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O que nunca te contaram sobre gerenciar equipes remotas

Gerenciar equipes in-loco é algo convencional (muitas vezes preferível), mas e uma equipe remota? Não é um assunto relativamente novo, mas o que nunca te contaram sobre gerenciar equipes remotas? Primeiro que o trabalho de equipe é um conceito cada vez mais valorizado no ambiente profissional. Ser criativo, ágil e trabalhar bem em equipe é uma das qualidades mais exigidas nos processos de contratação.

Hoje em dia é cada vez mais frequente que os membros de sua equipe optem por trabalhar remotamente, em home-office, em escritórios da empresa ao redor do mundo, em espaços de coworking, enfim com o avanço tecnológico de videoconferência, nuvens e mesmo sociocultural percebe-se que com os grandes centros “lotados”, é muito mais saudável para a saúde financeira do projeto que estas pessoas reduzam os custos de deslocamento trabalhando remotamente.

Gerenciar projetos com equipes remotas (ou virtuais) é gerenciar pessoas que não necessariamente estão presentes de baixo do mesmo teto, mas que se conectam em prol de entregar projetos com alto valor agregado.

Equipes x Grupos – breve visão

Todas as vitórias e fracassos no trabalho em conjunto devem ser compartilhados, afinal a equipe é um esforço coletivo para resolver um desafio, pessoas que estão ali dedicadas a realizarem as suas tarefas para entrega de um produto, unidos por um só objetivo, alcançar a meta estabelecida e garantindo o sucesso do projeto. Muitas pessoas, que atuam em diversas organizações, trabalham em grupo e não em equipe , como se estivessem em uma linha de produção (fábricas de software principalmente), onde o trabalho é individual e cada um se preocupa em realizar apenas sua tarefa e pronto.

Trabalhando em equipe, no entanto, cada membro sabe o que os outros estão fazendo e reconhecem sua importância para o sucesso da tarefa, as metas e objetivos são comuns e geralmente a equipe vai um pouco além do que foi pré-determinado. Quando se trabalha em equipe é possível trocar conhecimentos e ter mais agilidade no cumprimento de metas e objetivos compartilhados.

Não vou entrar aqui no processo de formação de equipe, nem mostrar gráficos complexos, mas promovo aqui dicas e ferramentas que já utilizei além de “contar” algo que nunca te contaram sobre gerenciar equipes ao redor do país e “over the seas”.

1. Construa uma equipe de projeto forte e entenda os estilos de trabalho

OK, você chegou até aqui e ainda não tem a experiência necessária para gerenciar (ou lidar) com equipes remotas? – não se desespere – apesar do que você já leu por ai, a experiência ajuda – mas para ter experiência temos que começar, errar, aprender, certo? – seja um gerente que entende as necessidades da equipe, então fique atento ao que acontece com os integrantes da sua equipe, de uma forma um pouco menos genérica se comparado ao trabalho tradicional. As habilidades que você e sua equipe precisam ter para trabalhar remotamente são: Automotivação, boa comunicação e boa capacidade de organização.

Não precisa fazer micro gerenciamento, mas é importante manter o time motivado, progredindo e conectados aos objetivos comuns, a comunicação é a chave, da mesma forma as necessidades de cada membro da equipe devem ser entendidas.

Eu por exemplo não gosto muito de falar no HipChat, mas alguns membros da equipe sim e isto pode servir como distração para outros membros do time que precisam de mais foco em algo diferente. Quando você percebe este tipo de falha, basta que crie períodos de conversa e pausa, dessa forma a equipe não precisa verificar notificações o tempo todo.

Algumas pessoas tem preferência em a trabalhar mais tarde do que outras devido as responsabilidades em casa, já outras trabalham melhor a noite. Algumas preferem executar suas tarefas no meio da tarde. Entende o que eu quero dizer? Entenda o estilo de trabalho e “Voilà” aproveite o melhor momento de cada um.

2. Inicie projetos virtuais da mesma forma que projetos locais

Projetos remotos devem começar da mesma forma que os que acontecem in-loco, as fases devem ser determinadas, os milestones definidos, o escopo detalhado do projeto de do produto aprovados e os requisitos aceitos. Esteja certo de que todas as atividades antes de iniciadas tenham suas perguntas respondidas para garantir a entrega com sucesso.

