e clique em OK.

Finalmente, você precisa ajustar o eixo horizontal no gráfico de desempenho do projeto Agenda para exibir com precisão o cronograma do projeto. Clique direito sobre as datas no topo do gráfico e clique em Formatar eixo esquerdo. No Opções de Eixo, digite o primeiro dia do seu projeto para o mínimo e último dia de seu projeto para o máximo e clique em Fechar.

O plano do projeto está concluído. Ao entrar no Atual% concluída e as horas reais para cada tarefa no decorrer do projeto a planilha calculará automaticamente o desempenho do seu projeto em um determinado dia. É importante que você não faça alterações para as outras células na planilha como essas células contêm as fórmulas padrão da indústria para cálculo cronograma do seu projeto e desempenho. Apenas fazer alterações em células com fundo cinza claro. Também é importante notar que enquanto uma tarefa pode ser no horário também pode ser acima do orçamento, se ele está tomando mais horas do que os estimados e vice-versa. Valores negativos são exibidos em (vermelho). Dias à frente são exibidos em verde. Na versão atualizada e traduzida você só precisa

Gestão de Risco

Com todo o projeto também importante para planejar seus recursos e os riscos de forma eficaz. Planejar para riscos do seu projeto, clique na guia da planilha Risco na parte inferior da planilha. Digite os seus riscos, o percentual de probabilidade do acontecimento de risco, o número de horas de impacto se o risco ocorrer e suas ações para mitigar o risco, se ela ocorrer. A planilha calculará automaticamente o score de risco mostrando-lhe o número de horas que o seu projeto pode ser afetado. Depois de ter todos os seus riscos identificados, clique no filtro queda de Riscos e desmarque a caixa for (branco) para esconder as linhas em branco.

Você vai notar que há um lembrete sobre esta planilha para se lembrar de Risco de Reputação. Enquanto todos nós queremos agradar os nossos clientes, há sempre o risco de um cliente insatisfeito acabar totalmente com sua reputação em uma variedade de locais. Ou no caso de agradar o cliente, mas o seu produto pode não ser de uma qualidade que você deseja associar ao seu nome. Isso pode afetar negativamente futuros negócios e é importante que você reconheça e faça plano de mitigação para este risco.

Gestão de Recursos

Sobrecarregar a si mesmo ou um membro da equipe é uma maneira certa de colocar seu projeto em risco de ultrapassar a programação ou o orçamento ou ambos. O modelo em Excel calcula automaticamente o percentual de tempo que foi atribuído a cada colaborador designado e fornece um gráfico fácil de usar para ver seus compromissos de recursos para o projeto. Clique na guia da planilha RH na parte inferior da planilha. Não faça nenhuma entrada nesta planilha. Todos os valores são automaticamente retirados do seu plano de projeto. A única coisa que você precisa fazer nesta planilha é ajustar as suas opções de eixo horizontal ao mínimo e as mesmas configurações no máximo como você fez para o gráfico de desempenho do projeto em Schedule as instruções para o Plano de Projeto. Para ver o empenho de um recurso, clique no drop down de filtro para a Assigned e desmarque todas as caixas, exceto para o recurso que você quer ver. O gráfico mostrará automaticamente o compromisso para que a pessoa para a duração do projeto.

Milestones (Marcos)

A planilha inclui uma planilha para você criar um gráfico de milestones especialmente para o seu cliente. Clique na guia da planilha Milestones na parte inferior da planilha. Digite os pontos chave do projeto, a data de início e número de dias úteis para cada etapa. Filtrar linhas em branco e classificar a sua tabela por data de início exatamente como você fez para a tabela do plano de projeto.

Ajustar as suas opções de eixo horizontal para o mínimo e as mesmas configurações no máximo como você fez para o gráfico de desempenho do projeto Agenda e o gráfico de Gestão de Recursos. Agora você tem um gráfico que mostra claramente os milestones ao longo de uma linha do tempo.

Férias

A planilha do plano de projeto automaticamente conta as Férias dos EUA até 31/12/2028, a versão traduzida trás todos os feriados do Brasil e os feriados Regionais. Se você não quer um feriado exclua o mesmo do cronograma do projeto, clique na guia da planilha ‘Férias’ na parte inferior da planilha. Excluir as linhas de todos os feriados que você deseja incluir como um dia de trabalho, adicionar linhas para a exclusão de férias adicionais, etc.

