Projeto Tempo

Hoje tem reunião! – Entenda melhor esse evento no Gerenciamento de Projetos

As reuniões fazem parte do contexto de qualquer organização. É nelas que os indivíduos interagem, dialogam, trocam informações e tomam decisões.

Dentro do contexto de um projeto, em várias ocasiões o gerente precisa tomar decisões críticas com as informações advindas da reunião. Administrá-la torna-se essencial. Para garantir o sucesso das reuniões, elas devem ter objetivo definido e uma pauta previamente aprovada.  Compartilhar informações com a equipe e/ou com as partes interessadas, resolver algum impedimento, acompanhar atividades, identificar riscos e controlar mudanças são alguns exemplos.

As reuniões podem ser classificadas quanto à sua periodicidade como ordinárias ou extraordinárias. A primeira tem periodicidade pré-estabelecida e objetivo especifico, é geralmente utilizada para acompanhamento das atividades. Já a segunda tem um caráter emergencial para decidir os novos acontecimentos relacionados a algum risco do projeto (positivo ou negativo). De forma geral, os membros de qualquer organização podem participar de reuniões de maneira espontânea ou obrigatória, mas, no contexto de um projeto, é uma boa prática que só as pessoas que sejam realmente necessárias na reunião estejam presentes, visto que o gerenciamento de informações eficientes pode alavancar a produtividade da reunião evitando a criação de ruídos ou interrupções desnecessárias. Ciente de que parte do tempo do gestor é utilizado em reuniões, sabemos que muitas delas podem não ser produtivas por isso seguem algumas dicas para que sua reunião seja mais eficiente e consiga atingir os objetivos esperados:

1. Marcar com antecedência – Agendar previamente a data, local e tema da reunião para que todos os participantes possam se atualizar e reunir informações necessárias de acordo com a pauta;

2. Escolher o ambiente e recursos e corretos – Conferir se a sala está reservada, se projetor, ar condicionado e material de apoio (slides, papel, etc.) estão disponíveis e funcionando perfeitamente;

3. Definir a pauta (ou agenda) – Possuir o objetivo e tópicos que devem ser discutidos de forma clara, e garantir que todos os participantes estejam cientes deles;

4. Escolher um facilitador e um secretário – Definir esses dois papéis evita que uma pessoa fique sobrecarregada. O facilitador vai coordenar a reunião, sabendo a hora de mudar de tópico e evitar desvios enquanto o secretário irá registrar a minuta, decisões, encaminhamentos e distribuí-los aos participantes;

5. Administrar o tempo e coordenar as discussões – Definir horário para iniciar e para encerrar a reunião, garantir que toda a pauta seja contemplada definindo tempo de duração para todos os tópicos agendados. É importante analisar durante a reunião o estado dos participantes, visto que a produtividade poder ser comprometida após determinado período devido a desgaste;

6. Fazer ata e encaminhá-la – Fornecer as decisões e entendimentos formatados na reunião é fundamental, visto que possivelmente em um próximo encontro todos terão que justificar as atividades realizadas.

Para encerrar vou explanar sobre alguns tipos de reunião em algumas metodologias de gestão de projetos:

Iniciação

Reunião de kickoff (partida): É a reunião de iniciação do projeto, participam dela o gerente, clientes, partes interessadas e a equipe do projeto, tem o objetivo que informar formalmente o inicio do projeto, explanando sobre os papeis e responsabilidades das partes interessadas de acordo com o termo de abertura do projeto (TAP). Devendo fornecer algumas informações sobre o cronograma, os riscos, escopo e etc. É tido como boa prática um evento posterior a essa reunião, com o objetivo de socializar a equipe envolvida no desenvolvimento desse projeto;

Monitoramento e Controle

Reuniões de acompanhamento da equipe: Após iniciado o projeto faz-se necessário dentro dos processos de controle do projeto o acompanhamento do gerente frente as atividades da equipe. Coletar informações, resolver impedimentos e tomar decisões são exemplos de objetivos dessa reunião;

Stand up Meeting: É uma reunião muito utilizada em metodologias ágeis. Os membros envolvidos ficam dispostos em pé por um curto período de tempo, explicitando as atividades desenvolvidas e programadas dando ênfase a sua conclusão ou levantamento de impedimentos se comprometendo com prazos a serem cumpridos de preferência até a próxima reunião, que acontecerá no próximo dia útil de trabalho;

Reuniões com as partes interessadas: Esta previsto dentro do plano de comunicação do projeto dialogar com as partes interessadas que iremos prestar contas do projeto,  informar  mudanças e  ocorrências, identificar os requisitos e alinhar as expectativas com relação ao projeto;

Reunião de solicitação de mudança: É a reunião na qual o comitê de controle de mudanças (Geralmente composta por pessoas chave no projeto) analisa as solicitações de mudança e decide se ela esta de acordo com o escopo do projeto;

Encerramento

Reunião de identificação de lições aprendidas: Tem como objetivo fundamental identificar as ações corretivas utilizadas no decorrer do projeto. Levantar os pontos críticos que poderiam ser contornados e as experiências adquiridas por toda a equipe.

Reunião de encerramento da fase ou projeto: Tem como objetivo encerrar formalmente a fase do projeto, na qual se assina o termo de aceitação/rejeição ou de encerramento.

Rotineiras ou esporádicas, as reuniões fazem parte do cotidiano de uma equipe de projetos; sendo papel do gerente criar um ambiente com cultura, instrumentos e ferramentas que as tornem mais produtivas, fazendo melhor uso do seu tempo. Afinal, “Time is money“.

Wladimir Farias Tenório Filho

Comentários

Deixe uma resposta

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.