Comunicações

Identificar as partes interessadas – PMBOK 4ª edição

Já falei aqui sobre o a Criação do plano de comunicação e que antes de mais nada devemos Aprender à escutar antes de planejar as comunicações, mas continuando com os processos do Guia PMBOK®1,  em conjunto com o Termo de Abertura é necessário que sejam identificados todos os stakeholders do projeto, não se esquecendo que a técnica de Moltke em recursos humanos também serve de auxílio.

Verifique que deixarei para download no fim deste artigo um modelo para auxiliar os novos gerentes.

Essa identificação e análise servem basicamente para

  • Identificar as partes que podem ser afetadas pelo projeto;

  • Documentar seus interesses;

  • Documentar seu envolvimento;

  • Documentar seu impacto nos resultados do projeto.

Mas para isso devemos entender que um stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo projeto.

A palavra Stakeholder vem de

  • Stake: interesse, participação, risco

  • Holder: aquele que possui

Os primeiros stakeholders que imaginamos em um projeto são o Gerente de Projeto, o Patrocinador do Projeto, a Equipe de Projeto e o Cliente. Entretanto, na prática podem existir muitos outros, um exemplo utilizado Fernando Barbi é o exemplo da construção de uma represa, neste caso pelas dimensões do empreendimento haverá impacto para os moradores da região e ao longo do rio. Estas pessoas são afetadas pelo resultado do projeto e podem influir de várias formas no andamento dos trabalhos, desde colaborando com as equipes de construção até obstruindo a obra com denúncias junto aos órgãos de controle ambiental. Uma atitude pró-ativa por parte do Gestor do Projeto é estabelecer um canal de diálogo com este grupo, ou grupo(s), para evitar surpresas que tenham impacto negativo no andamento dos trabalhos.

  • A comunidade

  • Outras áreas da empresa

  • Concorrentes

  • Fornecedores

  • Investidores e acionistas

  • Governo

  • As famílias da equipe de projeto

  • Stockholders (Acionistas)

Stockholders são os acionistas e estão geralmente englobados dento do termo stakeholder. Além disso, cada projeto pode ter algumas partes interessadas que sejam específicos para sua realidade, e que não se apliquem a outros projetos. A importância de identificar os stakeholders é que além de serem afetados pelo projeto, eles podem ter uma influência direta ou indireta no seu resultado. Uma falha nesta identificação significará que o gerente de projeto não estará pensando nas necessidades de todos os envolvidos, e isto é um fator de risco para o projeto. Ao mesmo tempo, o gerente de projeto deve ter cuidado em não procurar stakeholders por todos lados, ou ficará com um cenário difícil de gerenciar.

Existem alguns passos para identificação de stakeholders, destaco aqui três passos que considero importantes e em seguida o processo de acordo com o PMBoK®:

Passo 1 – Identificar os Stakeholders

Antes de efetuar qualquer análise de fatores externos e seus impactos na empresa é preciso primeiro identificar tais influências e estabelecer uma ordem de prioridades. Os fatores externos que impactam a gestão das empresa são muitos e diversificados. A realização de estudos amplos e profundos pode demandar tempo e recursos que mesmo muitas grandes empresas não são capazes de arcar. Quando tal tentativa ocorre em uma pequena ou média empresa é provável que se interrompa a análise antes de avaliar todos os fatores, deixando-se de lado aspectos importantes, ou que se avalie um vasto leque de aspectos porém de forma superficial, sem despender a atenção necessária no que realmente impacta o alcance de objetivos organizacionais.

Este passo envolve:

  • Identificar stakeholders atuais e potenciais;

  • Estabelecer uma ordem de influência conforme o grau de impacto que possuem no alcance de objetivos da empresa e, determinar os atores principais de cada stakeholders.

Adotando-se técnicas como brainstorm ou brainwritting uma primeira listagem deve ser realizada de forma exaustiva, incluindo todos os elementos que possivelmente possam influenciar a organização. O esforço de identificação deve incluir não somente os stakeholders atuais mas aqueles que podem vir a influenciar a organização no futuro. Se a empresa pretende lançar um novo produto ou transferir-se para uma nova localidade, deve levar em conta que novos fatores externos influentes nesta ação empresarial.

De posse da lista extensiva, o momento seguinte envolve classificar em ordem de importância todos os elementos identificados. Esta classificação visa estabelecer prioridades ao empreendedor para que seus esforços sejam despendidos naquilo que realmente é importe e mais influencia seu negócio.

