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Os Benefícios das Equipes Virtuais

O artigo desta semana aborda sobre os benefícios das equipes virtuais, ou seja, quando o trabalho pelo time é realizado fora dos tradicionais escritórios de projetos. O objetivo não é compará-la com o modelo tradicional e muito menos dizer qual é a melhor ou a pior abordagem, e nem qual a melhor forma de se trabalhar. O Objetivo do artigo é apenas descrever os benefícios de se trabalhar neste cenário cada vez mais adotado pelas grandes organizações.

Inicialmente existia uma preocupação muito grande em manter todos da equipe dentro de um mesmo ambiente, pois a comunicação seria mais simples e eficiente. Certamente, era muito mais fácil de atingir os objetivos propostos pelo projeto com um time local ao invés de disperso.

Avanços na comunicação e seus benefícios

Com o grande avanço nos mecanismos e formas de comunicação, este cenário se torna cada vez mais atrativo e interessante para as organizações, e já podemos notar vários casos de sucesso em projetos com equipes virtuais, tais como:

  • Acesso às experiências diversas;
  • Networking;
  • Comodidade e bem estar do profissional (home office ou proximidade da cidade natal);
  • Flexibilidade para alocação da equipe;
  • Escritório com custos reduzidos;
  • Conhecimento sobre mercados diversos.

É importante ressaltar que tais vantagens só são possíveis e atingíveis se a comunicação da equipe for bem gerida. A equipe deve manter o sentimento de união e a motivação para atingir as metas propostas. Para atingir isto, devem ser considerados:

  • Entendimento da informação: Trabalhar de forma colaborativa no planejamento do projeto para obter engajamento do time e entendimento quanto aos objetivos do projeto, como por exemplo o uso da ferramenta PM Canvas explicado no artigo: Abordagem visual no Plano do projeto que também pode ser usado online através do PMCanvasApp
  • Compartilhamento de informações: Hoje temos, por exemplo o trello que auxilia no acompanhamento das atividades sem que os membros das equipes estejam no mesmo local, e diversas outras ferramentas para o compartilhamento de arquivos como: dropbox, onedrive, gdrive entre outros.

Como a comunicação em equipes virtuais, ocorre em sua grande parte de forma não-verbal (quando a pessoa se expressa somente através de textos), esta pode ser mal compreendida e gerar situações de conflitos gerando desconforto e retrabalho. Para minimizar este tipo de problemas neste cenário virtual e auxiliar uma comunicação limpa e transparente, existem diversas ferramentas como:

  • Videoconferência;
  • Teleconferência;
  • Ferramentas colaborativas para controle de atividades;
  • VoiIP;
  • Mensagens instantâneas;
  • E-mails;
  • Compartilhamento de área de trabalho.

As definições de comunicação, quanto ao tipo, forma e frequência é definida pelo gerente de projetos e em concordância com o time que irá executar as atividades para realizar os entregáveis do projeto. Mesmo tendo em mãos várias formas de se comunicar, tudo será em vão se os membros da equipe guardarem as informações para si. É importante promover a troca de informações, a qual pode ser feita de diferentes maneiras:

  • Reuniões periódicas;
  • Painel colaborativo quanto ao andamento das atividades;
  • bug tracking;
  • Documentos Compartilhados;
  • Chat do projeto;

Por fim, podemos concluir que, ultrapassadas as barreiras de comunicação, as equipes virtuais se tornam muito vantajosas, atrativas e tão eficientes quanto as equipes tradicionais hoje existentes.

Veja também o artigo O que nunca te contaram sobre gerenciar equipes remotas e desmistifique de vez estes problemas

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Flávio Costa
Gerente de Projetos na Hexagon
Gerente de projetos com mais de 15 anos de experiência desde desenvolvimento de software, gestão de portfólios, programas e projetos, liderança e formação de equipes. Possui as principais certificações gestão de projetos como: PMP (Project Management Professional) pelo PMI, PRINCE2 Practitioner, PRINCE2 Agile e MoP (Management of Portfolio) pela Axelos, Agile Scrum pela Exin entre diversas outras.

Gerenciou grandes projetos e programas de implantação de sistemas nos segmentos de comércio, varejo, engenharia, segurança pública, informações geográficas e setor público sempre com foco no relacionamento interpessoal e gestão de mudança com alto valor estratégico. Sempre engajado e comprometido em construir e liderar equipes para atingir as metas corporativas e entregar valores e benefícios a organização e cliente.

Atualmente é: Gerente de Projetos na Hexagon, Gerente de Portfólio no PMI-SP, Professor em gestão de projetos pelo SiteCampus e Colunista nos portais TI Livre e Projetos e TI.

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