Escopo Projeto

Monitoramento e Controle: Controlar o Escopo

Bom dia pessoal, com base em nosso Índice do nosso GUIA PMBOK®1. Finalizamos hoje os processos de Gerenciamento de Escopo do nosso guia, falaremos de um processo de Monitoramento e Controle o processo de Controlar o Escopo. Acompanhem nossos artigos e comentem no nosso portal.

Durante a execução do projeto é praticamente inevitável o surgimento de solicitações de alterações em seu escopo. Logo, cabe ao gerente de projetos o desafio controlar o aumento do escopo do projeto durante sua execução. Os principais acréscimos se dão devido às mudanças ocorridas a medida que o cliente vai entendendo suas necessidades e reformulando seus objetivos. Por esta razão, a utilização de um procedimento formal, previamente definido e documentado para o controle das solicitações de mudanças é um fator importante para o gerenciamento do escopo.

O Controle do escopo realizado de maneira pobre tem enorme impacto sobre os custos do projeto e é um dos principais fatores que podem levar a atrasos nos projetos e alterações no orçamento. Como mostra a Figura 1, as mudanças de escopo nos últimos estágios de um projeto pode custar até 100 vezes mais que a especificação de requisitos, e objetiva as alterações que ocorrem na fase inicial.

Figura: O custo da mudança de escopo Foco tradicional dos Gerentes de Projeto

Executivos operacionais e gerentes de projeto concentram-se sobretudo nos planos, agendas, tarefas, prazos, orçamentos, recursos, prioridades, entregas do projeto e o acompanhamento de metas e reuniões relacionados ao projeto. Pouca ou nenhuma atenção é dada para trabalhar a institucionalização de processos e automação. A gestão não é geralmente focada sobre a definição, execução e melhoria dos processos repetitivos.

Alterar escopo é uma coisa ruim?

Não há nada de errado com mudança de escopo, o ‘como’ as solicitações de alteração de escopo são gerenciadas que podem ter um impacto negativo no projeto. Nos estágios iniciais de um projeto, o cliente muitas vezes não consegue identificar ou descrever claramente todos os requisitos e objetivos. Além disso, mudanças nos negócios e no mercado podem forçar a mudança de especificação de requisitos e escopo.

Tradicionais problemas relacionados à escopo:
  • Campo de fluência: mudanças aparentemente pequenas e incrementais exigidas podem levar a derrapagens orçamentais substanciais de custo e cronograma.
  • Alterações não aprovadas: a falta de disciplina e processos de gestão claros de escopo permitem que vários membros da equipe se afastem da definição do projeto original e dos seus requisitos.
  • Processos de gerenciamento de escopo inconsistentes: projetos que são dependentes de várias equipes e recursos externos, muitas vezes carecem de processos consistentes de escopo e de centralização de gestão que pode levar ao aumento do escopo.
  • E-mail, conversas, iniciativas da equipe de projeto único: Se não forem controladas, os membros bem-intencionados da equipe, por vezes, agindo por e-mails, conversas ou por sua iniciativa própria para mudar o escopo do projeto.

Processo no Guia PMBOK®

É o processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. O controle do escopo do projeto assegura que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas são processadas através do processo Realizar o controle integrado de mudanças.

O controle do escopo do projeto é usado também para gerenciar as mudanças reais quando essas ocorrerem e é integrado aos outros processos de controle. As mudanças não controladas são frequentemente chamadas de scope creep. A mudança é inevitável, exigindo, portanto, algum tipo de processo de controle de mudanças.

ENTRADAS FERRAMENTAS E TÉCNICAS SAÍDAS
1. Plano de gerenciamento do projeto 1. Análise da variação 1. Medição do desempenho do trabalho
2. Informações sobre o desempenho do trabalho 2. Atualizações de ativos de processos organizacionais
3. Documentação dos requisitos 3. Solicitações de mudança
4. Matriz de rastreabilidade de requisitos 4. Atualizações do Plano de gerenciamento do projeto
5. Ativos de processos organizacionais 5. Atualizações dos documentos do projeto

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008  
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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