Comunicações

Como qualquer bom gerente de projeto poderá lhe dizer, comunicação eficaz é o fator mais importante para o sucesso de qualquer projeto. A qualquer momento você deve ser capaz de se comunicar eficazmente com todos os intervenientes do projeto, incluindo o seu cliente e membros da equipe. PowerPoint é uma escolha simples e óbvia para as suas comunicações permitindo que você facilmente compartilhe informações relevantes com todas as partes.

Com uma apresentação de slides você pode facilmente enviar e apresentar ao vivo, por e-mail, ou postar seu slides online. Pela combinação de elementos-chave do plano de projeto em uma Planilha com ligação dos dados em uma Apresentação de Slides você tem uma ferramenta de comunicação eficaz que pode ser mantido até à data com apenas alguns cliques.

Abra os dois arquivos, o modelo de planejamento e uma nova apresentação do PowerPoint. Clique em Novo Slide para criar um slide de conteúdo. Volte para o Excel, clique para selecionar o projeto gráfico de desempenho de prazos e clique em Copiar na guia Início. Vá para o seu slide, clique para selecionar o espaço reservado para conteúdo, clique em Colar, na guia Início. Este será automaticamente colado ao gráfico no seu PowerPoint. Clique no menu Opções de colagem no canto inferior direito do seu gráfico e selecione Manter a formatação original e Data Link. Agora seu gráfico está ligado à sua planilha. Para saber mais sobre copiar e colar do Excel para o PowerPoint consulte este artigo no Office.com.

Use esse método para copiar e ligar os dados da planilha do plano de projeto para todos os gráficos que você deseja incluir em sua apresentação. Você também pode copiar e ligar os dados a partir de qualquer uma das tabelas na planilha do plano de projeto.

Para atualizar automaticamente seus slides PowerPoint, selecione qualquer quadro em qualquer slide e clique em Arquivo > Info e no lado direito da janela na parte inferior, clique em Editar Links para Arquivos. Alterar todos os links para atualização automática em vez de Manual. Agora seu PowerPoint atualizará automaticamente a partir de todas as alterações feitas à sua planilha do plano de projeto.

Lições Aprendidas

Um componente chave de qualquer projeto é documentar as lições aprendidas. A planilha plano de projeto inclui um método para que você possa facilmente gravar suas lições aprendidas e referenciá-los para o seu próximo projeto. Clique na guia da planilha Lições Aprendidas na parte inferior da planilha. Digite seu Lições Aprendidas, o tipo (positiva ou negativa) e seus planos futuros para cada lição aprendida. Você pode facilmente ver de relance que as lições aprendidas são positivas / negativas para referência futura.

Conclusão

O conteúdo deste artigo é derivado de uma sessão no The Summit Apresentação intitulado Cada apresentação é um projeto. Gerenciamento de Projetos é um assunto complexo para abranger em uma hora, mas pela combinação de um modelo pré-configurado no Excel com as comunicações e apresentações no PowerPoint qualquer um pode gerenciar um projeto de forma mais eficaz. A experiência com este modelo e com as alterações que você julgar necessárias vão fazer com que você adote as características que funcionam melhor para suas necessidades. Não tenha medo de cometer erros, você sempre pode baixar uma nova cópia do arquivo. Se você é uma daquelas pessoas que preferem gerenciar seus projetos “on the fly” o modelo de plano de projeto também é uma ferramenta eficaz post-mortem. Inserindo os valores depois que você terminou o seu projeto, você pode facilmente determinar a eficácia de seu “improviso”.

Download Alternativo [download id=”4″]

Glenna Shaw é um profissional mais valorizados (MVP) para o PowerPoint e o proprietário do PPT Magia Web site e os Visualology blog. Ela é um Project Management Professional (PMP) e possui certificados em Tecnologia da Informação Acessível, Design Gráfico, Computação em Nuvem e Redação Técnica Profissional.

Referencias

  1. http://blogs.msdn.com/b/mvpawardprogram/archive/2011/11/28/powerpoint-2010-and-excel-2010-perfect-partners-for-tracking-projects.aspx  
Coimbra, PMP on FacebookCoimbra, PMP on LinkedinCoimbra, PMP on TwitterCoimbra, PMP on Youtube
Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

Deixe uma resposta