Criação do plano de comunicação – Parte 1 – Identificação de partes interessadas, Stakeholders
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Agora que aprendemos a escutar um pouco, vamos começar a criar nosso plano de comunicações, para isto antes de qualquer coisa devemos identificar as partes interessadas. A identificação de Stakeholders pois estas são as partes que podem ser afetadas pelo projeto, além de algumas delas poderem afetar o projeto.
Começamos documentando os seus interesses, seu nível de envolvimento e seu impacto nos resultados do projeto.
As principais entradas para identificar as partes interessadas são:
- O Termo de Abertura;
- Os documentos de Aquisição;
- Os fatores ambientais da empresa (Sua cultura Organizacional, sua estrutura);
- Os ativos e processos organizacionais (Modelos de registros de partes interessadas, Lições aprendidas, Registro de partes interessadas de projetos anteriores).
Para isso podemos utilizar algumas ferramentas e técnicas muito comuns e muito úteis em qualquer ambiente, mas como fazer uma análise destas partes, como gerente de projeto você pode começar a identificar todas as partes interessadas potenciais do projeto com à partir de:
- Identificar seus papéis;
- Identificar seus departamentos;
- Seus interesses, dentro e fora da organização;
- Os níveis de conhecimento, relativos ao projeto e até mesmo dentro da área (boa prerrogativa para opiniões especializadas);
- Identificar suas expectativas quanto ao projeto, o que ele espera que aconteça? Quais opiniões dele podem ser utilizadas para melhorar o seu projeto?;
- Identificar os níveis de influência deste Stakeholder dentro da corporação, ele pode ser um líder natural não nomeado, geralmente ele pode influenciar todo um departamento, uma linha de produção e alavancar ou enterrar o projeto de uma vez;
Com isso podemos identificar o impacto ou apoio potencial de cada parte interessada e as possíveis reações delas para verificar como vão reagir em situações diversas, à partir desse ponto conseguimos ver quem deveremos ter mais cuidado, aquele “carinho especial”.
Como sugestão simples e rápida, sugiro que você use a Grade de Interesse/Poder, uma solução gráfica muito simples de confeccionar e utilizar dentro do seus planos de comunicação.
A Grade de Interesse/Poder auxilia o gerente do projeto à ter uma visão clara de quem precisa de um nível maior de gerenciamento, desta maneira ele pode agilizar os processos que são mais criticos dentro do projeto e manter um nível de integridade maior dos processo como um todo.
Temos também como solicitar uma opinião especializada de pessoas capacitadas e com conhecimento na área no projeto, elas podem estar em diversas áreas:
- Alta administração;
- Outras unidades da organização;
- Principais partes interessadas já identificadas;
- Gerentes de projetos que trabalham em projetos da mesma área;
- Especialistas na área de negócios;
- Grupos de consultores, internos ou externos;
- Associações técnicas e profissionais;
Você pode obter estas informações por meio de consultas individuais ou painéis de especialistas, mas não se engane uma opinião especializada não significa necessáriamente consultar especialistas formados/renomados, lembre-se que até mesmo a “Tia do café” pode conhecer todos os processos da empresa, assim como porteiros e secretárias e nunca e jamais os ignore.
À partir deste momento você começa a ter as saídas necessárias do seu plano de comunicações mas espere, pois, o plano de comunicações é uma das grandes áreas de conhecimento do gerenciamento do projeto onde você vai escrever tanto ou até mais que a área de escopo, neste ponto você começa a ter o registro das partes interessadas:
- As informações de identificação, como nome, posição na organização, o papel no projeto e seus respectivos contatos.
- As informações de avaliação, como os requisitos essenciais, suas principais expectativas e influência potencial além da fase de maior interesse no ciclo de vida do Projeto.
- A classificação destas partes interessadas pode ser medida interna e externamente, se ela é apoiadora, neutra ou resistente ao projeto.
Você como gerente de projetos pode criar uma estratégia para o gerenciamento das partes interessadas definindo a abordagem para maximizar o apoio e reduzir os impactos negativos dos interessados.
Mas de que maneira?
Para isso você inclui em sua estratégia as principais partes interessadas que podem afetar o projeto, calcular o nível de participação esperada das partes em cada etapa do ciclo de vida do projeto e separar os grupos de stakeholders em sua forma de gestão. Você pode criar uma Matriz de análize das partes interessadas, mais um modelo de documento que pode ser amplamente utilizado e de fácil compreensão.
Deixo aqui os créditos desta postagem ao meu professor de comunicações Leonardo Terra, e deixo para vocês alguns modelos destes documentos em nossa área de downloads.
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