Conhecimento Projeto

Lições aprendidas, aprendendo a se organizar

Quando se fala em gerenciamento de projetos, logo vemos algo sobre lições aprendidas e ficamos surpresos com a organização que podemos atingir quando monitoramos, anotamos e identificamos coisas que podem passar desapercebidas quando terminamos o projeto.

Vamos levar em consideração algumas questões sobre o tema, se analisarmos o conhecimento existente dentro da empresa, teremos cerca de 80% armazenado na cabeça dos colaboradores na forma de experiência, ou seja, conhecimento tácito… É o típico “Sabemos resolver, basta chamar o programador que fez essa parte voltar nas férias que ele dá um jeito nisso na hora!” – Pra quê isso?

Agora note que o conhecimento é um ativo de extrema importância dentro da organização e que mesmo assim ele não está documentado, muitas vezes sequer anotado! Mas falando nisso ainda temos pelo menos 20% desse ativo documentado, correto? Sim, mas só 1/5 é estruturado, o que chamamos de conhecimento explícito, ao alcance de todos.

O conhecimento é um material que não pode ser mensurado, que o valor não pode ser medido, mas são pouquíssimas empresas que se preocupam e mantém de maneira efetiva a gestão do conhecimento, outras não conseguem utilizar o armazenado de conhecimento de forma eficiente e simplesmente porque algumas pessoas não estão aptas à utilizar essa base, ou por simplesmente não entender (e querer) tirar maior aproveito dessa fonte de informação.

As lições aprendidas tendem a ser estruturadas e planejadas, mas muitas vezes são esquecidas ao longo do projeto, o plano é manter todas as equipes que trabalharam no projeto para repassar os pontos importantes que ocorreram durante o projeto, seja a equipe de construção informando que – os rebites não chegaram no tempo certo e ficamos parados um dia na obra – quanto – a documentação enviada ao cliente dessa estimativa estava muito rebuscada e demandou mais tempo para o entendimento – mas porque as reuniões de lições aprendidas nunca ocorrem?

Em um projeto recursos são alocados de acordo com a necessidade e os gerentes tem que escolher a melhor hora para adicionar um recurso e a melhor hora pra remove-lo do projeto, o que na prática o gerente acaba fazendo ao remover esse recurso é deixar de escuta-lo no momento apropriado, afinal ele estará trabalhando em outro projeto e geralmente os recursos não vão anotar tudo o que passaram no dia-a-dia.

Mas o que são Lições Aprendidas?

“Lições Aprendidas” é “o conhecimento adquirido durante o projeto, que mostra como os eventos do projeto foram abordados ou devem ser tratados no futuro com o objetivo de melhorar o desempenho futuro1

Em projetos há uma necessidade de se explicitar e compartilhar conhecimento de forma a melhorar a relação entre os stakeholders e contribuir para o aprendizado dos mesmos e ainda , melhorar o planejamento,  execução, monitoramento
e controle dos projetos.

Lições aprendidas podem ser definidas como as experiências chave que contêm certa relevância de negócios para projetos futuros2.

Que tal um vídeo para fixar?

Dentro de qualquer área de gerenciamento de projetos podemos coletar lições aprendidas, seja Escopo, Custo, Risco, Recursos Humanos, Comunicações, Partes Interessadas, Aquisições, Qualidade, Tempo ou Integração.

Estas lições aprendidas geram a base de conhecimento de informações históricas dos projetos já realizados refletindo na identificação de resultados positivos e negativos, erros e acertos.

Como coletar lições aprendidas

Realize um exercício de lições aprendidas para dar aos membros da equipe do projeto a oportunidade de refletir sobre os eventos e atividades durante o projeto. Em algumas sessões de lições aprendidas, o patrocinador do projeto e os stakeholders são convidados a fazer parte do exercício. O principal objetivo desta sessão é identificar itens que se encaixam em “o que correu bem” e “seria ainda melhor se” (ou seja, requer melhoria). Em projetos tradicionais, gerentes de projeto coletam as lições aprendidas como parte da fase do encerramento. Para projetos maiores, recomenda-se realizar mais sessões de lições aprendidas em todo o ciclo de vida do projeto. Quando as lições aprendidas são discutidas somente no final do projeto, muitas vezes os membros da equipe já estão pensando no próximo projeto, se esqueceram muito do que deve ser capturado.

Estabeleça regras básicas para a discussão em um ambiente confortável. Estabeleça categorias para facilitar o agrupamento como: desempenho em gerenciamento de projetos, gestão de risco, recursos, gestão da mudança, e qualquer outra categoria aplicável ao projeto.

Não basta apenas coletar e registrar os conhecimentos identificados pelas equipes dos projetos. Antes eles precisam ser entendidos e analisados. Os erros e acertos devem ser validados e categorizados corretamente, permitindo medidas de melhoria quando necessário. Esta análise aprovada é fundamental para ajustar os itens de conhecimento antes de comunicar a organização.

Como comunicar as lições aprendidas

Lições aprendidas documentadas devem ser discutidas com o patrocinador do projeto e com o Escritório de Projetos (PMO), quando disponível, para determinar se é necessária qualquer ação de melhoria. A documentação deve incluir um nome para a situação, uma breve descrição do problema ou do sucesso, o impacto sobre o projeto (por exemplo, tempo, custo, escopo, qualidade, cronograma) e as recomendações de melhoria de processos.

A partir disso, as lições aprendidas devem ser comunicadas à comunidade de gerenciamento de projetos na organização. Isto pode ser feito usando as mídias disponíveis, tais como e-mail, reunião, informativo interno, etc. É também importante comunicar essas lições aprendidas aos demais stakeholders. Os stakeholders devem ser uma parte da revisão do projeto, por isso é um passo lógico comunicar a eles as lições aprendidas.

Como recuperar as lições aprendidas

Um banco de dados das Lições Aprendidas deve ser estabelecido para fornecer aos gerentes de projetos fácil acesso as lições aprendidas de projetos anteriores. Esta parte é a mais importante no Sistema de Gerenciamento de Lições Aprendidas, já que lições aprendidas documentadas não têm valor se elas não podem ser arquivadas e acessadas quando necessário para projetos futuros.

Quais as consequências de não ter lições aprendidas

Não realizar um exercício de  lições aprendidas aumenta a probabilidade de repetir ações que podem ter causado falhas de projeto, como estouros de orçamento, aumento de escopo, redução da qualidade em relação às expectativas, falhas de cronograma, etc.

Como boa prática, estabeleça um Sistema de Gerenciamento de Lições Aprendidas na sua organização, se não estiver disponível. É muito importante entender que o processo de registro das lições aprendidas deve ser cíclico, ou seja, os registros devem ser constantemente atualizados.

Mas não sei por onde começar!

Se você começou a gerenciar projetos agora e ainda não tem ideia de por onde deve começar,  vou deixar um modelo de Checklist de Lições Aprendidas de projeto que pode te ajudar a estabelecer um Sistema de Gerenciamento de Lições Aprendidas na sua organização.

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 5th edition. Pensilvania: PMI  
  2. SCHINDLER e EPPLER, 2003  
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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