3. Faça reuniões regulares e seja coerente

Não há motivos em deixar de fazer reuniões regulares com seu time, mesmo que ele esteja espalhado pelo globo. É preciso ser criativo quando você lida com fusos horários, enquanto equipes terminam o seu dia de trabalho, outras estão apenas iniciando, em alguns casos podem até estar trabalhando já amanhã enquanto outros estão no meio do dia de ontem. A dica é encontrar o melhor momento para não causar nenhuma dificuldade entre as equipes e ter um planejamento de reuniões atualizado e acordado entre todos.

Reuniões não devem parecer perda de tempo – evite uma reunião para decidir fazer outra reunião – mas servem para manter o time conectado, com colaboradores remotos elas servem para não só falar sobre o trabalho e atividades em si, mas lembrar que todos são do mesmo time. Ninguém é uma ilha deserta, na realidade estamos todos no mesmo barco desse oceano conhecido por projeto. No geral as reuniões suprem o sentimento de isolamento dos membros remotos.

Evite reuniões demoradas – reuniões de acompanhamento de projeto devem levar em média 20 minutos – elas funcionam para análise de riscos e oportunidade para atualizar os membros da equipe. Atenha-se a sua agenda e mantenha a equipe informada sobre futuras reuniões.

Seja consistente, da mesma forma que reuniões os telefonemas e e-mails devem ser trocados de maneira eficiente, evite informação desnecessária e mantenha o foco para que os membros que precisam das atualizações também tenham em mente o que o projeto é, até onde ele chegou e o que resta para ser feito.

4. Gerencie com base e foco em resultados

Coloque em primeiro plano os resultados, enfatize e oriente os membros sobre o que deve ser entregue, não necessariamente em suas atividades. (Mas Coimbra, eu sempre gerencio projetos por atividades! E agora?) Não tem problema, pode parecer complicado mas é uma mudança simples:

Quando um membro perguntar qual é seu papel e por que você precisa dele para entrega do projeto, associe a tarefa à uma entrega condicionada à um prazo. Atividades isoladas não são bons indicadores de participação dos membros da equipe.

A avaliação do trabalho pelo objetivo final pode apresentar soluções mais criativas e muito melhores para resolução dos desafios propostos, afinal eles estarão em sintonia com o objetivo que você todos estão buscando.

5. Aceite uma hierarquia de comando compartilhada

Tudo bem que você é o gerente de projetos e está acostumado a controlar todos os aspectos dos seus projetos. Mas este é um projeto de equipe virtual, aceite que é praticamente impossível conseguir fazer isso quando os integrantes da equipe estão em fusos horários e/ou países diferentes.

Você não conseguirá ser efetivo em comandar todos os aspectos do projeto, então, criar uma hierarquia de comando é vital – e muito saudável – para o sucesso do projeto. Você pode criar por exemplo um fluxograma de trabalho ou um processo.

O importante é que este plano possibilite o projeto e retire seus impedimentos, mesmo que você esteja dormindo do outro lado do mundo o “show deve continuar”. Se você está gerenciando pela primeira vez pode levar um tempo para que você se sinta confortável – a prática leva a perfeição – começando com estas dicas vai ser mais fácil encarar outros aspectos desafiadores de gerenciar times remotos, como as suscetibilidades culturais.

6. Mantenha a clareza no seu Plano comunicações

Sim, a comunicação é o ponto crítico de todos os projetos – das relações sociais, políticas, do mundo inteiro em todos os aspectos – você sabe que 90% da função de gerente é comunicar. Mas isso é mais arte do que skill, é o diferencial para o sucesso – profissional e pessoal – você deve estar atento não só em comunicar, mas se certificar de que todas as partes envolvidas entenderam o que ouviram, decodificaram e devolveram um feedback de entendimento você pode ver mais sobre isso no artigo Gerenciando comunicações – Aprendendo a escutar.

Se seu plano não é claro, ele pode gerar especulações infundadas ou observações que não serão úteis para o sucesso do grupo. O plano deve dizer exatamente quando você se comunicará com os membros da equipe, ou com cada um. É interessante também que você trabalhe em conjunto com a equipe para criar um plano eficaz que favoreça a comunicação da equipe com você, mantendo os canais abertos e as expectativas alinhadas mesmo com a distância geográfica.

