PMO Projeto

O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Planejamento

E então pessoal, o que estão achando da nossa série sobre PMO? Então vamos falar sobre o planejamento necessário para  iniciar o seu, lembrando que é altamente recomendável que você acompanhe a série toda

  1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução1
  2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução2
  3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma3
  4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office4
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PMCOE Project Management Center Of Excellence5
  6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)6
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)7
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido8
  9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar9
  10. PMO , Pessoa ou escritório? 10 (Artigo de Damázio Teixeira, PMP muito importante para esclarecimento geral).
  11. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa (Meu artigo para o e-News PMI)11
  12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Planejamento12
  13. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Implantação e Operação13

A primeira etapa trata do planejamento do escritório, que segundo Dinsmore14, é o alicerce para se fazer qualquer conceito de escritório funcionar. Segundo este autor e Valeriano15, a implantação de um escritório de projetos deve ser tratada como um projeto.

Inicialmente, na organização do Escritório de Projetos recomenda-se montar o escritório de projetos de TI sob a coordenação do gerente do escritório do CIO em seguida, criar um departamento dentro de TI e, finalmente, criar uma área organizacional para a gestão de todos os projetos da empresa.

Valeriano ressalta que um Gerente de Projetos específico deve ser designado e que o conhecimento da organização é, em particular, de grande valia, pois através de sua análise se determina qual a necessidade da organização em relação ao escritório e como ela pretende supri-la, além de estabelecer quais as atribuições iniciais que o escritório de projetos deve ter. O autor destaca ainda que no planejamento devem ser definidas as competências futuras do PMO e que o resultado esperado pela organização deve ser confrontado com o orçamento destinado ao escritório de projetos.

Principais funções de um escritório de projetos

Gerente de Portfólio

Gerente de Programa

Gerente de Projetos Sênior

Gerente de Projeto

Assistente de Gestão de Projetos

Reporta-se à alta direção Reporta-se ao gerente de portfólio Reporta-se ao gerente de portfólio ou do programa Reporta-se ao gerente de projetos sênior Reporta-se ao gerente de projeto ou gerente sênior de projetos
Participa das reuniões estratégicas de portfólio de projetos da alta direção Participa das reuniões do comitê de direção do seu programa Participa das reuniões do comitê de direção do seu projeto Responsável por sub-projetos Atua como membro da equipe

Já Cleland16, define como passos iniciais para a implantação a definição dos serviços a serem prestados pelo escritório de projetos e a obtenção do acordo do dirigente e do gerente de projeto sobre os mesmos. Segundo este autor, inicialmente deve ser definido o escopo de trabalho, que pode evoluir ao longo do processo de implantação, as competências e os papéis para o pessoal do escritório de projeto, pois eles determinarão a quantidade de apoio que pode ser fornecido pelo PMO.

O que todo PMO deveria fazer

Contenção de Custos

Melhoria de Rendimento

1. Reduzir o ciclo de vida dos projetos; 1. Abordagem essencialmente administrativa; 1. Reduzir prazo de implementação dos projetos;
2. Facilitar a correta seleção do portfólio de projetos; 2. Uso eficiente de recursos e controle orçamentário; 2. Selecionar o portfólio que melhor atenda as metas da empresa;
3. Desenvolver e manter um “painel de controle executivo”; 3. Padrões rígidos, controle, uso de autoridade; 3. Foco nos projetos estratégicos;
4. Acompanhar e reportar o progresso (alto nível); 4. Maior resistência interna; 4. Promove consequentemente maior efetividade de uso de recursos e custos. Não limitados
5. Coaching; 5. Foco em projetos com dificuldades; 5. Com foco em resultados é mais fácil perceber
6. Disponibilizar ferramentas. 6. Valor agregado limitado as reais possibilidades de redução de custo;
7. Disponibilizar e manter metodologia; 7. Pouco esforço/foco dedicado ao gerenciamento do portfólio de projetos corporativos.
8. Facilitar a priorização de iniciativas;
9. Apoiar projetos com problemas;
10. Treinar os profissionais em Gerência de projetos;
11. Manter o conhecimento da organização.

Na visão de Vargas17, sobre a instalação de um escritório de projetos, destacam-se os oito passos básicos, exibidos no artigo anterior, dos quais dois enquadram-se nesta fase:

  • Escolha do tipo de escritório a ser implementado;
  • Obtenção de suporte e apoio (patrocinador, sponsor).

Dinsmore destaca como fundamental para esta fase elaborar um documento com as informações básicas do projeto. O autor ressalta que o mesmo deve conter o objetivo para se estabelecer o escritório de projetos, as hipóteses e restrições  associadas ao projeto, e os resultados esperados. Observando ainda que nesta fase devem ser abordadas as seguintes questões:

  • Qual o escopo do escritório e qual o escopo dos esforços necessários para fazer o escritório funcionar;
  • Quais os custos envolvidos e prazos definidos;
  • Quais normas de qualidade devem ser seguidas;
  • Que recursos humanos são necessários;
  • Qual o plano de comunicação para as fases de implantação e pós implantação;
  • Quais os riscos da implementação.

Lembre-se que ao planejar seu escritório de projetos o retorno só acontecerá a médio prazo, visto que, Thorn18 baseou algumas afirmações em um estudo de caso realizado sobre a implantação de um escritório de gerenciamento de projetos que levou cerca de cinco anos. Apenas nos últimos 18 meses da implantação que os resultados sobre o desempenho organizacional começaram a aparecer.

Desejo sucesso na sua implantação e claro, deixe aqui seu feedback.

Referencias

  1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução  
  2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução  
  3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma  
  4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office  
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos)– PMCOE Project Management Center Of Excellence  
  6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)  
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)  
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido  
  9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar  
  10. PMO , Pessoa ou escritório?  
  11. E-News PMI | O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa  
  12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Planejamento  
  13. O Que É Um PMO? (Escritório De Projetos) – Fase De Implantação E Operação  
  14. DINSMORE, Paul C. Winning in business with enterprise project management. New York : Amacom, 1999.  
  15. VALERIANO, Dalton L. Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. São Paulo : Makron Books, 2001.  
  16. CLELAND, David I. & IRELAND, Lewis R. Gerência de Projetos. Rio de Janeiro : Reichmann & Affonso, 2002.  
  17. VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. 5.ed. Rio de Janeiro : Brasport, 2003.  
  18. THORN, M.E. Bridge over troubled water: implementation of a program management office. SAM Advanced Management Journal, USA, v.68, n.4, p.48-59, Autumn 2003.  
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Coimbra, PMP
Gerente de Projetos, PMO, CEO do portal Projetos e TI, Professor de Pós/MBA e apaixonado por gestão de projetos.
Associado ao PMI
Associado ao IPMA

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