Como escrever uma Estrutura Analítica de Projetos ou WBS (Work Breakdown Structure) de acordo com as normas da PMI, sem se atropelar nos entregáveis.

Uma EAP é bonita concisa e define muito bem qual será o escopo de um projeto, seja ele construir uma casa, montar uma adega, desenvolver um programa, ou até mesmo se organizar nas tarefas diárias. Mas como fazer isso?

Observando o capitulo de Escopo do PMBOK, pode-se notar a construção da WBS com seus respectivos entregáveis de maneira simples e completa, lembrando que ela sozinha não garante o sucesso de um projeto como um todo mas pode:

• Definir todo o esforço de trabalho do projeto e somente o trabalho do projeto, esclarecendo todo seu escopo.
• Reflete todas as entradas de todos os membros do time para se certificar das mesmas.
• Provê uma linha de base para todos os controles de mudança subsequentes.
• É a entrada inicial para os outros processos do gerenciamento de projetos – à exemplo Recursos, Planejamento, estimativas de custos, desenvolvimento do cronograma e identificação dos riscos.
• Prove um framework para controle do projeto, monitoramento de performance, e fundamentos para comunicação com os stakeholders.
• Garante que o trabalho do projeto é apropriadamente correlato com a matriz de responsabilidades, e a estrutura analítica organizacional.

Já uma EAP mal construída pode dentre outras coisas criar adversidades como:

• Definição incompleta do projeto demandando diversas extensões da mesma.
• Metas de trabalho pouco claras, objetivos, metas ou seus entregáveis.
• Scope creep, ou não-gerenciáveis, frequentemente mudando o escopo.
• Budget ultrapassado.
• Deadlines perdidas nos cronogramas de entregáveis, ou a “derrapagem temporal”.
• Novos produtos ou características inutilizáveis.
• Falha na entrega de alguns elementos do escopo do projeto.

A EAP é criada em tempo de iniciação de um projeto, segue por toda área de planejamento e é essencial para esta fase dentro do projeto, é também utilizada na fase de execução, monitoramento e controle do mesmo.

No Guia PMBOK® o processo de criar a Estrutura Analítica de Projeto é explicado da seguinte maneira:

Criar a EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto. A EAP organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada.

O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP , que são chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser agendado, ter seu custo estimado, monitorado e controlado. No contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado do esforço e não o próprio esforço.  Para informações específicas a respeito das estruturas analíticas de projetos, consulte The Practice Standard for Work Breakdown Structures– Segunda Edição.

Analisando uma estrutura analítica de projeto:

Uma EAP tem certos níveis de qualidade, de acordo com cada nível as tarefas tornam-se menores aumentando a produtividade coletiva de um projeto, dividindo cada parte do trabalho para cada colaborador facilitando a compreensão e o trabalho a ser realizado.

Nível 1

No primeiro nível descreve-se o escopo completo do projeto neste caso uma casa. Nesta fase estão incluídos todo o trabalho, direto e indireto, este nível é uma visão geral do produto e é sempre um único item na EAP.

Neste exemplo, o nível mais alto é representado pelo nome e pelo identificador da EAP para diferencia-lo das outras EAPs dentro de um programa ou de um portfólio de projetos o qual é membro.

Pode não ser sempre o caso. Se o projeto é único, o identificador de topo, ou nível 1 pode não ser requerido. Caso o primeiro nível não for incluído, a numeração de níveis restantes da EAP vai mudar consideravelmente.

Nível 2

Este é o primeiro nível de decomposição. Este é o mais alto nível de estrutura nas maiores áreas de trabalho no escopo. Neste nível temos os mais básicos componentes do produto (suas atividades), durante a integração e o gerenciamento do projeto.

Nesta parte você começa a definição e desdobramento do projeto como um todo, sempre numerada como #.# – exemplo (1.1).

Nível 3

Este nível decompõe uma maior área do nível 2 dentro de seus entregáveis, partes menores. É importante notar que 100% das regras são respeitadas no desenvolvimento de uma EAP. É nele que são definidos os entregáveis tangíveis de cada esforço de trabalho.

Aqui a integração é decomposta nas suas entregáveis provisórias baseadas no ciclo de vida do projeto escolhido para este projeto, e deve ser numerado como #.#.# – exemplo (1.3.2).

Nível 4

Da mesma maneira cada área exclusiva do nível anterior deve ser decomposta ainda mais, se aplicável claro. Novamente a complexidade do trabalho vai guiar o número de níveis de decomposição da EAP. Note que o ciclo de testes é decomposto em 3 elementos: Teste de componentes é o teste de pré-montagem; teste de produto é o controle de qualidade para clientes de pré-teste; e teste de cliente é a entrega do produto, com seus ajustes finais, aceite do cliente, neste nível a numeração fica #.#.#.# – exemplo (Teste de Produto 1.6.4.2)

A imagem à seguir mostra como elaborar sua WBS de acordo com as normas PMI.

WBS Anotado, clique na imagem para ampliar, caso não consiga clique em salvar imagem como…

Referências

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Sobre Rodrigo Coimbra, PMP

Sou o administrador e fundador do site Projetos e TI. Iniciei a carreira como técnico em manutenção de 2000 a 2004, sou graduado em Sistemas Informatizados Internet e Redes curso que finalizei em 2005. Sou entusiasta de Sistemas Operacionais, principalmente OS/2 Warp, mantendo e colaborando no site OS/2 Warp Diário de bordo. Trabalhei como Team Leader Analista Desenvolvedor Progress/Datasul no ramo de B2B e E-Procurement, sou aficcionado e estudioso de WordPress, pós graduado em Gerenciamento de Projetos seguindo as boas práticas do PMI em 2011. Atualmente trabalho como Gerente de projetos responsável pelo PMO e projeto de metodologia de gerenciamento e princípios de maturidade em uma empresa do ramo de E-GOV Solutions. Realizo consultorias e sou membro voluntário do Branch PMI de Ribeirão Preto. Seja bem vindo e curta nossa FanPage no Facebook, sigam-me os Geeks @coimbrarodrigo. E veja nossos RSS no @projetoseti.

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