7. Monte seu mapa e “viaje” nele sempre que puder

Em projetos com integrantes de vários países, ou mesmo com equipes em outros países, existem dificuldades na comunicação em três dimensões:

  1. Operacional, relativo ao fuso horário e feriados.
  2. Cultural, como idioma, hábitos comportamentais, festividades e valores.
  3. Infraestrutura disponível para comunicação, pois nem sempre o que está disponível em um país está disponível em outro.

Desta forma, é imprescindível que o gerente elabore um mapa contendo os países participantes e suas particularidades: o idioma, a diferença de horário, a lista de feriados, a infraestrutura disponível no escritório de cada localidade e demais características que porventura sejam relevantes.

8. A sua responsabilidade é clara

As tarefas podem ser consideradas complexas, pois exigem do gerente de projetos soft-skills, além de disponibilidade de tempo – e boa vontade – esta complexidade cresce exponencialmente quando se fala em projeto com equipes a distância.
  • Orientar: Orientar os profissionais da equipe do projeto quanto ao trabalho a ser executado, esclarecendo as responsabilidades dos integrantes e o padrão de qualidade esperado para o produto ou serviço gerado, incluindo os critérios de aceite.
  • Identificar: Identificar eventuais lacunas de conhecimentos necessários para a execução do projeto, elaborando e executando plano de desenvolvimento para os profissionais.
  • Estimular: Estimular e incentivar sua equipe, para que todos se sintam motivados e compromissados com o atingimento dos objetivos do projeto. Com indivíduos que trabalham remotamente, por vezes, a motivação pode ficar baixa. Metas e reuniões podem ser afetadas, por isso cabe ao gerente de projeto manter a equipe ativa e avançando.
  • Delegar: Delegar autoridade, dar feedback, premiar, fazer coaching e comunicar-se com a equipe em tempo integral.

9. Mantenha a mentalidade remota

A mentalidade remota significa que mesmo que apenas um membro da equipe esteja remoto, todos vão utilizar vídeo conferência. Essa prática é essencial, o pessoal que está remoto não vai se sentir deslocado e distante.

Também é crucial que a informação não se perca entre os membros do time. A comunicação constante e continua é melhor do que presumir que todos saibam  onde encontrar as informações espalhadas por aí.

10. Esqueça a gestão de projetos: Abrace a gestão das pessoas

Isto é decorrente de dois fatores. Primeiro, são as pessoas que executam as atividades, entretanto, com diferentes vivências, graus de exigência de qualidade e de motivação. Segundo, as expectativas dos integrantes da equipe do projeto são individuais e temporais, podendo contemplar: alavancagem na carreira, busca de conhecimento, desenvolvimento pessoal, bônus, reconhecimento interno, melhoria no currículo, entre outros.

O conjunto destes elementos propicia à pessoa que atua no projeto: compromisso ou descompromisso, interesse ou desinteresse, motivação, indiferença ou até apatia, sentimento de realização ou rotina.

Ferramentas para facilitar sua gestão

Meio Físico Meio Digital
Comunicação verbal

Muito importante para sucesso de projetos, não só com equipes remotas e virtuais é a potencialização da comunicação e da sinergia da equipe. Esse desafio é constante e cabe ao gestor cuidar da manutenção das melhores ferramentas visando esse objetivo.

Telefone
Appear.in para video chamadas.
Skype Um dos mais famosos sistemas de VOIP. Permite teleconferências com alta qualidade de comunicação e de forma gratuita.
Google Hangout Mais novo que o Skype, é uma ótima ferramenta para reunir equipes em reuniões virtuais. Acho ótimo para produtividade já que possui alguns recursos orientados à reunião online como evidenciar o dono da palavra e integrar com o Google Docs.
Comunicação informal

