PMO Projeto

O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support

Continuando nossa série sobre O que é um PMO? vamos ver hoje um pouco sobre o PSO Project Support Office.

Leia a série completa aqui

  1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução1
  2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução2
  3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma3
  4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office4
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PMCOE Project Management Center Of Excellence5
  6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)6
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)7
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido8
  9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar9
  10. PMO , Pessoa ou escritório? 10 (Artigo de Damázio Teixeira, PMP muito importante para esclarecimento geral).
  11. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa (Meu artigo para o e-News PMI)11
  12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Implantação e Operação12

O Escritório de Suporte de Projetos (PSO – Project Support Office) em geral, destina-se ao suporte de diversos projetos simultaneamente, dando suporte técnico, fornecendo ferramentas e recursos. Segundo Dinsmore (1999)13 e Vargas (2003)14, um PSO tipicamente pode oferecer os seguintes serviços:

  • Planejamento de projetos e cronograma;
  • Recursos técnicos;
  • Preparação e administração do contrato;
  • Serviços administrativos e financeiros;
  • Administração do escopo das mudanças;
  • Ferramentas de gerenciamento do projeto;
  • Medidas de avaliação do projeto;
  • Gerenciamento da documentação;
  • Auditoria da situação do projeto

O mesmo autor cita quatro pontos chave para o sucesso de um PSO

A Metodologia: processos baseados em atividades coerentes e detalhadas sobre como fazer projetos. Esta metodologia deve ser compreendida e respeitada por todos integrantes das equipes de projetos;

B Interfaces: em organizações matriciais a comunicação em linhas horizontais e verticais é de alta relevância;

C Competência: pessoas preparadas para gerenciar e prestar suporte técnico;

D Recursos técnicos: Equipamentos (hardware), ferramentas (software) e processos de boa qualidade.

Vargas (2003) afirma que um PSO pode ser departamental ou corporativo, variando apenas em sua colocação dentro da estrutura organizacional da empresa. Dinsmore (1999) cita que estruturas de PSO são aplicáveis em cenários em que os Gerentes de Projetos são fortes, onde exista consciência organizacional a cerca do gerenciamento de projetos, onde haja diversos projetos ocorrendo ao mesmo tempo e onde exista a necessidade de documentação de apoio e rastreabilidade formal dos projetos.

Segundo o mesmo autor o PSO pode ceder pessoal durante o planejamento e, até mesmo, execução do projeto, porém a responsabilidade sobre seu resultado não é do PSO. Outras denominações para PSO, citadas por Dinsmore (1999), são:

Escritório de projetos, escritório de gerenciamento de projetos, escritório de apoio administrativo e escritório de apoio técnico. A figura a seguir foi baseada no modelo proposto por Vargas (2003) e demonstra a esfera de atuação de um PSO de abrangência departamental.

escritorio-de-projetos-pso-1

Já a figura a seguir foi baseada no modelo proposto por Vargas (2003) e demonstra a esfera de atuação de um PSO de abrangência corporativa.

escritorio-de-projetos-pso-2

Neste modelo o autor denomina o escritório de projetos como Enterprise Project Support Office. Segundo o autor neste cenário o escritório de projetos assume uma posição de planejamento estratégico dos projetos da organização.

Administradores de projeto

Como parte da função de apoio de muitas organizações todos os seus administradores de projeto fazem parte do PSO, ao invés de um departamento particular. Administradores de projeto não encabeçam projetos, mas eles manipulam (ou supervisionam a manipulação) do documento processual e os aspectos mecânicos do gerenciamento de projetos. A ideia é que um projeto é melhor ter um gerente de projeto que compreende o material intimamente do que um que compreende perfeitamente a gestão de projetos, mas não tem a experiência. Especialistas em gerenciamento de projeto podem então complementar as habilidades de gerenciamento de projeto que são de domínio do especialista. O administrador de um único projeto pode ser compartilhado entre alguns projetos menores.

Gestão de portfólio

Se uma organização está usando o gerenciamento de portfólio e executando simultaneamente um PSO então o PSO estaria normalmente realizando a função de gerenciamento de portfólio. Mesmo que a organização não esteja empregando a gestão de portfólio formal o PSO inerentemente traria muitos benefícios do gerenciamento de portfólio – especialmente aqueles relacionados a padronização e melhoria de processos.

Questões sobre um PSO

Muitos PSOs falham. Ou seja, muitas organizações configuram um PSO então fecham-nos depois de poucos meses. A razão usual é que ele não entrega o que promete e parece adicionar uma camada de burocracia desnecessária. Por que isso acontece? As opiniões variam. Minha visão é que gerenciamento de projetos é uma ciência inexata. Tentando impor uma versão pura do gerenciamento de projetos em todas as equipes é perigoso porque pressupõe-se de uma solução fixa para todos os problemas de gerenciamento de projeto. Metodologias de gestão de projeto só funcionam quando as pessoas que são infligidas estão prontas para aceita-las. A influência de um organismo externo é também uma razão.

Os melhores PSOs restringem-se a formação e emissão de relatórios e orientar claramente os procedimentos. Se você não pode convencer um gerente de projetos a fazer do seu jeito será desastroso força-los.

Referencias

Coimbra, PMP on FacebookCoimbra, PMP on LinkedinCoimbra, PMP on TwitterCoimbra, PMP on Youtube
Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

Deixe uma resposta