Projeto

Por que precisamos de Gestão de Projetos?

O artigo desta semana discorre sobre o tema “gestão de projetos” com foco na sua importância para um projeto. Qual a importância da gestão em um projeto? Realmente precisamos dela? Para sabermos sua importância e o quão relevante é a gestão de projetos, precisamos primeiramente saber o que é um projeto.

O que é um projeto?

  1. Se você recorrer ao dicionário, encontrará as seguintes definições:
  2. Projeto é um plano para a realização de um ato e também pode significar desígnio, intenção, esboço.
  3. Palavra oriunda do termo em latim projectum que significa “algo lançado à frente”
  4. Projeto também pode ser uma redação provisória de uma medida qualquer que vai ser realizada no futuro.
  5. Empresa, empreendimento;
  6. Plano geral de edificação na Arquitetura.

Agora, se você recorrer a 2 maiores organizações de gerenciamento de projetos encontrará outras definições:

O Project Management Institute (PMI), uma das instituições mais renomada do mundo na área de gerenciamento de projetos, através do seu PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) define projeto como: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”.

O OGC (Office of Government Commerce), através do método de gerenciamento de projetos, PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments), define projetos como: “Uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado.” A palavra organização refere-se a equipe do projeto, ou seja as pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si. Cada projeto tem um início e um fim definidos, sendo por isso temporário.

Projetos X Operações

Um projeto difere de uma operação por ser temporário, ou seja, possui começo, meio e fim. Um projeto pode ser a construção de um edifício, o desenvolvimento de um software, a criação de um móvel sob medida, a escrita de um livro, a realização de uma viagem entre outros.

Operações diferem de projetos porque são recorrentes e contínuos e que indefinidamente se repetem. Exemplo: a manutenção mensal/anual de um avião é considerada uma operação, linhas de operação como fabricação em série de um determinado produto.

As características do projeto são:

  1. Trabalho com prazos predefinidos, com início e fim (Temporariedade);
  2. Entrega de produtos ou serviços exclusivos (Exclusividade);
  3. Incerteza;
  4. Mudança;
  5. Geralmente envolve uma equipe multidisciplinar;
  6. Relacionado ao nível operacional ao negócio da organização;

Como é o ciclo de vida de um projeto?

O projeto nasce a partir de uma mudança ou uma justificativa de negócio, em seguida o projeto deve ser planejado, executado, controlado e finalizado. Abaixo descrevo suas principais fases.

Iniciação: O objetivo fundamental dessa fase é identificar as partes interessadas, justificar um projeto e formalizar o gerente de projetos e dar ao mesmo autoridade dentro do projeto. Equipe e gerente do projeto devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto e entendimento macro e influências que interferem de um modo geral no sucesso do projeto

Planejamento: Nesta fase é onde se realiza todo o planejamento do projeto, quais processos e áreas de conhecimento serão usadas para gerenciar o projeto. O objetivo aqui é estruturar um plano consistente e realista que leve o projeto ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma do projeto, o plano de gerenciamento de riscos, comunicações, qualidade, RH entre outros.

Execução: Nesta fase é onde de fato começa o trabalho do time do projeto, gerando as entregas e onde o time é mobilizado. Também é onde ocorre os conflitos. Neste momento tudo que foi planejado precisará ser realizado.

Monitoramento e Controle: Ocorre paralelamente com a execução e o foco deste grupo de processo é verificar a saúde do projeto fornecendo informações para que o gerente do projeto possa tomar as medidas necessárias. Neste grupo é onde o comitê de controle de mudança toma as decisões com relação as solicitações de mudanças realizadas no projeto

Encerramento: Objetivo é encerrar o projeto formalmente, independente do seu sucesso ou não e coletar as informações para base de conhecimento como lições aprendidas. As atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento do projeto, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que é a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros projetos similares).

O que é, e para que serve a gestão do projeto?

Após a definição de projeto, suas respectivas fases, como difere de uma operação, fica fácil compreender o que é a gestão de projeto. A resposta para isso é simples, pois a gestão de projeto é: “A aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir e que um projeto tenha sucesso”, ou em outras palavras posso descrever o Gerente de projetos como o responsável por garantir que todas os recursos materiais, profissionais, atividades sejam executadas no tempo certo e pela pessoa certa.

Ele deve ser o orquestrador, motivador e o responsável por engajar todas as partes interessadas de acordo com o objetivo final do projeto.

É importante destacar que cada vez mais as organizações estão investindo em gerenciamento de projetos, seja ministrando treinamentos, incentivando sua participação em eventos sobre o tema, patrocinando especializações na área ou mesmo contratando consultorias especializadas no assunto.

Realizar um gerenciamento eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes, pois os projetos viabilizam o alcance dos objetivos estratégicos das empresas.

Como o mercado corporativo é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem inovar e estes esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com gerenciamento eficaz e certamente adequado.

Além de habilidades de SoftSkills é importante destacar as 3 habilidades de gerenciamento de projetos necessárias para projetos bem-sucedidos:

  1. Habilidades técnicas de gerenciamento de projetos;
  2. Habilidades de liderança;
  3. Habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.
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Flávio Costa
Gerente de Projetos na Hexagon
Gerente de projetos de T.I com mais de 15 anos de experiência em desenvolvimento de software, gestão de portfólios, programas e projetos, liderança e formação de equipes. Certificado PMP (Project Management Professional) e PRINCE2 Practitioner e PRINCE2 Agile

Gerenciou grandes projetos e programas de implantação de sistemas nos segmentos de comércio, varejo, engenharia, segurança pública e informações geográficas sempre com foco no relacionamento interpessoal, gestão de mudança com alto valor estratégico. Sempre engajado e comprometido em construir e liderar equipes para atingir as metas corporativas e entregar valores e benefícios a organização e cliente. Atualmente é Gerente de Projetos na Hexagon, Gerente de Portfólio no PMI-SP e Professor pelo SiteCampus

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