Em equipes “mais evoluídas no digital” acaba existindo uma auto-organização das ferramentas… As experiências são rapidamente compartilhadas e um divisor comum é encontrado… Vemos isso comumente nos projetos de Software livre onde todos os envolvidos conhecem as ferramentas de sharing de código e trunk (SVN, Git, etc…)
Slack para comunicação no dia-a-dia.
Facebook Groups Um recurso mais “descolado” e que não cai bem em todos os cenários… Hoje em dia, muitos têm perfil no Facebook e já estão acostumados à usabilidade da rede social. No Facebook Groups, temos recursos bacanas de comunicação como e-mail de grupo, file sharing, quem-viu-que, etc…
Google Groups Uma das ferramentas mais antigas de Grupos, o Google Groups acaba sendo uma verdadeira suíte de soluções. E-mail de grupo, histórico de mensagens, arquivos, tudo em um só lugar.
HipChat para comunicação do dia-a-dia além de contar com ferramentas de sala e integração com itens do Jira.
Cronogramas

Para projetos normalmente podemos criar um cronograma inicial e em seguida acompanhar as tarefas, o que facilita e muito nosso dia a dia.

Microsoft Project para criação de cronogramas.
Project Libre para criação de cronogramas.
Trello para acompanhar o andamento dos projetos
Microsoft Planner para acompanhar o andamento dos projetos.
Organização de Documentos

Ferramentas que permitam disseminar informações, documentos, dados e ainda, colaborar nesse material. Potencialize a colaboração com as ferramentas e verá que a comunicação será uma evolução natural.

Google Docs para informações mais relevantes e rascunhos.
Microsoft Office 365 para informações relevantes, salas de projeto.
Dropbox para compartilhamento de documentos.
Sharepoint para gestão de uma intranet e central de documentos.
Bitrix24 para gestão de ima intranet, central de documentos e workflow de projetos (FREE)
Mapeamento de Stakeholders

Não é só manter o nome e telefone anotados em algum lugar e não encontrar facilmente, crie cadernos compartilhados e tenha seus stakeholders sempre ‘à mão’.

OneNote  para criação de cadernos (compartilhados ou não).
EverNote para criação de cadernos e compartilhamento de anotações
GoogleKeep relativamente novo, para compartilhamento de anotações

Mas Coimbra, e o e-mail?

EVITE! É, isso mesmo. Trabalhar gerenciando projetos por e-mail, logo no início é lindo, depois de um ano o GP não tem mais vida, a lentidão nas buscas das mensagens começa a aparecer, a bagunça entre as formatações de leitores de e-mail acabam atrapalhando tudo e ai? Pronto, o fio da meada está lá no loop de e-mail de 8 meses atrás, na 156° (centésima quinquagésima sexta) mensagem e está tudo perdido.

Ou seja: Utilize e-mails para se comunicar e NÃO PARA DOCUMENTAR! Procure sistemas que utilizem o e-mail como ferramenta de integração da comunicação e evite misturar documentação, atas e comunicações… Por exemplo: Documente no Google Docs e envie apenas notificações de atualização por e-mail. A informação fica centralizada no Docs e as discussões no E-mail.

Para fechar: Não abandone o barco

Quando realizado de maneira correta, a gestão de uma equipe remota se torna muito gratificante. Trabalhar remotamente trás um novo conjunto de desafios para um novo tipo de gestor que entende os prós e os contras do trabalho remoto,  abrindo a oportunidade de ter um time feliz e produtivo.

Comunicando-se persistentemente – com base em tentativa e erro – e um pouco de  tecnologia você mantém sua equipe unida sem contratempos ou alertas de emergência.

Não estou promovendo a digitalização das relações, o contato humano sempre terá valor, mas precisamos otimizar algumas relações naturalmente, nos tornar mais dinâmicos e otimizados. Uma vídeo conferência resolve tanto quanto um café, com custo zero.

Como contribuir?

  • Cabe ao gestor entender se a gestão remota cabe ao seu cenário e se sua implementação não resultará em problemas de produtividade e gestão.

  • Pergunte-se “Qual a frequência das reuniões da equipe?”, “Quanto cara-a-cara é preciso?”, “O quanto as ferramentas podem ajudar (e não obstruir) o processo criativo?” .

  • Circule este artigo entre seus membros de equipe, peça opinião sobre o que acharam, o que acreditam que pode melhorar e faça comentários neste artigo e promova a interatividade.

  • Comente sua experiência e nos conte sobre os desafios que você já enfrentou, mais gerentes de projeto podem aprender com usa experiência.
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Coimbra, PMP
Gerente de Projetos, PMO, CEO do portal Projetos e TI, Professor de Pós/MBA e apaixonado por gestão de projetos.
Associado ao PMI
Associado ao IPMA

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