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Opinião especializada: Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas no Guia PMBOK®

Olá leitores e amigos do portal Projetos e TI, semana passada terminamos a escrita do nosso Índice do Guia PMBOK®1[/note], mas você deve estar se perguntando: “E as entradas, ferramentas e técnicas e saídas?”. Pois bem, aqui estou para complementar o guia com sua entradas, ferramentas e técnicas e saídas, contamos com a ajuda de todos.

A opinião especializada é usada frequentemente para avaliar as entradas necessárias para desenvolver o termo de abertura do projeto. Essa opinião e especialização são aplicadas a qualquer detalhe técnico e de gerenciamento durante esse processo. Essa especialização é oferecida por qualquer grupo ou pessoa com conhecimento ou treinamento especializado e está disponível a partir de diversas fontes, inclusive:

  • Outras unidades dentro da organização;
  • Consultores;
  • Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores;
  • Associações profissionais e técnicas;
  • Grupos industriais;
  • Especialistas no assunto e Escritório de projetos.

Durante o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, a opinião especializada é usada para:

  • Adequar o processo para atender às necessidades do projeto;
  • Desenvolver detalhes técnicos e de gerenciamento para serem incluídos no plano de gerenciamento do projeto;
  • Determinar recursos e níveis de habilidades necessárias para executar o trabalho do projeto;
  • Determinar o nível de gerenciamento de configuração a ser usado no projeto e
  • Determinar quais documentos do projeto estarão sujeitos ao processo formal de controle de mudanças.

A opinião especializada é usada para acessar as entradas necessárias para orientar e gerenciar a execução do plano de gerenciamento do projeto. Essa opinião e especialização são aplicadas a todo detalhe técnico e de gerenciamento durante esse processo. Essa competência é fornecida pelo gerente de projetos e a equipe de gerenciamento através de conhecimento especializado ou treinamento. Competência adicional é disponibilizada por outras fontes, inclusive:

  • Outras unidades dentro da organização;
  • Consultores;
  • Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores e
  • Associações profissionais e técnicas.

A opinião especializada é usada pela equipe de gerenciamento do projeto para interpretar as informações fornecidas pelos processos de monitoramento e controle. O gerente de projetos, em colaboração com a equipe, determina as ações necessárias para assegurar que o desempenho do projeto alcance as expectativas.

Além da opinião especializada da equipe de gerenciamento do projeto, pode-se solicitar o fornecimento de opinião especializada das partes interessadas e que essas participem do comitê de controle de mudanças. Tal opinião especializada é aplicada a quaisquer detalhes técnicos e gerenciais durante este processo e pode ser provida por várias fontes, por exemplo:

  • Consultores;
  • Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores;
  • Associações profissionais e técnicas;
  • Setores econômicos;
  • Especialistas no assunto e
  • Escritório de projetos.

A opinião especializada é aplicada quando as atividades de encerramento administrativo são executadas. Esses especialistas asseguram que o encerramento do projeto ou fase é feito com os padrões apropriados. A opinião especializada é usada frequentemente para analisar as informações necessárias para desenvolver a declaração do escopo do projeto. Tal opinião e especialidade são aplicadas a qualquer detalhe técnico. Essa especialização é oferecida por qualquer grupo ou pessoa com conhecimento ou treinamento especializado e está disponível a partir de diversas fontes, inclusive:

  • Outras unidades dentro da organização;
  • Consultores;
  • Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores,
  • Associações profissionais e técnicas;
  • Setores econômicos e
  • Especialistas no assunto.

Membros da equipe do projeto ou outros especialistas, que tenham experiência e habilidade no desenvolvimento de declarações detalhadas do escopo de projetos, em EAP e cronogramas, podem fornecer opiniões técnicas sobre a definição de atividades. Ela é frequentemente é necessária para se avaliar as entradas relacionadas aos recursos deste processo. Qualquer grupo ou pessoa com conhecimento especializado em planejamento e estimativa de recursos pode fornecer tal opinião. Quando guiada por informações históricas, pode fornecer informações sobre estimativas de duração ou durações máximas recomendadas para as atividades a partir de projetos anteriores similares. Pode também ser usada para determinar se seria recomendável combinar diferentes métodos de estimativas e como reconciliar as diferenças entre eles.

