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O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)

Olá pessoal, após algum tempo sem falar especificamente sobre a série, vamos voltar a ler novamente um pouco mais sobre escritório de projetos, neste especificamente sobre o Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office), para entender bem a série acompanhe o nosso sumário até o momento:

  1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução1
  2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução2
  3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma3
  4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office4
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PMCOE Project Management Center Of Excellence5
  6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)6
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)7
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido8
  9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar9
  10. PMO , Pessoa ou escritório? 10 (Artigo de Damázio Teixeira, PMP muito importante para esclarecimento geral).
  11. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa (Meu artigo para o e-News PMI)11
  12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Implantação e Operação12

O modelo de  Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office), segundo Dinsmore13, gerencia os Gerentes de Projetos e é deste modo o responsável em última instância pelo resultado dos projetos. Para o autor, o PMO engloba as funções do PMCOE e do PSO. Neste caso, projetos geridos isoladamente por um determinado departamento, têm apoio do PMO na medida do necessário.

Kerzner14 salienta que o PMO é responsável pela condução dos grandes projetos interfuncionais da organização. Neste contexto, as principais atribuições do PMO, segundo Dinsmore:

  • Designar recursos para os projetos;
  • Recrutamento e desenvolvimento de Gerentes de Projetos;
  • Seleção e priorização de projetos;
  • Coordenação dos Gerentes de Projetos.

Para que o PMO atinja seus objetivos Dinsmore15 destaca como fundamental:

  1. Poder: O PMO deve ter poder / autoridade na estrutura organizacional;
  2. Prioridade corporativa: Autonomia para decidir quais projetos deverão ser geridos pelo PMO e quais serão conduzidos por terceiros;
  3. Visão global: Deter o controle geral e consolidado dos resultados dos projetos da organização assim como a tendência individual de cada projeto.

Alinhamento aos negócios

As principais funções nestas áreas são o gerenciamento de programas e portfólio, gerenciamento do relacionamento com o cliente, gerenciamento da relação do fornecedor e o gerenciamento do desempenho do negócio. O próximo passo natural é integrar e difundir essas práticas em políticas de gerenciamento de projeto empresarial.

Então, cada projeto é considerado como uma oportunidade para aprender a melhorar os processos de projeto e abordagens organizacionais.

O PMO pode fornecer modelos fáceis e precisos de usar e procedimentos para as estimativas e cronogramas. Ele pode proporcionar o suporte e as ferramentas de gerenciamento de projeto em nível corporativo para agendamento, gerenciamento de recursos, tempo relatórios, estimativas, gerenciamento de configuração, gerenciamento de requisitos, gerenciamento de risco e um repositório central para lições aprendidas.

Desde que o PMO seja  o ponto focal para gerenciamento de projetos, melhores resultados serão obtidos se o pessoal do PMO definir objetivos para tais melhorias e verificar constantemente o progresso de acordo com os planos.

Em outras palavras, o PMO deve praticar todas as filosofias de monitoramento e melhoria que ele prescreve para os projetos. Por divulgação desses resultados positivos em alcançar seus próprios objetivos e esperamos que os objetivos de todos os projetos organizacionais (com uma visão holística), o PMO vai continuar a manter um suporte de base com os altos executivos.

Além disso, a alta gerência deve ser informada rotineiramente sobre os princípios de gerenciamento de projeto e os novos desenvolvimentos na profissão, a fim de integrar o contexto mais amplo de negócios de gerenciamento de projetos.

Trabalhar para obter o apoio das partes interessadas em todos os níveis para funções do PMO. Uma função chave do PMO é servir como uma câmara de compensação de melhores práticas de gerenciamento de projetos, ferramentas e técnicas.

Esta foi a missão de um PMO em uma agência do governo. Ele então através de um núcleo pessoal que trabalhou para estabelecer uma metodologia de gerenciamento de projeto para uso em todo a organização.

Como parte da implementação da metodologia, a equipe PMO realizou entrevistas com as partes interessadas em toda a Agência, com os gerentes de projeto e membros da equipe. Em seguida, desenvolveu sua metodologia, mas ao invés de impor de maneira “top-down” através do gabinete do Diretor da Agência, a equipe PMO realizou um retiro off-site para discutir a metodologia de projeto com os gerentes na Agência, para obter suas ideias e, mais importante, para que eles ‘comprassem a ideia’ para o processo a ser usado.

Então, finalizado a metodologia ele apresentou-o à Diretoria Executiva para aprovação e melhorias.

Essa abordagem levou ao apoio para o processo a ser utilizado e facilitou sua aceitação em toda a organização. Ao implementar um PMO a atenção deve ser focada nas partes da direção estratégica da organização que lidam com a função de gerenciamento de projeto.

Seria de esperar que os planos de longo alcance organizacionais incluiriam itens como redução de saturações de projeto, melhorar os procedimentos de alocação de recursos, melhorar a seleção de projetos e priorização, aumentando a velocidade de entrega e melhorar a qualidade geral dos projetos.

A sofisticação da estrutura do PMO e seu financiamento irá variar amplamente dependendo se as metas globais são melhorar o desempenho de projeto por projeto, desempenho divisional projeto, desempenho organizacional do projeto ou projeto organizacional de maturidade de gestão.

Se os objetivos do PMO são específicos do projeto, os objetivos podem ser amarrados para avaliações de desempenho ou saturações de custos e cronograma. Se os objetivos são específicos de divisão, as metas gostariam de destacar a atual classificação etária da divisão juntamente com a classificação desejada.

Alternadamente, os objetivos podem ser declarados em termos de avaliações de medição de avaliação dos projetos, quer em termos de um limite para as perdas financeiras que em geral levam à falha dos projetos.

Referencias

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Coimbra, PMP
Gerente de Projetos, PMO, CEO do portal Projetos e TI, Professor de Pós/MBA e apaixonado por gestão de projetos.
Associado ao PMI
Associado ao IPMA

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