O ciclo de identificação é completado com a determinação dos atores principais e mais representativos de cada stakeholder identificado como influente. Como muitos deles são organizações, como uma empresa concorrente, ou instituições sociais, como associações empresarias, é necessário determinar os atores mais influentes uma vez que eventuais contatos e troca de informações ocorrerão por meio de seus representantes. Quando se identifica um grupo mais difuso como “outros administradores de pequenas empresas” é então necessário determinar indivíduos representativos desta classe e que servirão de referência para o empresário nas ações voltadas para este stakeholder.

Passo 2 – Compreender suas necessidades.

O foco a ser dado na investigação de stakeholders guarda varias semelhanças ao adotado em relação aos clientes fornecido pelo marketing. É preciso conhece-los profundamente, saber seus desejos e motivações principais bem como suas preferências. A abordagem de marketing deve ser complementada com uma abordagem estratégica. Conhecer o foco e direcionamento estratégico adotado por cada stakeholder contribui para identificar suas verdadeiras necessidades e objetivos. A compreensão é complementada com uma identificação das percepções que o stakeholder tem em relação à organização analisadora. A empresa é vista como importante de forma geral e/ou em alguns aspectos específicos? Possui uma boa ou má imagem? É considerada influente e também um interessado pela entidade analisada? Estas são perguntas que contribuem para uma compreensão mais precisa do contexto externo da empresa.

Passo 3 – Conhecer os impactos e influências que exercem sobre a empresa

Uma vez identificados as principais partes interessadas e o empresário ciente de seus objetivos e necessidades pode-se agora realizar a segunda parte da análise que consiste em determinar o potencial de impacto e influência exercido sobre a empresa. Os stakeholders podem afetar tanto positiva quanto negativamente e mesmo um único elemento pode influenciar de ambas as formas conforme os objetos foco de análise.

Diante desta influência paradoxal deve-se identificar em que medida cada parte interessada pode atuar como alavancador ou restritor em relação às diversas estratégias empresariais. O empresário pode construir um mapa para estratégia ou situação específica que deseje analisar. Nele constam uma descrição da situação em estudo e uma lista dos stakeholders mais influentes, seus objetivos, necessidades e percepções em relação à empresa. Confrontando os dados pode-se determinar o potencial alavancador ou restritor que cada stakeholder poderá exercer sobre a empresa.

O PMBOK® 4ª edição orienta que o processo de identificação de stakeholders deve envolver:

Entradas

  • Termo de abertura;

  • Documentos de aquisição;

  • Fatores ambientais da empresa;

  • Cultura organizacional;

  • Estrutura;

  • Ativos e processos organizacionais;

  • Modelos de registros de partes interessadas;

  • Lições aprendidas;

  • Registros de partes interessadas de projetos anteriores.

Ferramentas e Técnicas

  • Análise das partes interessadas:

  • Identificar todas as partes interessadas potenciais do projeto;

  • Seus papéis;

  • Seus departamentos;

  • Interesses;

  • Níveis de conhecimento;

  • Expectativas;

  • Níveis de influência.

  • Identificar o impacto ou apoio potencial de cada parte interessada;

  • Identificar as possíveis reações das partes interessadas para verificar como estas vão reagir em situações diversas.

  • Opinião especializada:

  • Solicitar opinião de pessoas capacitadas e com conhecimento na área do projeto:

  • Alta administração;

  • Outras unidades da organização;

  • Principais partes interessadas, identificadas;

  • Gerentes de projetos que trabalham em projetos da mesma área;

  • Especialistas na área de negócios;

  • Grupos de consultores;

  • Associações técnicas e profissionais.

  • Pode ser obtida por meio de consultas individuais ou painéis de especialistas.

Saídas

  • Registro das partes interessadas;

  • Informações de identificação;

  • Nome;

  • Posição na organização;

  • Papel no projeto;

  • Informações de contato.

  • Informações de avaliação;

  • Requisitos essenciais;

  • Principais expectativas;

  • Influência potencial;

  • Fase de maior interesse no ciclo do vida do Projeto.

  • Classificação das partes interessadas;

  • Interna/Externa;

  • Apoiadora/neutra/resistente.

  • Estratégia para o gerenciamento das partes interessadas;

  • Define a abordagem para maximizar o apoio e reduzir os impactos negativos dos interessados, inclui:

  • Principais partes interessadas que podem afetar o projeto;

  • Nível de participação esperada das partes interessadas em cada etapa do ciclo de vida do projeto;

  • Grupos de partes interessadas em sua forma de gestão.

Bem pessoal! No próximo artigo iniciaremos os processos de planejamento de projetos. Segue arquivo  [download id=”5″]

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008  
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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