As estimativas de custo são influenciadas por muitas variáveis como taxas de mão-de-obra, custo de materiais, inflação, fatores de risco e outras. A opinião especializada, guiada por informações históricas, fornece um discernimento valioso sobre o ambiente e informações de projetos passados similares. Pode também ser usada para determinar se métodos de estimativas devem ser combinados e como reconciliar as diferenças entre eles.

Opinião fornecida baseada em especialização numa área de aplicação, área de conhecimento, disciplina, setor econômico, etc. adequada para a atividade que está sendo realizada e que deve ser usada durante a determinação do orçamento. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, conhecimento, habilidade, experiência ou treinamento especializado. A opinião especializada está disponível em várias fontes, incluindo, mas não se limitando a:

  • Outras unidades dentro da organização executora;
  • Consultores;
  • Partes interessadas, inclusive clientes;
  • Associações profissionais e técnicas e
  • Setores econômicos.

Para garantir uma ampla identificação e listagem das partes interessadas, deve-se solicitar a opinião e o conhecimento de grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na área ou disciplina em questão, tais como:

  • Alta administração;
  • Outras unidades da organização;
  • Principais partes interessadas identificadas;
  • Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas);
  • Especialistas no assunto da área de negócio ou do projeto;
  • Grupos e consultores do setor e
  • Associações técnicas e profissionais.

A opinião especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reuniões particulares, entrevistas, etc.) ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião, etc.). Os riscos podem ser identificados diretamente por especialistas com experiência relevante em projetos ou áreas de negócios semelhantes. Esses especialistas devem ser identificados pelo gerente do projeto e convidados a considerar todos os aspectos do projeto, além de sugerir os riscos possíveis com base na sua experiência anterior e nas áreas de especialização. A parcialidade dos especialistas deve ser levada em consideração nesse processo.

A opinião especializada é necessária para avaliar a probabilidade e o impacto de cada risco a fim de determinar sua localização. Os especialistas geralmente são pessoas que têm experiência com projetos semelhantes que ocorreram em um passado não muito distante. Além disso, os responsáveis pelo planejamento e pelo gerenciamento de um determinado projeto são especialistas, principalmente sobre as especificidades daquele projeto. A obtenção de opinião especializada geralmente é realizada com o uso de entrevistas ou seminários de facilitação de riscos. A parcialidade dos especialistas deve ser levada em consideração nesse processo.

A opinião especializada (idealmente por especialistas com experiência relevante e recente) é necessária para identificar os impactos potenciais no custo e no cronograma, avaliar a probabilidade e definir entradas (como distribuições de probabilidades) para as ferramentas.  Também deve ser utilizada para a interpretação dos dados. Os especialistas devem ser capazes de identificar as fraquezas das ferramentas, bem como as forças correspondentes, e determinar quando uma ferramenta específica pode ou não ser adequada, considerando os recursos e a cultura da organização.

A opinião especializada é fornecida por pessoas experientes em relação às ações a serem adotadas para um risco específico e definido. A especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação especializada, conhecimentos, habilidade, experiência ou treinamento para definir respostas para riscos.

A opinião técnica especializada será usada com frequência para avaliar as entradas e saídas deste processo. Também pode ser usada para desenvolver ou modificar os critérios que serão usados para avaliar as propostas de fornecedores. A opinião legal especializada pode envolver os serviços de pessoal da área jurídica para fornecer auxílio em questões, termos e condições exclusivos de aquisições. Essas opiniões, incluindo os conhecimentos técnicos e comerciais, podem ser aplicadas tanto aos detalhes técnicos dos produtos, serviços ou resultados adquiridos como a diversos aspectos dos processos de gerenciamento das aquisições.

A opinião especializada pode ser usada na avaliação das propostas dos fornecedores. A avaliação das propostas pode ser realizada por uma equipe multidisciplinar de revisão com experiência em cada uma das áreas cobertas pelos documentos de aquisição e o contrato proposto, e pode incluir conhecimentos de disciplinas funcionais, como contratos, direito, finanças, contabilidade, engenharia, projeto, pesquisa, desenvolvimento, vendas e fabricação.

Referencias

  1. [note]PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008  
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Coimbra, PMP

CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.


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